Chương 7 — Ca làm việc và báo cáo

Trong chương này: quản lý tiền trong két suốt cả ngày (nộp/rút), đóng ca và đếm tiền cuối ngày, cùng các báo cáo bán hàng và tài chính.

7-1. Ca làm việc là gì?

Ca làm việc (Schicht) là khoảng thời gian làm việc của máy tính tiền: nó được mở với «số dư đầu ca», tất cả các đơn bán hàng và luân chuyển tiền được ghi nhận bên trong nó, và cuối cùng được đóng với việc đếm tiền thực tế. Việc mở ca làm việc đã được giải thích ở chương 1.

Trong mục ca làm việc, bạn sẽ thấy danh sách các ca và khi chọn từng ca, bạn sẽ thấy chi tiết của nó: chi nhánh, nhân viên, thời điểm mở/đóng, số lượng đơn hàng, các khoản tiền boa và phân tách theo phương thức thanh toán (bao nhiêu tiền mặt, bao nhiêu thẻ, v.v.).

7-2. Nộp và rút tiền trong ca

Mọi khoản tiền được đưa vào hoặc lấy ra khỏi ngăn kéo ngoài phạm vi bán hàng đều phải được ghi nhận:

• Nộp tiền / bỏ tiền vào (Einzahlung – Geld einlegen): ví dụ thêm tiền lẻ. Hãy nhập số tiền và viết ghi chú (ví dụ «tiền lẻ từ ngân hàng»).
• Rút tiền / lấy tiền ra (Auszahlung – Geld entnehmen): ví dụ trả cho người giao hàng hoặc chuyển vào két sắt. Số tiền + ghi chú.

⚠️ Không được lấy bất kỳ khoản tiền nào ra khỏi ngăn kéo mà không ghi nhận — nếu không, cuối ca bạn sẽ có chênh lệch và không rõ tại sao.

7-3. Đóng ca (Schicht beenden)

Vào cuối ngày/phiên làm việc:

1. Trong mục ca làm việc, nhấn «Đóng ca».
2. Đếm toàn bộ tiền mặt trong ngăn kéo và nhập vào làm số dư cuối thực tế (Real Closing Balance).
3. Ứng dụng sẽ so sánh nó với số dư cuối được tính toán (Theoretical Closing Balance) và hiển thị chênh lệch (Difference).
4. Xác nhận. Báo cáo ca (Shift Report) được tạo ra; hãy xem bằng «Xem trước báo cáo ca» và in ra. (Đây tương đương với báo cáo Z; báo cáo giữa kỳ/Interim Receipt cũng có sẵn riêng — tương đương với X. Ứng dụng không hiển thị thuật ngữ «X/Z».)

💡 Nếu bạn có chênh lệch, trước khi đóng hãy xem qua danh sách các giao dịch của ca một lần — thường là một khoản rút chưa được ghi nhận hoặc một sai sót trong số dư tiền mặt còn lại.
>
💡 Cửa hàng có thể bật «tự động đóng ca» vào một giờ nhất định; khi đó các ca đang mở sẽ được đóng đúng vào giờ đó.

7-4. Các báo cáo bán hàng (Bericht)

• Báo cáo đơn hàng (Bestellungen): tất cả đơn hàng trong khoảng thời gian tùy chọn, có bộ lọc và xuất dữ liệu.
• Báo cáo hóa đơn (Rechnungen): các hóa đơn đã phát hành.

7-5. Chốt sổ hàng tháng (Monatlicher Abschluss)

Bản tóm tắt tài chính đầy đủ của một tháng, phù hợp để bàn giao cho kế toán:

• Doanh thu gộp/thuần, thuế phân tách theo từng mức, các khoản giảm giá
• Các khoản phải thu (nợ trả sau) vào đầu và cuối tháng, các hóa đơn còn mở và đã thanh toán
• Việc phát hành, sử dụng và số dư của thẻ quà tặng
• Dòng tiền mặt thuần và phân tách theo danh mục sản phẩm và loại thuế
• Xuất dữ liệu PDF / CSV / Excel

7-6. Danh sách các chữ ký RKSV (Signature List)

Dành riêng cho việc tuân thủ luật máy tính tiền của Áo — danh sách tất cả các chữ ký tài chính của các hóa đơn và khoản hoàn tiền:

• Số chữ ký, loại, trạng thái, số tiền thuế và thời điểm ký
• Tìm kiếm, lọc và xuất dữ liệu PDF/CSV/Excel
• Trong một cuộc kiểm tra thuế, danh sách này chính là thứ mà cán bộ thuế cần; nó luôn phải không có lỗi. Nếu một chữ ký nào đó ở trạng thái «đang chờ» trong thời gian dài, hãy xem chương 10.