Chương 3 — Bán hàng (Verkauf)

Trong chương này: theo dõi và quản lý mọi giao dịch bán hàng — từ bất kỳ kênh nào (máy tính tiền, trang web, qua điện thoại) — cùng với hóa đơn, hoàn tiền, giao hàng, thẻ quà tặng, gói đăng ký và các chữ ký pháp lý.

3-1. Giỏ hàng đang mở (Warenkorb)

Không gian làm việc cho những giỏ hàng chưa được chuyển thành đơn hàng (bao gồm giỏ hàng đang mở của máy tính tiền và trang web):

• Danh sách giỏ hàng; tạo giỏ hàng mới; mở trình chỉnh sửa giỏ hàng.
• Trong trình chỉnh sửa: thêm sản phẩm, thay đổi số lượng, giảm giá, giữ lại và thanh toán — giống như máy tính tiền nhưng từ bảng điều khiển. Rất hữu ích để ghi nhận đơn hàng qua điện thoại.

3-2. Chi nhánh máy tính tiền (Kassenstandorte)

• Định nghĩa các điểm bán hàng vật lý: tên, mô tả, trạng thái.
• Tùy chọn «nhận hàng trực tiếp cho đơn hàng trang web»: nếu bật, khách hàng trên trang web có thể chọn chi nhánh này để nhận hàng.

3-3. Đơn hàng (Bestellung)

Trái tim của phần bán hàng. Tìm đơn hàng từ danh sách (tìm kiếm theo số/khách hàng, lọc theo trạng thái/ngày) và mở ra. Trang đơn hàng có các phần sau:

• Chung: trạng thái, khách hàng, địa chỉ, các mục, tổng cộng, ghi chú của khách hàng.
• Hóa đơn: các hóa đơn đã phát hành; nút «phát hành hóa đơn» cho các mục chưa xuất hóa đơn.
• Hoàn tiền: ghi nhận hoàn tiền (Erstattung) — chọn các mục/số tiền và phương thức hoàn trả.
• Giao hàng: ghi nhận lô hàng — chọn các mục và phương thức giao hàng; có thể giao hàng nhiều đợt.
• Gói đăng ký: các gói đăng ký được tạo từ đơn hàng này.
• Giao dịch/thanh toán: nhận thanh toán cho số dư còn lại, thêm dòng thanh toán, đổi phương thức thanh toán.

Các thao tác khác trên đơn hàng: gửi email cho khách hàng, in, hủy đơn hàng, ghi nhận yêu cầu trả hàng thay mặt nhân viên, liên kết khách hàng với đơn hàng của khách vãng lai, và chỉnh sửa tại chỗ số liên hệ / địa chỉ giao hàng / phương thức giao hàng.

• Tab lịch sử (History): trang đơn hàng (và hoàn tiền/hóa đơn) có một dòng thời gian đầy đủ ghi lại ai, khi nào, đã thay đổi điều gì — để theo dõi và truy trách nhiệm.

Quy trình thông thường của một đơn hàng trang web: đơn hàng đến ← kiểm tra ← phát hành hóa đơn ← ghi nhận giao hàng ← (nếu cần) hoàn tiền. Đơn hàng từ máy tính tiền thường đã được ghi nhận hóa đơn và thanh toán ngay tại thời điểm đó, và ở đây chỉ được theo dõi.

3-4. Hóa đơn (Rechnung)

• Danh sách tất cả hóa đơn đã phát hành, độc lập với các đơn hàng.
• Mở hóa đơn để xem, in/PDF.
• Nhắc nợ quá hạn (Mahnung): từ bên trong hóa đơn chưa thanh toán, bạn có thể tạo và gửi một thông báo nhắc thanh toán. (Cài đặt phạt trễ hạn ở chương 12.)

3-5. Thẻ quà tặng (Geschenkkarten)

• Danh sách thẻ với mã, số dư và trạng thái.
• Trang của mỗi thẻ: lịch sử giao dịch (phát hành ở đâu, tiêu ở đâu), các bản ghi liên quan.
• Gửi / gửi lại việc giao thẻ: gửi việc giao thẻ quà tặng đến người nhận, gửi lại hoặc thử lại nếu thất bại. (Việc lên lịch giao vào một ngày trong tương lai không có trong bảng điều khiển.)

3-6. Hoàn tiền (Erstattung) và yêu cầu trả hàng (Return Requests)

• Hoàn tiền: danh sách tất cả các khoản hoàn trả kèm chi tiết. Trang của mỗi khoản hoàn tiền có nhiều cách bồi hoàn:
• Tín dụng cửa hàng: thay vì hoàn tiền mặt, hãy cấp tín dụng vào ví của khách hàng.
• Phiếu giảm giá bồi hoàn: phát hành một mã giảm giá để bồi hoàn.
• Trả về kho (điều chỉnh tồn kho): đưa các mục được trả lại vào tồn kho.
• Yêu cầu trả hàng: các yêu cầu mà khách hàng đã gửi từ trang web — kiểm tra và duyệt/từ chối; sau khi duyệt, hãy ghi nhận khoản hoàn tiền tương ứng từ đơn hàng.

3-7. Đánh giá rủi ro (Risk Evaluations)

• Điểm rủi ro/gian lận của các đơn hàng; hãy kiểm tra các đơn hàng đáng ngờ trước khi giao.

3-8. Lô hàng (Versand)

• Danh sách tất cả lô hàng và trạng thái của chúng, độc lập với đơn hàng.

3-9. Gói đăng ký (Abonnement)

• Danh sách các gói đăng ký định kỳ của khách hàng và chi tiết của từng gói.
• Hủy gói đăng ký có xác nhận — các kỳ tiếp theo sẽ không được phát hành.

3-10. Giao dịch (Transaction)

• Sổ đầy đủ các giao dịch thanh toán (thành công/thất bại, phương thức, số tiền, tham chiếu) để theo dõi các chênh lệch.

3-11. Chữ ký (Signature) — RKSV

• Bản ghi chữ ký pháp lý của máy tính tiền (Áo) cho mỗi hóa đơn/khoản hoàn tiền, có bộ lọc và in chứng từ.
• Đối với việc thanh tra thuế, danh sách này phải không có lỗi; hãy theo dõi các lỗi cố định (chương 12, phần chứng thư).

3-12. Định tuyến in (Dispatch Routing)

Dành riêng cho nhà hàng/nhà bếp — xác định các mục của mỗi đơn hàng sẽ đến máy in hoặc màn hình nào:

1. Tạo quy tắc mới: danh mục/sản phẩm nào ← đích nào (ví dụ «Đồ uống ← máy in quầy bar»).
2. Chọn/cấu hình thiết bị máy in trong cửa sổ cấu hình.
3. Từ đây trở đi, «gửi tới nhà bếp» ở máy tính tiền sẽ được phân chia theo đúng các quy tắc này.