Chương 6 — Mua hàng (Purchase)

Trong chương này: chu trình cung ứng hàng hóa đầy đủ — từ nhà cung cấp và yêu cầu mua hàng cho tới đơn hàng, nhận hàng, hóa đơn và trả hàng.

6-1. Nhà cung cấp (Lieferanten)

Tạo/chỉnh sửa nhà cung cấp: tên, thông tin liên hệ, điều khoản.
Mỗi chứng từ mua hàng đều gắn với một nhà cung cấp; hãy hoàn thiện những mục này trước.

yêu cầu (Anfrage) ← đơn mua hàng (Bestellung) ← nhận hàng (Beleg) ← hóa đơn (Bill) ↘ trả hàng/hoàn tiền nếu có vấn đề

Yêu cầu (Anfragen): ghi nhận nhu cầu mua hàng dưới dạng yêu cầu (do bạn tự tạo hoặc từ gợi ý «hàng sắp hết»). Yêu cầu đã duyệt được chuyển thành đơn mua hàng chỉ với một nút.
Đơn mua hàng (Bestellungen): đơn hàng chính thức gửi nhà cung cấp — các mục, số lượng, giá mua. Danh sách và chi tiết của mỗi đơn hàng nằm ở đây. (Việc ghi nhận và nhận hàng theo từng bước cũng có trong hướng dẫn máy tính tiền, chương 8.)
Trang của mỗi đơn mua hàng có một quy trình phê duyệt: duyệt / từ chối / giữ lại / mở lại / đóng / hoàn tất và thêm bình luận, cùng với các tab phê duyệt (Approvals), giấy tờ, thông báo và lịch sử. Nhờ vậy đơn mua hàng phải qua đường phê duyệt của quản lý trước khi gửi đến nhà cung cấp.
Phiếu nhận hàng (Belege): bản ghi việc nhận hàng hóa; mỗi lần nhận hàng đều làm tăng tồn kho.
Hóa đơn (Bills): ghi nhận hóa đơn của nhà cung cấp để việc tính toán thanh toán cho họ luôn chính xác.
Trả hàng cho nhà cung cấp (Retouren) và hoàn tiền (Erstattungen): trả lại hàng lỗi và theo dõi khoản tiền được hoàn.

Với mỗi sản phẩm, hãy ghi nhận có thể mua được từ những nhà cung cấp nào với giá bao nhiêu.
Khi tạo đơn mua hàng, chính những thông tin này được gợi ý.

Danh sách tự động các sản phẩm đã chạm ngưỡng đặt hàng lại.
Từ chính danh sách này, hãy tạo yêu cầu/đơn mua hàng để không bao giờ bị hết hàng.

Thông báo mua hàng: các tin nhắn và lời nhắc liên quan đến mua hàng (tạo và xem).
Báo cáo mua hàng: số liệu thống kê mua hàng để phân tích chi phí và hiệu suất của nhà cung cấp.