Chương 4 — Đặt chỗ (Reservierung)
Trong chương này: quản lý toàn diện các lượt đặt chỗ — lịch, nhận bàn khách, kiểm tra giấy tờ, vận hành phòng ăn theo thời gian thực, và cấu hình các tài nguyên có thể đặt. Phần này dành riêng cho nhà hàng và các doanh nghiệp dịch vụ.
4-1. Lịch (Kalender)
Trung tâm chính của việc đặt chỗ:
- Chế độ xem theo ngày/theo giờ với chuyển đổi ngày và các bộ lọc.
- Tạo đặt chỗ: nhấn vào một khoảng trống; nhập khách, số người, tài nguyên (bàn/phòng), thời gian và thời lượng.
- Xóa đặt chỗ có xác nhận.
Bảng chi tiết đặt chỗ
Khi chọn một lượt đặt chỗ, một bảng với các tab sau sẽ mở ra:
- Chung (General): trạng thái, thời gian, tài nguyên (bảng mở ra ngay tại tab này).
- Khách hàng và khách: thông tin và địa chỉ của khách; các trường giấy tờ tùy thân.
- Giấy tờ: đính kèm và xem các tệp của khách.
- Các mục (Items): dịch vụ/sản phẩm phụ trợ của lượt đặt chỗ.
- Đơn hàng: đơn hàng/giỏ hàng liên kết với lượt đặt chỗ.
- Nhiệm vụ: tạo và chỉnh sửa các công việc liên quan đến lượt đặt chỗ này cho nhân viên.
- Thông báo: gửi tin nhắn cho khách hoặc thông báo nội bộ.
- Lịch sử: mọi thay đổi đã được thực hiện trên lượt đặt chỗ.
4-2. Vận hành (Vorgänge) — kiểm tra giấy tờ
Bàn điều khiển kiểm soát các giấy tờ mà khách đã tải lên:
- Hộp kiểm tra giấy tờ: với mỗi giấy tờ, nhấn duyệt, «đã xem» hoặc «cần tải lên lại».
- Theo dõi thời hạn: các giấy tờ đã quá hạn tải lên lại được hiển thị riêng.
- Hàng đợi nhiệm vụ được giao: tạo nhiệm vụ, «giao cho tôi», duyệt/hoàn tất, gửi nhắc nhở cho khách.
- Thông báo trực tiếp và cài đặt tự động làm mới trang.
4-3. Tiếp tân (Rezeption)
Bảng theo dõi ra vào hằng ngày:
- Với mỗi lượt đặt chỗ: xác nhận, nhận bàn / check-in (Check-in), trả bàn (Check-out), hoàn tất và vắng mặt (No-show) cho khách không đến.
- Hàng đợi kiểm tra giấy tờ và nhiệm vụ đều có sẵn ngay tại đó.
- Lối tắt tới cảnh báo và lịch; cập nhật trực tiếp.
4-4. Phòng ăn trực tiếp (Live-Floor)
Trạng thái tức thời của phòng ăn:
- Xử lý hoặc tắt tiếng các cảnh báo phòng ăn.
- Nhận bàn/trả bàn khách và bắt đầu/hoàn tất nhiệm vụ ngay từ trang này.
- «Đồng bộ ngay» để làm mới thủ công.
4-5. Cảnh báo và kiểm tra giấy tờ (các trang độc lập)
- Cảnh báo (Warnungen): tất cả cảnh báo đặt chỗ trong một danh sách.
- Kiểm tra giấy tờ (Dokumentprüfungen): hàng đợi chuyên dụng để duyệt/từ chối giấy tờ.
4-6. Kênh đồng bộ và Runtime
- Kênh: kết nối tới các hệ thống đặt chỗ bên ngoài để các lượt đặt chỗ của chúng cũng xuất hiện tại đây.
- Runtime: trang tình trạng của bộ máy đặt chỗ — nếu các lượt đặt chỗ không được cập nhật, hãy xem ở đây trước tiên.
4-7. Cấu hình đặt chỗ (Admin)
Nền tảng của hệ thống đặt chỗ, thường được thiết lập một lần khi cài đặt ban đầu:
- Tài nguyên (Ressourcen): mọi thứ có thể đặt — bàn, phòng, ghế. Kèm sức chứa.
- Nhóm tài nguyên: phân loại tài nguyên (ví dụ «Sân thượng», «Sảnh»).
- Sự kiện (Ereignisse) và nhóm sự kiện: loại dịch vụ có thể đặt (bữa tối, cuộc họp, tour, v.v.).
- Loại nhiệm vụ và nhiệm vụ: các công việc mà nhân viên thực hiện cho các lượt đặt chỗ (dọn bàn, gọi nhắc, v.v.).
- Thời gian bị chặn (Sperrzeiten): những ngày/giờ không nhận đặt chỗ (nghỉ, sự kiện riêng tư).
- Bảo trì và bảo dưỡng (Wartung): việc một tài nguyên tạm thời ngừng phục vụ.
- Tự động hóa (Auslöser): các quy tắc tự động — nhắc trước lượt đặt chỗ, theo dõi sau đó, yêu cầu giấy tờ, v.v.
💡 Thứ tự thiết lập: tài nguyên ← nhóm ← sự kiện ← thời gian bị chặn ← tự động hóa. Sau đó, lịch và đặt chỗ trực tuyến trên trang web đã sẵn sàng hoạt động.