Chương 6 — Đơn hàng (Bestellung)

Trong chương này: tìm các đơn hàng trước đây, thu tiền của đơn bán hàng trả sau, hoàn tiền, ghi nhận giao hàng, hủy đơn hàng và in lại.

6-1. Tìm một đơn hàng

Hãy vào mục đơn hàng (Bestellung):

• Trong danh sách, hãy tìm kiếm theo số đơn hàng, tên khách hàng hoặc thông tin khác.
• Nhấn vào đơn hàng để mở chi tiết của nó: thông tin chung, các mặt hàng, chi tiết giá, thanh toán và giao hàng, các địa chỉ.
• Các tab của đơn hàng: hóa đơn (Rechnungen), hoàn tiền (Erstattungen), giao dịch (Transaktionen) và lịch sử (Verlauf) — lịch sử cho biết ai, khi nào, đã làm gì trên đơn hàng.

6-2. Thu tiền (đơn hàng trả sau)

Đối với đơn hàng được ghi nhận với «thanh toán sau»:

1. Mở đơn hàng; số tiền còn phải trả được nêu rõ.
2. Nhấn nút «Thu tiền».
3. Chọn phương thức thanh toán (tiền mặt/thẻ/…), nếu cần thì cung cấp số tham chiếu.
4. Bạn cũng có thể thu một phần số tiền (thanh toán một phần) — số còn phải trả sẽ được cập nhật.

6-3. Hoàn tiền (Erstattung)

Khi khách hàng trả lại một sản phẩm hoặc có gì đó bị ghi nhận nhầm:

1. Mở đơn hàng và nhấn «Hoàn tiền».
2. Chọn các mặt hàng và số lượng cần trả lại — hoặc xác định số tiền hoàn.
3. Chọn phương thức hoàn tiền (tiền mặt, hoàn về thẻ, tín dụng cửa hàng, v.v.).
4. Xác nhận. Chứng từ hoàn tiền được ghi nhận trong tab «hoàn tiền» và biên lai hoàn tiền cũng nhận chữ ký pháp lý của riêng nó.

⚠️ Hoàn tiền không thể hoàn tác; trước khi xác nhận, hãy kiểm tra lại các mặt hàng và số tiền. Tổng các khoản hoàn tiền không bao giờ có thể vượt quá số tiền đã thanh toán.

6-4. Ghi nhận giao hàng (Versenden)

Nếu đơn hàng cần được gửi cho khách hàng:

1. Trong đơn hàng, nhấn «Giao hàng».
2. Chọn các mặt hàng được gửi ngay bây giờ (có thể gửi thành nhiều đợt).
3. Xác nhận — trạng thái giao hàng được ghi nhận trên đơn hàng.

6-5. Hủy đơn hàng (Bestellung stornieren)

• Mở đơn hàng và nhấn «Hủy đơn hàng».
• Với các đơn hàng đã thanh toán, trước tiên phải hoàn tiền; việc hủy dành cho các đơn hàng chưa được thanh toán hoặc giao.

6-6. In lại và gửi hóa đơn

• Từ trong đơn hàng, bạn có thể in lại biên lai/hóa đơn.
• Với «Gửi hóa đơn qua email», hóa đơn sẽ được gửi cho khách hàng qua email (nếu email của khách hàng đã được ghi nhận).
• Trong tab hóa đơn, cũng có thể xem thông tin chữ ký RKSV của từng hóa đơn và khoản hoàn tiền.