Chapitre 7 — Poste et rapports

Dans ce chapitre : la gestion de l'argent de la caisse tout au long de la journée (dépôt / retrait), la clôture du poste et le comptage de fin de journée, ainsi que les rapports de vente et financiers.

7-1. Qu'est-ce qu'un poste ?

Un poste (Schicht) est la période de travail de la caisse : il s'ouvre avec un « solde d'ouverture », toutes les ventes et tous les mouvements d'argent y sont enregistrés, et il se clôture à la fin par le comptage réel de l'argent. L'ouverture d'un poste a été expliquée au chapitre 1.

Dans la section poste, vous voyez la liste des postes et, en sélectionnant l'un d'eux, ses détails : établissement, employé, heures d'ouverture / de clôture, nombre de commandes, pourboires et ventilation par moyen de paiement (combien en espèces, combien par carte, etc.).

7-2. Dépôt et retrait d'argent pendant le poste

Tout argent qui entre dans le tiroir ou en sort en dehors d'une vente doit être enregistré :

• Dépôt / placer de l'argent (Einzahlung – Geld einlegen) : par exemple pour ajouter de la monnaie. Saisissez le montant et rédigez une note (par exemple « monnaie de la banque »).
• Retrait / retirer de l'argent (Auszahlung – Geld entnehmen) : par exemple un paiement au livreur ou un transfert vers le coffre. Montant + note.

⚠️ Ne retirez aucun argent du tiroir sans l'enregistrer — sinon vous constaterez un écart à la clôture du poste sans pouvoir en expliquer la cause.

7-3. Clôturer le poste (Schicht beenden)

À la fin de la journée / du service :

1. Dans la section poste, appuyez sur « Clôturer le poste ».
2. Comptez intégralement l'argent liquide du tiroir et saisissez-le comme solde de clôture réel (Real Closing Balance).
3. L'application le compare au solde calculé (Theoretical Closing Balance) et affiche l'écart (Difference).
4. Confirmez. Le rapport de poste (Shift Report) est généré ; consultez-le avec « Aperçu du rapport de poste » et imprimez-le. (Il équivaut au rapport Z ; un rapport intermédiaire / Interim Receipt est également disponible séparément — l'équivalent du X. L'application n'affiche pas le terme « X/Z ».)

💡 En cas d'écart, avant de clôturer, parcourez une fois la liste des transactions du poste — il s'agit généralement d'un retrait non enregistré ou d'une erreur dans le reliquat d'espèces.
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💡 Le magasin peut activer une « clôture automatique du poste » à une heure définie ; dans ce cas, les postes ouverts sont clôturés précisément à cette heure.

7-4. Rapports de vente (Bericht)

• Rapport des commandes (Bestellungen) : toutes les commandes sur la période souhaitée, avec filtres et export.
• Rapport des factures (Rechnungen) : les factures émises.

7-5. Clôture mensuelle (Monatlicher Abschluss)

Un récapitulatif financier complet d'un mois, adapté à la remise au comptable :

• Chiffre d'affaires brut / net, TVA ventilée par taux, remises
• Créances (ventes sur compte) au début et à la fin du mois, factures ouvertes et réglées
• Émission, utilisation et solde des cartes cadeaux
• Flux net d'espèces et ventilation par catégorie d'article et par classe de TVA
• Export PDF / CSV / Excel

7-6. Liste des signatures RKSV (Signature List)

Réservée à la conformité avec la loi autrichienne sur les caisses enregistreuses — la liste de toutes les signatures financières des factures et des remboursements :

• Numéro de signature, type, état, montant de la TVA et heure de la signature
• Recherche, filtre et export PDF / CSV / Excel
• Lors d'un contrôle fiscal, c'est cette liste que réclame l'agent ; elle doit toujours être sans erreur. Si une signature reste « en attente » pendant une longue période, consultez le chapitre 10.