Chapitre 6 — Achats (Purchase)

Dans ce chapitre : le cycle complet d'approvisionnement — du fournisseur et de la demande d'achat jusqu'à la commande, la réception de marchandises, la facture et le retour.

6-1. Fournisseurs (Lieferanten)

• Créer/modifier un fournisseur : nom, coordonnées, conditions.
• Chaque document d'achat est rattaché à un fournisseur ; complétez-les d'abord.

6-2. Le cycle d'achat en un coup d'œil

demande (Anfrage) ← commande d'achat (Bestellung) ← réception de marchandises (Beleg) ← facture (Bill) ↘ retour/remboursement en cas de problème

• Demandes (Anfragen) : enregistrez un besoin d'achat sous forme de demande (par vous-même ou à partir de la suggestion « stock faible »). Une demande approuvée se transforme en commande d'achat d'un simple clic.
• Commandes d'achat (Bestellungen) : la commande officielle au fournisseur — articles, quantité, prix d'achat. La liste et les détails de chaque commande sont ici. (L'enregistrement et la réception pas à pas figurent aussi dans le guide de la caisse, chapitre 8.)
• La page de chaque commande d'achat dispose d'un flux d'approbation : approuver / refuser / mettre en attente / rouvrir / clôturer / terminer et ajouter un commentaire, ainsi que les onglets approbations (Approvals), documents, notifications et historique. Ainsi, l'achat passe par le circuit d'approbation du responsable avant d'être envoyé au fournisseur.
• Réceptions de marchandises (Belege) : les enregistrements de réception ; chaque réception augmente le stock de l'entrepôt.
• Factures (Bills) : enregistrez la facture du fournisseur pour que le décompte de ce qui lui est dû reste exact.
• Retour au fournisseur (Retouren) et remboursements (Erstattungen) : renvoyer une marchandise défectueuse et suivre le montant restitué.

6-3. Approvisionnement produit (Produkt-Sourcings)

• Pour chaque produit, enregistrez auprès de quels fournisseurs et à quel prix il peut être obtenu.
• Lors de la création d'une commande d'achat, ces mêmes informations sont proposées.

6-4. Stock faible (Low Stock)

• La liste automatique des articles ayant atteint le seuil de réapprovisionnement.
• Depuis cette liste, créez une demande/commande d'achat pour ne jamais tomber en rupture.

6-5. Notifications et rapports

• Notifications d'achat : les messages et rappels liés aux achats (création et consultation).
• Rapports d'achat : les statistiques d'achat pour analyser les coûts et la performance des fournisseurs.