Kapitel 12 — Systemeinstellungen

In diesem Kapitel: die Registerkarten-Einstellungsseite (Einstellungen), der Gestalter für Dokumentvorlagen, Steuer und der MCP-Zugang. Dieses Kapitel richtet sich an die Verwaltung — die meisten Punkte werden einmalig bei der Einrichtung festgelegt.

12-1. Einstellungen — Reiter für Reiter

Allgemein

Die offizielle Identität des Geschäfts: Name, Firma, Adresse, Kontakt, Steuernummern, Firmenbuchnummer, Bankdaten (IBAN/BIC), Währung, Zeitzone, Standardsprache und unterstützte Sprachen, erster Wochentag. Diese Angaben werden auf Rechnungen und Belegen gedruckt — füllen Sie sie genau und vollständig aus.

Katalog

Standardwerte für das Anlegen von Produkten, Standardeinheit und -sortierung, Bildeinstellungen, Anzeige nicht verfügbarer Artikel, Bestandsoptionen (Bestandsführung, Abzug bei Bestellung, Bestandsprüfung des Warenkorbs), maximale Menge im Warenkorb, Suchvorschläge, Zulassen von Gästebewertungen, Anzeige der Artikelnummer (SKU) und Set-Artikel (Set Items).

Verkauf

• Modus und Vorlage des Website-Bezahlvorgangs
• Dokumentvorlagen: Auswahl der Vorlage für Bestellung, Rechnung, Erstattung, Proformarechnung, Versand, Signatur, Küchenbon und Schichtbericht (die Gestaltung der Vorlagen erfolgt in Abschnitt 12-2)
• Druck: Automatischer Druck, Papierbreite, Kassenschublade
• Automatischer Schichtabschluss und dessen Uhrzeit
• Pfand, Lieferterminplanung (Vorbereitungszeit, maximale Vorlauftage, zulässige Tage, gesperrte Termine), digitaler Beleg, Verzugsgebühr (Dunning)
• Bezahlregeln: Bezahlmodus, Gastbestellung zulassen, Mindestbestellwert, Zustimmung zu den AGB, Nachbestellung durch die Kundschaft zulassen.
• Verkaufs-E-Mails: Automatische E-Mail für jedes Dokument (Bestellung, Rechnung, Versand, Erstattung) ein-/ausschalten.
• Proformarechnung/Angebot (Angebote): PDF-Vorlage und Angebots-E-Mail + Option „PDF an die Angebots-E-Mail anhängen“ — ein eigenständiger Dokumenttyp, dessen Ausgabe hier eingestellt wird.
• Plattformpreise: Prozentualer automatischer Preisaufschlag für Speisen je Online-Bestellplattform + automatische Bestätigung und Standardzeit (speziell für die Gastronomie).

Steuer

Berechnungsmethode und -grundlage, Standard-Steuerklassen (Produkt/Kunde/Versand), Preisanzeige mit/ohne Steuer in Katalog und Warenkorb, Steuerzusammenfassung im Ausdruck. Das Anlegen der Klassen/Regeln/Sätze selbst erfolgt in Abschnitt 12-4.

Kunde

Regeln für Registrierung und Anmeldung, E-Mail-Bestätigung, Willkommens-E-Mail, Standard-Kundengruppe, Newsletter-Anmeldung für Gäste.

Attribut

• Attribute: Produktmerkmale (Farbe, Größe, Material usw.) mit Optionen und Bezeichnungen.
• Attributsätze: Bündelung mehrerer Attribute für einen Produkttyp (z. B. „Bekleidung“). Beim Anlegen eines Produkts wählen Sie den Satz aus, und das Formular blendet genau diese Felder ein.

Zahlung

• Aktivieren/Deaktivieren und Konfigurieren der Zahlungsarten.
• Kartenterminals: Hinzufügen und Verwalten der Terminals (SumUp, Global Payments/GP Tom, Payone) — Gerät koppeln, Standardgerät festlegen und festlegen, ob der Zahlungsbeleg vom Terminal oder von der App gedruckt wird.

Versand

• Versandarten: Preis, zulässige Länder, Mindest-/Höchstbestellwert, geschätzte Lieferzeit, mehrsprachige Bezeichnung.
• Standorte für die persönliche Abholung für die Pickup-Option der Website.

Thema

Das Erscheinungsbild der Online-Shop-Website: Logo, Kopfbereich, Fußzeile, Menü, Ankündigungsleiste, Standardmodus hell/dunkel, Einstellungen zur Cookie-Einwilligung, Copyright-Text.

Zertifikat — RKSV

Die Zentrale für die Einhaltung des österreichischen Registrierkassengesetzes und den Kauf des digitalen Signaturzertifikats.

⛳ Das Zertifikat gilt für den Standort, nicht für die einzelne Kassa: Ein aktives Zertifikat bedient alle Kassen desselben Standorts, und jeder Standort kann nur ein einziges aktives Zertifikat haben. Das Einzige, was für jede Kassa spezifisch ist, ist ihr interner Umsatzzähler-Schlüssel.

Zertifikat kaufen — 4-stufiges Formular:

1. Steuer/VAT + Standortauswahl: Wählen Sie den Standort, für den Sie ein Zertifikat kaufen möchten (der Standort muss aktiv sein und mindestens eine aktive Kassa haben).
2. FinanzOnline-Modus: Online (mit Benutzername/Passwort/Teilnehmer-ID) oder offline.
3. Anbieter + Tarif: A-Trust (aktiv) — PrimeSign ist derzeit deaktiviert; Tarif basic/advanced/premium.
4. Überprüfung + Zustimmung zu den Bedingungen ← „Bestätigen und kaufen“.

• Die Zahlung erfolgt über den zentralen Dienst (nicht in diesem Formular): Das Zertifikat wird als Jahresabonnement erworben und erzeugt zentral eine Bestellung + Rechnung + ein Abonnement. Das Übersichtsfenster zeigt den Status von Bestellung/Rechnung/Abonnement/Zahlung sowie den Zahlungslink an.
• Aktivierung: Ein gekauftes Zertifikat ist zunächst „ausstehend“ und wird erst nach dem Startbeleg (Start Receipt) auf einer Kassa aktiv.

Gesetzliche Belege (unter dem Zertifikat desselben Standorts):

• Startbeleg (Start Receipt): Registriert das Zertifikat und die Kassen (online oder per Offline-XML) bei FON und aktiviert das Zertifikat.
• Kontrollbeleg (Control Receipt): Periodisch; sein QR-Code kann mit der Kontroll-App des BMF gescannt werden.
• Schlussbeleg (Close Receipt): Bei der Außerbetriebnahme einer Kassa.
• FinanzOnline: XML-Export für FON, FON-Synchronisierung und die Markierung „hochgeladen“.

⚠️ Dieser Bereich ist eine gesetzliche Verpflichtung: Ohne aktives Zertifikat und Startbeleg darf die Kassa keine offiziellen Verkäufe tätigen. Stimmen Sie die Schritte mit Ihrem Steuerberater ab. Vollständige, im Code verifizierte Details: RKSV-Zertifikat-Referenz.

Reservierung

Automatische Gäste-E-Mails: gebrandete HTML-Vorlagen, Erinnerungsnachrichten, Ablauf, Nachfassung und Aufforderung zum erneuten Dokument-Upload.

Bridge

Lokale Hardware, die über die Bridge-App verbunden ist: Belegdrucker (IP oder Systemdrucker), Waage (Verbindungseinstellungen und Gewichtseinheiten), Kundendisplay (Anzeigevorlage und Aktivierung), Schaltfläche zur Gerätesuche.

Documentation

Konfiguration des Bereichs Dokumentation des Geschäfts (Inhalt ← Dokumentation; Kapitel 7). Ohne Schreibberechtigung wird er schreibgeschützt angezeigt.

Integration

Der Reiter zur Verwaltung von Drittanbieter-Erweiterungen; ⚠️ derzeit deaktiviert (ausgegraut und nicht anklickbar).

12-2. Dokumentvorlagen (Vorlagen)

• Liste aller Druck-/E-Mail-Vorlagen: Beleg, Rechnung, Küchenbon, Schichtbericht usw.
• Visueller Vorlagengestalter: Ändern Sie das Layout jeder Vorlage mit dem Blockeditor (Logo, Texte, Spalten). Die Ausgabe ist genau das, was gedruckt oder per E-Mail versendet wird.
• Drucken Sie nach jeder Änderung ein Testdokument.

12-3. MCP — Zugang für KI-Agenten

• Ausstellen eines Zugangstokens mit Geltungsbereich und Ablaufdatum, um KI-Assistenten mit den Daten des Geschäfts zu verbinden; Anzeige des Serverstatus und Widerruf der Tokens.
• Ein ausgestelltes Token wird nur einmal angezeigt — speichern Sie es sofort an einem sicheren Ort.

12-4. Steuer — die Grundlagen anlegen

• Klassen: Steuergruppen für Ware/Kunde (Normalsatz, ermäßigter Satz usw.).
• Sätze: Die Steuerprozentsätze je Land/Region.
• Regeln: Die Verknüpfung der Klassen mit den Sätzen — sie bestimmt, welche Steuer auf jeden Verkauf anfällt.

⚠️ Eine Änderung der Steuerstruktur wirkt sich auf alle Preise und Belege aus; nur in Abstimmung mit dem Buchhalter und möglichst außerhalb der Geschäftszeiten.