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Kapitel 6 — Einkauf

In diesem Kapitel: der vollständige Beschaffungszyklus — vom Lieferanten und der Einkaufsanfrage über die Bestellung, den Wareneingang und die Rechnung bis zur Retoure.

6-1. Lieferanten

  • Lieferant anlegen/bearbeiten: Name, Kontaktdaten, Konditionen.
  • Jeder Einkaufsbeleg ist mit einem Lieferanten verknüpft; vervollständigen Sie daher zuerst diese.

6-2. Der Einkaufszyklus auf einen Blick

Anfrage → Bestellung → Wareneingang (Beleg) → Rechnung (Bill) ↘ Retoure/Erstattung bei Problemen

  • Anfragen: Erfassen Sie den Einkaufsbedarf als Anfrage (selbst oder aus dem Vorschlag „geringer Bestand“). Eine genehmigte Anfrage wird mit einem Klick in eine Bestellung umgewandelt.
  • Bestellungen: Die offizielle Bestellung an den Lieferanten — Positionen, Menge, Einkaufspreis. Liste und Details jeder Bestellung finden Sie hier. (Die schrittweise Erfassung und der Wareneingang sind auch im Kassa-Handbuch, Kapitel 8, beschrieben.)
  • Die Seite jeder Bestellung verfügt über einen Freigabe-Workflow: Genehmigen / Ablehnen / Zurückstellen / Wieder öffnen / Schließen / Abschließen sowie das Hinzufügen von Kommentaren, dazu die Reiter Freigaben (Approvals), Dokumente, Benachrichtigungen und Verlauf. So durchläuft der Einkauf vor dem Versand an den Lieferanten die Freigabe der Leitung.
  • Wareneingänge (Belege): Aufzeichnungen über den Warenerhalt; jeder Eingang erhöht den Lagerbestand.
  • Rechnungen (Bills): Erfassen Sie die Lieferantenrechnung, damit die Zahlungsabrechnung ihm gegenüber korrekt bleibt.
  • Retouren an den Lieferanten und Erstattungen: Rücksendung mangelhafter Ware und Nachverfolgung der Rückerstattung.

6-3. Produktbeschaffung (Produkt-Sourcings)

  • Erfassen Sie für jedes Produkt, von welchen Lieferanten es zu welchem Preis bezogen werden kann.
  • Beim Anlegen einer Bestellung werden genau diese Angaben vorgeschlagen.

6-4. Geringer Bestand (Low Stock)

  • Die automatische Liste der Artikel, die die Nachbestellschwelle erreicht haben.
  • Erstellen Sie direkt aus dieser Liste eine Anfrage/Bestellung, damit Ihnen nie die Ware ausgeht.

6-5. Benachrichtigungen und Berichte

  • Einkaufsbenachrichtigungen: Mitteilungen und Erinnerungen rund um den Einkauf (anlegen und ansehen).
  • Einkaufsberichte: Einkaufsstatistiken zur Analyse der Kosten und der Lieferantenleistung.