Kapitel 4 — Reservierung
In diesem Kapitel: die vollständige Verwaltung von Reservierungen — Kalender, Gästeempfang, Dokumentprüfung, Live-Betrieb im Saal und Konfiguration der reservierbaren Ressourcen. Dieser Bereich ist speziell für Restaurants und Dienstleistungsbetriebe gedacht.
4-1. Kalender
Die zentrale Anlaufstelle für Reservierungen:
- Tages-/Zeitplanansicht mit Datumsnavigation und Filtern.
- Reservierung anlegen: Klicken Sie auf einen freien Zeitraum; geben Sie Gast, Personenanzahl, Ressource (Tisch/Raum), Uhrzeit und Dauer ein.
- Reservierung löschen mit Bestätigung.
Detailfenster der Reservierung
Beim Auswählen einer Reservierung öffnet sich ein Fenster mit den folgenden Reitern:
- Allgemein (General): Status, Uhrzeit, Ressource (das Fenster öffnet sich auf diesem Reiter).
- Kunde und Gäste: Angaben und Adressen der Gäste; Felder für den Ausweis.
- Dokumente: Anhängen und Ansehen der Gästedateien.
- Positionen (Items): Zusätzliche Leistungen/Produkte der Reservierung.
- Bestellungen: Die mit der Reservierung verknüpfte Bestellung/der Warenkorb.
- Aufgaben: Anlegen und Bearbeiten der zu dieser Reservierung gehörenden Aufgaben für das Personal.
- Benachrichtigungen: Nachricht an den Gast senden oder interne Mitteilung.
- Verlauf: Jede an der Reservierung vorgenommene Änderung.
4-2. Vorgänge — Dokumentprüfung
Das Kontrollpult für die von den Gästen hochgeladenen Dokumente:
- Postfach zur Dokumentprüfung: Setzen Sie jedes Dokument auf Genehmigt, „Gesehen“ oder „Erneuter Upload erforderlich“.
- Fristverfolgung: Dokumente, deren Frist für den erneuten Upload abgelaufen ist, werden gesondert angezeigt.
- Warteschlange zugewiesener Aufgaben: Aufgabe anlegen, „Mir zuweisen“, genehmigen/abschließen, eine Nachfassung an den Gast senden.
- Live-Benachrichtigungen und Einstellung der automatischen Seitenaktualisierung.
4-3. Rezeption
Die Tagestafel für Ankunft und Abreise:
- Für jede Reservierung: Bestätigen, Check-in, Check-out, Abschließen und No-show für Gäste, die nicht erschienen sind.
- Die Warteschlange für Dokumentprüfung und Aufgaben ist direkt dort verfügbar.
- Schnellzugriff auf Warnungen und Kalender; Live-Aktualisierung.
4-4. Live-Floor
Der Echtzeitstatus des Saals:
- Saalwarnungen beheben oder stummschalten.
- Check-in/Check-out von Gästen sowie Starten/Abschließen von Aufgaben direkt von dieser Seite.
- „Jetzt synchronisieren“ für eine manuelle Aktualisierung.
4-5. Warnungen und Dokumentprüfungen (eigenständige Seiten)
- Warnungen: Alle Reservierungswarnungen in einer Liste.
- Dokumentprüfungen: Die eigene Warteschlange zum Genehmigen/Ablehnen von Dokumenten.
4-6. Synchronisierungskanäle und Runtime
- Kanäle: Anbindung an externe Reservierungssysteme, damit deren Reservierungen ebenfalls hier erscheinen.
- Runtime: Die Statusseite der Reservierungs-Engine — wenn Reservierungen nicht aktualisiert werden, sehen Sie zuerst hier nach.
4-7. Reservierungskonfiguration (Admin)
Die Grundlagen des Reservierungssystems, in der Regel einmalig bei der Einrichtung festgelegt:
- Ressourcen: Alles Reservierbare — Tisch, Raum, Sitzplatz. Mit Kapazität.
- Ressourcengruppen: Gruppierung der Ressourcen (z. B. „Terrasse“, „Saal“).
- Ereignisse und Ereignisgruppen: Die Art der reservierbaren Leistungen (Abendessen, Besprechung, Tour usw.).
- Aufgabentypen und Aufgaben: Tätigkeiten, die das Personal für Reservierungen erledigt (Tisch eindecken, Erinnerungsanruf usw.).
- Sperrzeiten: Tage/Stunden, an denen keine Reservierung möglich ist (Ruhetag, private Veranstaltung).
- Wartung: Die vorübergehende Außerbetriebnahme einer Ressource.
- Automatisierung (Auslöser): Automatische Regeln — Erinnerung vor der Reservierung, Nachfassung danach, Dokumentanforderung usw.
💡 Reihenfolge der Einrichtung: Ressourcen ← Gruppen ← Ereignisse ← Sperrzeiten ← Automatisierung. Danach sind der Kalender und die Online-Reservierung auf der Website einsatzbereit.