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Kapitel 9 — Buchhaltung

In diesem Kapitel: die interne Buchhaltung — Erfassung von Einnahmen und Ausgaben, automatische Verkaufsbuchungen, Bankabstimmung, die österreichische Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) und der Export für den Buchhalter.

9-1. Beginn: Einrichtung

Schließen Sie beim ersten Mal den Einrichtungsassistenten ab — er zeigt Schritt für Schritt den Status jedes Bereichs und was noch aussteht. Solange die Einrichtung nicht abgeschlossen ist, sind manche Berichte nicht verlässlich.

Die Übersicht zeigt jederzeit zusammengefasst den Zustand und die Bereitschaft der Buchhaltung an — ist etwas rot, gehen Sie der Sache direkt von dort aus nach.

9-2. Tägliche Belege

  • Einnahmen: Erfassung von Einnahmen außerhalb des Verkaufs über Kassa/Website (Verkäufe werden automatisch gebucht).
  • Ausgaben: Erfassung von Ausgaben (Miete, Rechnungen, sonstige Einkäufe) mit Betrag, Datum und Kategorie.
  • Kategorien: Legen Sie Einnahmen-/Ausgabenkategorien an, damit die Berichte aussagekräftig werden.

9-3. Journale

  • Alle Buchungsbelege — automatisch (aus Verkäufen) und manuell — werden hier erfasst.
  • Manuellen Beleg anlegen, Beleg ansehen und die angehängten Dokumente jedes Belegs.
  • Der Hauptbuch-Explorer im Bereich Konfiguration zeigt alle Bewegungen jedes Kontos an.

9-4. Bank

  1. Bankkonten: Legen Sie die Bankkonten des Betriebs an.
  2. Bankimporte: Importieren Sie die Kontoauszugsdatei der Bank, damit die Transaktionen ins System gelangen.
  3. Bankabstimmung: Gleichen Sie jede Banktransaktion mit dem zugehörigen Beleg ab. Ziel: Es bleibt keine nicht abgeglichene Transaktion übrig.

9-5. Kontrollen

  • Geschäftsjahr und Perioden: Festlegen des Geschäftsjahres und Schließen von Perioden; eine geschlossene Periode ist nicht mehr änderbar.
  • Prüfung: Die Warteschlange der Positionen, die überprüft werden müssen.
  • Freigaben: Der Freigabeworkflow für Belege vor ihrer endgültigen Verbuchung.
  • Audit: Die vollständige Nachverfolgung der Änderungen zur Rechenschaft.

9-6. Steuer und Berichte

  • UVA-Meldung (Umsatzsteuer-Voranmeldung): Die österreichische Umsatzsteuervoranmeldung — wählen Sie die Periode, die Beträge werden automatisch aus Verkäufen und Belegen summiert.
  • Detailauswertungen: Detaillierte Buchhaltungsberichte.
  • Die Berichte Monatsabschluss und Finanzberichte finden Sie im Bereich „Berichte“ (Kapitel 11).

9-7. Exporte

  • Erstellen und Herunterladen der Buchhaltungs-Exportpakete — genau das, was Sie dem Buchhalter oder Steuerberater übergeben.

9-8. Konfiguration

  • Kontenplan: Die Liste der Buchhaltungskonten.
  • Compliance-Einstellungen: Die gesetzlichen Buchhaltungseinstellungen.
⚠️ Nehmen Sie die Einstellungen dieses Kapitels in Abstimmung mit Ihrem Buchhalter/Steuerberater vor. Empfohlener Monatsablauf: Bankauszug importieren ← abstimmen ← ausstehende Ausgaben erfassen ← UVA prüfen ← Export für den Buchhalter.