Capitolo 6 — Acquisti (Purchase)

In questo capitolo: il ciclo completo di approvvigionamento della merce — dal fornitore e dalla richiesta di acquisto fino all'ordine, alla ricezione della merce, alla fattura e al reso.

6-1. Fornitori (Lieferanten)

• Creazione/modifica di un fornitore: nome, dati di contatto, condizioni.
• Ogni documento di acquisto è collegato a un fornitore; completi prima questi.

6-2. Il ciclo di acquisto in sintesi

richiesta (Anfrage) ← ordine di acquisto (Bestellung) ← ricezione della merce (Beleg) ← fattura (Bill) ↘ reso/rimborso in caso di problema

• Richieste (Anfragen): registri il fabbisogno di acquisto sotto forma di richiesta (da lei stesso o dal suggerimento «scorte in esaurimento»). Una richiesta approvata si trasforma in ordine di acquisto con un solo pulsante.
• Ordini di acquisto (Bestellungen): l'ordine ufficiale al fornitore — articoli, quantità, prezzo di acquisto. Qui si trovano l'elenco e i dettagli di ogni ordine. (La registrazione e la ricezione passo passo sono descritte anche nella guida della cassa, capitolo 8.)
• La pagina di ogni ordine di acquisto dispone di un flusso di approvazione: approva / rifiuta / metti in attesa / riapri / chiudi / completa e aggiunta di un commento, oltre alle schede approvazioni (Approvals), documenti, notifiche e cronologia. In questo modo l'acquisto passa dal percorso di approvazione del responsabile prima di essere inviato al fornitore.
• Ricevute della merce (Belege): i registri della ricezione della merce; ogni ricezione aumenta la giacenza di magazzino.
• Fatture (Bills): registri la fattura del fornitore, affinché la contabilità dei pagamenti a suo favore rimanga precisa.
• Reso al fornitore (Retouren) e rimborsi (Erstattungen): restituzione della merce difettosa e monitoraggio dell'importo rimborsato.

6-3. Approvvigionamento del prodotto (Produkt-Sourcings)

• Per ogni prodotto, registri da quali fornitori e a quale prezzo è reperibile.
• Al momento della creazione di un ordine di acquisto, queste stesse informazioni vengono suggerite.

6-4. Scorte in esaurimento (Low Stock)

• Elenco automatico degli articoli che hanno raggiunto la soglia di riordino.
• Da questo stesso elenco crei una richiesta/un ordine di acquisto, così da non rimanere mai senza merce.

6-5. Notifiche e report

• Notifiche di acquisto: i messaggi e i promemoria relativi agli acquisti (creazione e visualizzazione).
• Report di acquisto: statistiche di acquisto per l'analisi dei costi e delle prestazioni dei fornitori.