Capitolo 4 — Prenotazioni (Reservierung)
In questo capitolo: gestione completa delle prenotazioni — calendario, check-in dell'ospite, verifica dei documenti, operazioni in tempo reale della sala e configurazione delle risorse prenotabili. Questa sezione è riservata ai ristoranti e alle attività di servizi.
4-1. Calendario (Kalender)
Il centro principale delle prenotazioni:
- Vista giornaliera/pianificazione con spostamento della data e filtri.
- Creazione di una prenotazione: clicchi su un intervallo libero; inserisca l'ospite, il numero di persone, la risorsa (tavolo/sala), l'orario e la durata.
- Eliminazione di una prenotazione con conferma.
Pannello dei dettagli della prenotazione
Selezionando una prenotazione si apre un pannello con le schede seguenti:
- Generale (General): stato, orario, risorsa (il pannello si apre su questa scheda).
- Cliente e ospiti: dati e indirizzo degli ospiti; campi del documento di identità.
- Documenti: allegato e visualizzazione dei file dell'ospite.
- Articoli (Items): servizi/prodotti accessori della prenotazione.
- Ordini: ordine/carrello collegato alla prenotazione.
- Attività: creazione e modifica delle attività relative a questa prenotazione per il personale.
- Notifiche: invio di un messaggio all'ospite o comunicazione interna.
- Cronologia: ogni modifica apportata alla prenotazione.
4-2. Operazioni (Vorgänge) — verifica dei documenti
Il banco di controllo dei documenti caricati dagli ospiti:
- Casella di verifica dei documenti: per ogni documento prema approva, «visto» o «necessario nuovo caricamento».
- Monitoraggio delle scadenze: i documenti la cui scadenza per il nuovo caricamento è trascorsa vengono mostrati separatamente.
- Coda delle attività assegnate: creazione di un'attività, «assegna a me», approvazione/completamento, invio di un follow-up all'ospite.
- Notifiche in tempo reale e impostazione dell'aggiornamento automatico della pagina.
4-3. Accettazione (Rezeption)
Il tabellone giornaliero degli arrivi e delle partenze:
- Per ogni prenotazione: approva, check-in, check-out, completa e assenza (No-show) per l'ospite che non si è presentato.
- La coda di verifica dei documenti e delle attività è disponibile nella stessa pagina.
- Scorciatoia agli avvisi e al calendario; aggiornamento in tempo reale.
4-4. Sala in tempo reale (Live-Floor)
Lo stato istantaneo della sala:
- Risolva o silenzi gli avvisi della sala.
- Check-in/check-out dell'ospite e avvio/completamento di un'attività dalla stessa pagina.
- «Sincronizza ora» per un aggiornamento manuale.
4-5. Avvisi e verifica dei documenti (pagine autonome)
- Avvisi (Warnungen): tutti gli avvisi delle prenotazioni in un unico elenco.
- Verifica dei documenti (Dokumentprüfungen): coda dedicata all'approvazione/al rifiuto dei documenti.
4-6. Canali di sincronizzazione e Runtime
- Canali: collegamento a sistemi di prenotazione esterni, in modo che anche le loro prenotazioni confluiscano qui.
- Runtime: la pagina di stato del motore delle prenotazioni — se le prenotazioni non si aggiornano, guardi prima qui.
4-7. Configurazione delle prenotazioni (Admin)
Le basi del sistema di prenotazione, di solito impostate una volta sola in fase di configurazione:
- Risorse (Ressourcen): tutto ciò che è prenotabile — tavolo, sala, sedia. Con capacità.
- Gruppi di risorse: categorizzazione delle risorse (per esempio «terrazza», «sala»).
- Eventi (Ereignisse) e gruppi di eventi: il tipo di servizi prenotabili (cena, riunione, tour…).
- Tipi di attività e attività: i compiti che il personale svolge per le prenotazioni (apparecchiare il tavolo, chiamata di promemoria…).
- Orari bloccati (Sperrzeiten): giorni/ore in cui non si accettano prenotazioni (chiusura, evento privato).
- Manutenzione (Wartung): l'indisponibilità temporanea di una risorsa.
- Automazione (Auslöser): regole automatiche — promemoria prima della prenotazione, follow-up successivo, richiesta di un documento ecc.
💡 Ordine di configurazione: risorse ← gruppi ← eventi ← orari bloccati ← automazione. Dopodiché, il calendario e la prenotazione online del sito sono pronti all'uso.