Розділ 6 — Закупівля (Purchase)

У цьому розділі: повний цикл постачання товарів — від постачальника та запиту на закупівлю до замовлення, приймання товару, рахунка й повернення.

6-1. Постачальники (Lieferanten)

• Створення/редагування постачальника: назва, контактні дані, умови.
• Кожен документ закупівлі прив'язаний до постачальника; тож спершу заповніть саме їх.

6-2. Цикл закупівлі одним поглядом

Запит (Anfrage) ← Замовлення на закупівлю (Bestellung) ← Приймання товару (Beleg) ← Рахунок (Bill) ↘ повернення/відшкодування у разі проблеми

• Запити (Anfragen): зафіксуйте потребу в закупівлі як запит (самостійно або з пропозиції «низький залишок»). Схвалений запит одним натисканням перетворюється на замовлення на закупівлю.
• Замовлення на закупівлю (Bestellungen): офіційне замовлення постачальнику — позиції, кількість, ціна закупівлі. Список і деталі кожного замовлення тут. (Покрокове оформлення та приймання також описано в посібнику каси, розділ 8.)
• Сторінка кожного замовлення на закупівлю має робочий процес погодження: погодити / відхилити / відкласти / знову відкрити / закрити / завершити та додавання коментарів, а також вкладки погодження (Approvals), документи, сповіщення та історія. Так закупівля перед надсиланням постачальнику проходить через погодження керівництва.
• Приймання товару (Belege): записи про отримання товару; кожне приймання підвищує залишок на складі.
• Рахунки (Bills): зафіксуйте рахунок постачальника, щоб облік розрахунків із ним залишався точним.
• Повернення постачальнику (Retouren) та відшкодування (Erstattungen): повернення бракованого товару та відстеження повернутих коштів.

6-3. Джерела постачання товару (Produkt-Sourcings)

• Для кожного товару зафіксуйте, у яких постачальників і за якою ціною його можна придбати.
• Під час створення замовлення на закупівлю пропонуються саме ці дані.

6-4. Низький залишок (Low Stock)

• Автоматичний список товарів, які досягли порогу повторного замовлення.
• Прямо з цього списку створіть запит/замовлення на закупівлю, щоб товар ніколи не закінчувався.

6-5. Сповіщення та звіти

• Сповіщення закупівлі: повідомлення та нагадування щодо закупівлі (створення та перегляд).
• Звіти закупівлі: статистика закупівель для аналізу витрат і результатів роботи постачальників.