Bölüm 7 — Vardiya ve raporlar
Bu bölümde: gün boyunca kasa parasını yönetme (giriş/çıkış), vardiyayı kapatma ve gün sonu sayımı, satış ve mali raporlar.
7-1. Vardiya nedir?
Vardiya (Schicht) kasanın çalışma aralığıdır: "açılış bakiyesi" ile açılır, tüm satışlar ve para hareketleri içinde kaydedilir ve sonunda gerçek para sayımıyla kapatılır. Vardiya açma Bölüm 1'de açıklandı.
Vardiya bölümünde vardiyaların listesini görürsünüz ve her birini seçtiğinizde ayrıntılarını: şube, çalışan, açılış/kapanış zamanı, sipariş sayısı, bahşişler ve ödeme yöntemlerinin dökümü (ne kadar nakit, ne kadar kart vb.).
7-2. Vardiya boyunca para girişi ve çıkışı
Satış dışında çekmeceye giren veya çekmeceden çıkan her para kaydedilmelidir:
- Para girişi / para koyma (Einzahlung – Geld einlegen): örneğin bozuk para ekleme. Tutarı girip bir not yazın (örneğin "bankadan bozuk para").
- Para çıkışı / para alma (Auszahlung – Geld entnehmen): örneğin kuryeye ödeme veya para kasasına aktarım. Tutar + not.
⚠️ Kayıt yapmadan çekmeceden hiç para almayın — aksi halde vardiya sonunda tutarsızlık yaşarsınız ve nedeni belli olmaz.
7-3. Vardiya kapatma (Schicht beenden)
Gün/mesai sonunda:
- Vardiya bölümünde "Vardiyayı kapat" düğmesine basın.
- Çekmecedeki nakiti eksiksiz sayın ve gerçek kapanış bakiyesi (Real Closing Balance) olarak girin.
- Uygulama bunu hesaplanan kapanış bakiyesiyle (Theoretical Closing Balance) karşılaştırır ve farkı (Difference) gösterir.
- Onaylayın. Vardiya raporu (Shift Report) oluşturulur; "Vardiya raporu önizlemesi" ile görüp yazdırın. (Bu, Z raporunun karşılığıdır; ara dönem raporu/Interim Receipt de ayrıca mevcuttur — X'in karşılığı. Uygulama "X/Z" terimini göstermez.)
💡 Tutarsızlık varsa, kapatmadan önce bir kez vardiya işlemleri listesini gözden geçirin — genellikle kaydedilmemiş bir para çıkışı ya da nakit para üstünde bir hatadır.
>
💡 Mağaza, belirli bir saatte "vardiyayı otomatik kapatma" özelliğini etkinleştirebilir; bu durumda açık vardiyalar tam o saatte kapatılır.
7-4. Satış raporları (Bericht)
- Sipariş raporu (Bestellungen): istediğiniz aralıktaki tüm siparişler, filtre ve çıktı ile.
- Fatura raporu (Rechnungen): düzenlenen faturalar.
7-5. Aylık kapanış (Monatlicher Abschluss)
Bir ayın tam mali özeti, muhasebeciye teslim için uygundur:
- Brüt/net satış, orana göre vergi, indirimler
- Ayın başında ve sonunda alacaklar (vadeli satışlar), açık ve kapatılmış faturalar
- Hediye kartlarının düzenlenmesi, kullanımı ve bakiyesi
- Net nakit akışı ve ürün kategorisi ile vergi sınıfına göre döküm
- PDF / CSV / Excel çıktısı
7-6. RKSV imzaları listesi (Signature List)
Avusturya kasa yasasına uyum için özel — tüm faturaların ve iadelerin mali imzalarının listesi:
- İmza numarası, türü, durumu, vergi tutarı ve imza zamanı
- Arama, filtre ve PDF/CSV/Excel çıktısı
- Bir vergi denetiminde, müfettişin istediği şey tam olarak bu listedir; her zaman hatasız olmalıdır. Bir imza uzun süre "beklemede" kalırsa, Bölüm 10'a bakın.