Đặt chỗ trực tuyến cho nhà hàng: trực tiếp, tích hợp và không mất hoa hồng cổng trung gian

Tại sao đặt chỗ trực tuyến lại quan trọng đối với nhà hàng?

Nhiều thực khách muốn đặt bàn vào đúng thời điểm thuận tiện cho họ – kể cả ngoài giờ mở cửa và không cần phải gọi điện đến nhà hàng.

Một hệ thống đặt chỗ trực tuyến được tích hợp trực tiếp vào website của nhà hàng giúp quy trình này trở nên đơn giản hơn: khách chọn ngày, giờ và số lượng người, xem các khung giờ còn trống và sau đó tự động nhận được xác nhận.

Đối với nhà hàng, điều này đồng nghĩa với ít cuộc gọi điện thoại hơn, công suất phục vụ dễ dự trù hơn và một cái nhìn tổng quan tập trung về tất cả các lượt đặt chỗ. Các lượt đặt qua mạng, đặt chỗ tiếp nhận qua điện thoại và những thay đổi nội bộ đều có thể được quản lý trong một hệ thống chung.

Một hệ thống đặt chỗ trực tuyến nên có những chức năng nào?

Một hệ thống đặt chỗ chuyên nghiệp không chỉ tiếp nhận lượt đặt bàn mà còn phải hỗ trợ toàn bộ quy trình vận hành trong nhà hàng.

Hiển thị chỗ trống theo thời gian thực

Khách chỉ nhìn thấy những khung giờ đặt chỗ còn khả dụng theo các quy tắc về sức chứa và thời gian đã được thiết lập.

Ví dụ, nhà hàng có thể quy định:

• những khung giờ nào có thể nhận đặt chỗ,
• có thể tiếp nhận bao nhiêu khách cùng lúc,
• thời lượng lưu lại dự kiến cho mỗi lượt đặt chỗ,
• những phòng hoặc khu vực nào sẵn sàng phục vụ.

Nhờ đó, tình trạng chỗ trống hiển thị trực tuyến có thể được điều chỉnh sát với quy trình vận hành thực tế của nhà hàng.

Xác nhận tự động

Sau khi hoàn tất đặt chỗ, khách sẽ tự động nhận được email xác nhận. Nội dung email có thể được tùy chỉnh theo phong cách giao tiếp riêng của nhà hàng thông qua các mẫu có thể chỉnh sửa.

Nhờ vậy, khách biết ngay đặt chỗ của mình đã được ghi nhận thành công hay chưa, trong khi đội ngũ nhân viên không phải gửi xác nhận thủ công.

Nhắc nhở trước giờ hẹn

Tính năng nhắc nhở tự động có thể thông báo cho khách về lịch hẹn kịp thời trước giờ đặt chỗ.

Thời điểm gửi có thể được cấu hình. Nhắc nhở giúp giảm những lượt đặt chỗ bị lãng quên và tình trạng khách không đến (no-show) đi kèm.

Khách tự thay đổi và hủy đặt chỗ

Khách có thể thay đổi hoặc hủy đặt chỗ trực tuyến mà không cần gọi điện đến nhà hàng.

Điều này giúp giảm các câu hỏi qua lại và đảm bảo những chỗ vừa trống nhanh chóng sẵn sàng để nhận đặt trở lại.

Quản lý bàn, phòng và khu vực

Các lượt đặt chỗ có thể được gán cho bàn, phòng hoặc khu vực phù hợp. Điều này đặc biệt hữu ích khi nhà hàng phân biệt giữa khu vực trong nhà, khu vực ngồi ngoài trời, quầy bar hoặc các phòng riêng.

Nhờ đó, đội ngũ phục vụ không chỉ biết khi nào khách đến mà còn biết khách được xếp ở đâu.

Quy trình đặt chỗ diễn ra thế nào trong vận hành hằng ngày của nhà hàng

Khách truy cập website của nhà hàng, chọn ngày mong muốn, một khung giờ còn trống và số lượng người. Sau khi hoàn tất đặt bàn, khách tự động nhận được xác nhận.

Lượt đặt chỗ xuất hiện ngay trên bảng điều khiển và có thể được gán cho bàn hoặc khu vực phù hợp. Nếu sau đó khách thay đổi số lượng người hoặc hủy đặt bàn, thay đổi này sẽ được cập nhật tập trung.

Nhờ vậy, cả đội ngũ làm việc trên cùng một dữ liệu luôn cập nhật, bất kể lượt đặt chỗ được tiếp nhận trực tuyến, qua điện thoại hay trực tiếp tại chỗ.

Đặt chỗ, sơ đồ bàn và hệ thống máy tính tiền trong một nền tảng

Tại Lonio, đặt chỗ, sơ đồ bàn và hệ thống máy tính tiền là các thành phần của cùng một nền tảng.

Mọi thay đổi về đặt chỗ hoặc trạng thái bàn được truyền theo thời gian thực đến bảng điều khiển và máy tính tiền. Đội ngũ phục vụ không cần làm mới màn hình thủ công và luôn nhìn thấy trạng thái mới nhất.

Sự kết hợp giữa quy tắc sức chứa tập trung, kiểm tra chỗ trống và tình trạng sử dụng bàn hiện tại giúp hệ thống tự động tránh trùng lịch và đặt chỗ kép.

Thay vì sử dụng nhiều hệ thống tách rời, nhân viên có thể quản lý đặt chỗ và tình trạng bàn trong một quy trình chung.

Đặt bàn trực tiếp qua website của chính nhà hàng

Nhiều cổng đặt bàn trung gian thu phí hằng tháng hoặc tính chi phí theo từng lượt đặt chỗ hay từng khách. Đồng thời, một phần quan trọng trong mối quan hệ với khách lại diễn ra thông qua nền tảng đó.

Với Lonio, khách đặt bàn trực tiếp trên website của nhà hàng. Nhờ đó, nhà hàng vẫn là đầu mối liên hệ trung tâm và giữ toàn quyền kiểm soát quy trình đặt chỗ của mình.

Mỗi lượt đặt chỗ được lưu cùng ngữ cảnh khách tương ứng trong hệ thống quản lý khách hàng. Từ đó hình thành một cơ sở dữ liệu chung cho đặt chỗ, giao tiếp với khách hàng và các hoạt động marketing trong tương lai.

Điều đó có nghĩa là:

• không mất hoa hồng cổng trung gian cho các lượt đặt chỗ trực tiếp,
• một quy trình đặt bàn thống nhất ngay trên website của nhà hàng,
• quản lý dữ liệu khách một cách tập trung,
• giao tiếp trực tiếp giữa nhà hàng và khách.

Tự động hóa giúp giảm công việc thủ công

Nhiều quy trình liên quan đến đặt chỗ có thể được tự động hóa.

Trong đó có thể kể đến:

• tự động hết hạn các bản nháp đặt chỗ chưa hoàn tất hoặc chưa được xác nhận,
• email xác nhận tự động,
• nhắc nhở trước giờ đặt chỗ,
• cảnh báo với những lượt đặt bàn bất thường hoặc cần kiểm tra,
• báo cáo về công suất phục vụ và những khung giờ được đặt nhiều nhất.

Nhờ đó, nhà hàng không chỉ có danh sách các lượt đặt chỗ sắp tới mà còn có cơ sở tốt hơn để lên kế hoạch nhân sự cho bộ phận phục vụ và bếp.

Bạn có thể xem thêm chi tiết trong trang tổng quan tính năng đặt chỗ.

Đặt chỗ trực tuyến cải thiện trải nghiệm của khách như thế nào?

Một hệ thống đặt chỗ trực tuyến tốt giúp toàn bộ quy trình trở nên đơn giản hơn cho khách.

Khách có thể:

• đặt bàn vào bất kỳ thời điểm nào trong ngày,
• thấy ngay những khung giờ còn trống,
• nhận xác nhận ngay lập tức,
• tự thay đổi hoặc hủy đặt chỗ của mình,
• được tự động nhắc nhở trước giờ hẹn.

Ngay cả khi đến nhà hàng, khách cũng được hưởng lợi từ một quy trình chuẩn bị chu đáo hơn: đội ngũ đã nắm rõ lượt đặt chỗ, số lượng khách và khu vực dự kiến, nhờ vậy có thể đưa khách đến đúng bàn nhanh hơn.

Đặt chỗ trực tuyến phù hợp với những nhà hàng nào?

Đặt chỗ trực tuyến không chỉ phù hợp với các nhà hàng lớn.

Cả những nhà hàng nhỏ, quán cà phê và cơ sở chỉ có ít bàn cũng được hưởng lợi khi giảm được cuộc gọi điện thoại và sắp xếp chỗ trống hiệu quả hơn.

Sức chứa, khung giờ đặt chỗ và các khu vực đều có thể được điều chỉnh theo từng cơ sở. Nhờ đó, hệ thống phù hợp cả với một quán cà phê nhỏ lẫn một nhà hàng có nhiều phòng hoặc khu vực ngồi ngoài trời rộng.

Lonio được thiết kế chuyên biệt cho nhu cầu của nhà hàng và quán cà phê tại Áo.

Kết luận

Đặt chỗ trực tuyến giúp khách đặt bàn dễ dàng hơn, đồng thời giảm tải cho đội ngũ nhà hàng.

Quy trình đạt hiệu quả cao nhất khi đặt chỗ, sơ đồ bàn, quản lý khách hàng và hệ thống máy tính tiền không hoạt động tách rời mà được kết nối trong một nền tảng duy nhất.

Với hệ thống đặt chỗ và lên lịch hẹn của Lonio, nhà hàng có thể tiếp nhận đặt chỗ trực tiếp qua website của mình, xác nhận tự động và quản lý tập trung – mà không phải trả hoa hồng cho một cổng trung gian bên ngoài với mỗi lượt đặt trực tiếp.

Bạn muốn cung cấp tính năng đặt chỗ trực tuyến ngay trên website nhà hàng của mình? Hãy liên hệ với chúng tôi để tìm hiểu cách đặt chỗ, sơ đồ bàn và hệ thống máy tính tiền phối hợp với nhau trong Lonio.

Câu hỏi thường gặp

Đặt chỗ trực tuyến có được kết nối với hệ thống máy tính tiền không?

Có. Tại Lonio, đặt chỗ trực tuyến, sơ đồ bàn và hệ thống máy tính tiền được kết nối với nhau. Các thay đổi về đặt chỗ hoặc trạng thái bàn được truyền theo thời gian thực đến các màn hình liên quan.

Khách có thể thay đổi hoặc hủy đặt chỗ trực tuyến không?

Có. Khách có thể tự thay đổi hoặc hủy đặt chỗ trực tuyến. Nhờ đó, nhà hàng phải xử lý ít yêu cầu thay đổi và hủy qua điện thoại hơn.

Có thể quản lý các phòng và khu vực khác nhau không?

Có. Bàn, phòng và khu vực có thể được quản lý riêng và các lượt đặt chỗ được gán tương ứng. Ví dụ, khu vực trong nhà, khu vực ngồi ngoài trời hoặc các phòng riêng có thể được lên kế hoạch theo cách khác nhau.

Hệ thống có tự động gửi nhắc nhở đặt chỗ không?

Có. Lonio có thể gửi email nhắc nhở tự động trước giờ đặt chỗ. Thời điểm gửi nhắc nhở có thể được cấu hình.

Đặt chỗ trực tuyến có phù hợp với nhà hàng nhỏ không?

Có. Các nhà hàng nhỏ và quán cà phê cũng được hưởng lợi từ việc giảm cuộc gọi điện thoại, kế hoạch rõ ràng hơn và khả năng nhận đặt chỗ trực tiếp qua website của mình.

Đặt chỗ trực tiếp có bị tính hoa hồng cổng trung gian không?

Không. Những lượt đặt chỗ đến trực tiếp qua website của nhà hàng và quy trình đặt bàn tích hợp không được trung chuyển qua bất kỳ cổng trung gian thu hoa hồng nào.