Đặt Chỗ, Sơ Đồ Bàn và POS: Từ Đón Khách đến Thanh Toán Không Nhập Lại
Hướng dẫn kết nối đặt chỗ, đón khách, sơ đồ bàn, gọi món và thanh toán trong một quy trình nhà hàng.
- Bahram Davoodi
Ở nhiều nhà hàng, đặt chỗ nằm trong một lịch riêng, tình trạng bàn được ghi trên giấy và đơn của khách được nhập vào hệ thống POS. Sự phân tách này khiến tên khách phải nhập lại, số người có thể không khớp với bàn, tiền đặt cọc bị quên khi thanh toán và quản lý không thể theo dõi toàn bộ hành trình từ đặt chỗ đến trả tiền. Kết nối đặt chỗ, sơ đồ bàn và POS biến các bước rời rạc thành một quy trình vận hành thống nhất.
Quy trình tích hợp từ đặt chỗ đến thanh toán
- Ghi đặt chỗ với thông tin liên hệ, số khách và ghi chú.
- Gán bàn hoặc khu vực theo sức chứa và các đặt chỗ tiếp theo.
- Check-in khách và xác nhận số người thực tế.
- Mở đơn gắn với cùng đặt chỗ và bàn.
- Gửi món tới bếp và quầy bar.
- Chuyển bàn mà không tách đơn khỏi khách.
- Chia hóa đơn, trừ tiền đặt cọc và thanh toán.
- Đóng đặt chỗ và giải phóng bàn.
Vì sao hệ thống tách rời gây lỗi?
- Bàn đã đặt có thể bị giao cho khách khác.
- Thay đổi số người có thể không đến được đội phục vụ.
- Tiền đặt cọc hoặc ghi chú đặt chỗ có thể không hiển thị tại quầy.
- Sau khi chuyển bàn, đơn có thể vẫn nằm ở bàn cũ.
- Báo cáo đặt chỗ và doanh thu không thể liên kết đáng tin cậy.
Quản lý khách vãng lai cùng với khách đặt chỗ
Khách không đặt trước cũng nên được thêm vào cùng sơ đồ bàn để sức chứa thực tế của phòng ăn luôn hiển thị. Nhìn vào các đặt chỗ sắp tới, nhân viên có thể quyết định bàn nào dùng được và trong bao lâu.
Lợi ích của việc kết nối đặt chỗ với POS
- Loại bỏ nhập dữ liệu lặp lại.
- Giảm lỗi gán bàn.
- Hiển thị tiền đặt cọc và ghi chú khi thanh toán.
- Liên kết doanh thu với từng đặt chỗ.
- Hỗ trợ phân tích khách không đến, thời gian chiếm bàn và doanh thu trên mỗi khách.
Tình huống thực tế
Một gia đình bốn người đặt bàn lúc 19:00. Bộ phận đón khách gán một bàn phù hợp. Khi gia đình đến, nhân viên check-in và mở đơn từ chính đặt chỗ đó. Đồ uống được gửi tới bar, món ăn tới bếp. Cuối cùng hóa đơn được chia theo món, tiền đặt cọc được trừ và bàn được giải phóng sau khi thanh toán.
Lonio hỗ trợ thế nào?
Trong Lonio Đặt chỗ, đội ngũ có thể quản lý đặt chỗ và đón khách, sau đó tiếp tục đơn hàng và thanh toán trong hệ thống POS. Trang giải pháp cho nhà hàng và quán cà phê cho thấy các bước này kết nối với nhau thế nào.
Kết luận
Kết nối đặt chỗ, sơ đồ bàn và POS giúp kiểm soát hành trình khách từ trước khi đến cho tới thanh toán. Giá trị chính là xóa khoảng cách giữa thông tin và hoạt động hằng ngày.
Câu hỏi thường gặp
Có cần gắn đặt chỗ với một bàn cụ thể từ trước không?
Không. Có thể chọn bàn phù hợp khi khách đến dựa trên tình trạng thực tế của phòng ăn.
Điều gì xảy ra khi khách đổi bàn?
Đơn hàng, hồ sơ khách và đặt chỗ phải được chuyển cùng với bàn.
Tiền đặt cọc có xuất hiện trên hóa đơn cuối không?
Nếu khoản thanh toán gắn với cùng đặt chỗ, nó có thể được trừ khỏi số dư.
