Chia hóa đơn nhà hàng: thanh toán một phần, kết hợp và số dư mở
Hướng dẫn đầy đủ về chia hóa đơn, thanh toán một phần và nhiều giai đoạn, số dư mở, tiền cọc, hoàn tiền và đối soát thanh toán nhà hàng.
- Bahram Davoodi
Chia hóa đơn là yêu cầu đơn giản của khách nhưng dễ gây lỗi tại quầy. Một bàn có thể muốn trả theo người, theo món, chia đều hoặc kết hợp tiền mặt, thẻ, phiếu quà tặng và tín dụng khách hàng. Khi nhân viên tính bên ngoài POS, nguy cơ bỏ sót món chưa thanh toán, thu trùng và chênh lệch cuối ca tăng lên.
Các cách chia hóa đơn
Theo khách hoặc chỗ ngồi
Món được gắn với khách hoặc ghế ngay khi gọi. Khi thanh toán, hệ thống hiển thị giỏ của từng người. Cách này phù hợp bàn đông và phục vụ có cấu trúc.
Theo món
Khách chọn món ăn và đồ uống muốn trả. Nhân viên chọn các dòng trên hóa đơn gốc và tạo thanh toán một phần mà không nhân đôi món.
Chia đều
Số dư còn lại được chia theo số người. Hệ thống phải xử lý làm tròn để tổng các khoản thanh toán khớp chính xác với tổng cuối.
Theo số tiền tùy chọn
Mỗi khách trả một số tiền nhất định và phần còn lại vẫn mở trên cùng đơn hàng.
Kiểm soát đơn hàng đã thanh toán một phần
Thanh toán một phần không chỉ áp dụng cho bàn ăn. Đặt bàn nhóm, đơn doanh nghiệp, sự kiện và catering có thể thu theo nhiều giai đoạn. Mọi khoản thanh toán phải gắn với đơn gốc để tổng giá trị, số đã trả, số dư, phương thức, thời gian, người dùng và người phụ trách nằm trong một hồ sơ.
- Ghi tổng cuối hoặc ước tính hiện tại.
- Lưu từng khoản thanh toán và tham chiếu trên cùng đơn.
- Sau mỗi giao dịch, hiển thị tổng đã trả và số dư mới.
- Gán hạn thanh toán và người phụ trách cho số dư mở.
- Chỉ đóng đơn khi số dư bằng không hoặc có ngoại lệ được duyệt.
Cuối ca, đơn đã trả một phần phải tách khỏi giao dịch thất bại. Thanh toán một phần có tiền thực nhận; giao dịch thất bại thì không. Hoàn tiền phải liên kết với khoản gốc để số dư được tính lại đúng.
Ví dụ thanh toán theo giai đoạn
Một công ty đặt catering trị giá €400 và trả cọc €150. Đơn cần thể hiện khoản €150 đã nhận, số dư €250 và ngày đến hạn. Nếu số khách thay đổi, tổng và số dư được cập nhật trên cùng đơn.
Thanh toán kết hợp là gì?
Một hóa đơn được tất toán bằng nhiều phương thức, ví dụ tiền mặt, thẻ và phiếu quà tặng. POS phải ghi riêng phương thức, số tiền, thời gian và người dùng cho từng phần.
Quy trình thanh toán một phần đáng tin cậy
- Mở hóa đơn gốc và hiển thị tất cả món chưa trả.
- Chọn khách, món hoặc số tiền.
- Phân bổ giảm giá và thuế theo logic hóa đơn.
- Chọn phương thức và hoàn tất giao dịch.
- Tạo biên lai cho khoản thanh toán đó.
- Giữ số dư và món chưa trả trên bàn.
- Chỉ đóng bàn khi số dư bằng không.
Tiền boa trong các khoản thanh toán riêng
Mỗi khoản thanh toán có thể có tiền boa riêng. Tiền boa không được làm giảm nhầm số dư hóa đơn hoặc ghi thành doanh thu món. Báo cáo ca cần tách doanh thu và tiền boa.
Tiền đặt cọc và trả trước
Nếu đặt bàn có tiền cọc, số đã trả phải được trừ hoặc phân bổ minh bạch trước khi chia cuối. Nhà hàng cần quy định rõ: chia tiền cọc cho tất cả khách, áp dụng cho người đặt hay cho dịch vụ cụ thể.
Hoàn tiền sau khi chia hóa đơn
Nếu chỉ một khoản cần hoàn, không nên hủy toàn bộ hóa đơn bàn. Hệ thống xác định giao dịch và món liên quan, sau đó ghi hoàn toàn phần hoặc một phần với quyền và lý do phù hợp.
Lỗi thường gặp
- Đóng bàn trước khoản thanh toán cuối
- Thu cùng một món trong hai giao dịch
- Chia thuế hoặc giảm giá bằng máy tính tay
- Ghi thanh toán thẻ thành tiền mặt
- Quên tiền cọc
- Trộn tiền boa với doanh thu
- Xóa khoản thanh toán thay vì ghi hoàn tiền
Tình huống thực tế
Bàn bốn người có tám món. Hai khách trả món của mình bằng thẻ. Hai người còn lại chia đều phần còn lại; một người trả tiền mặt, người kia trả thẻ. Sau mỗi giao dịch, hệ thống cập nhật món và số dư. Cuối cùng số dư bằng không và bàn được đóng.
Báo cáo cần thiết
- Thanh toán theo tiền mặt, thẻ và phương thức khác
- Số hóa đơn đã chia
- Khoản thanh toán một phần còn mở cuối ca
- Hoàn tiền và sửa phương thức
- Tiền boa theo giao dịch và người dùng
- Chênh lệch do làm tròn hoặc nhập tay
Lonio hỗ trợ thế nào?
Trong Lonio POS, đơn bàn, thanh toán một phần và phương thức thanh toán nằm trong cùng luồng. Giải pháp nhà hàng và quán cà phê kết nối bàn, đơn hàng, hóa đơn, tiền boa và đóng ca.
Kết luận
Chia hóa đơn đáng tin cậy khi mỗi khoản thanh toán vẫn là một phần của hóa đơn gốc. Chọn khách hoặc món, ghi thanh toán, tạo biên lai và theo dõi số dư phải diễn ra trong một hệ thống.
Câu hỏi thường gặp
Có thể chia hóa đơn theo món hoặc khách không?
Có. Mỗi phần được ghi là thanh toán một phần trên hóa đơn gốc và số dư còn lại vẫn mở.
Đơn đã trả một phần khác giao dịch thất bại thế nào?
Đơn trả một phần có tiền đã nhận; giao dịch thất bại không được tính là tiền nhận.
Kiểm soát số dư mở thế nào?
Mọi khoản thanh toán, số dư, hạn và người phụ trách phải gắn với đơn gốc.
Hoàn tiền sau khi chia hóa đơn thế nào?
Tìm giao dịch liên quan và ghi hoàn toàn phần hoặc một phần trên khoản đó.
