Trả hàng cho nhà cung cấp nhà hàng: tồn kho, ghi có và thay thế

Hàng hư hỏng, sai hoặc không đạt chất lượng phải được tách khỏi tồn kho sử dụng và trả lại bằng hồ sơ có thể truy vết.

Tách từ chối nhận và trả hàng

Hàng bị từ chối tại giao nhận chưa từng được chấp nhận; trả hàng thường xảy ra sau khi đã ghi nhận nhập kho hoặc phát hiện lỗi sau đó. Tách hai luồng giúp tránh điều chỉnh kép.

Mở hồ sơ trả hàng

Ghi nhà cung cấp, phiếu nhập, đơn mua, mặt hàng, số lượng, đơn vị, lý do, vị trí cách ly, bằng chứng và người phụ trách. Dùng trạng thái nháp, chờ duyệt, sẵn sàng lấy, đã lấy, đã nhận ghi có, đã thay thế và đã đóng.

Cách ly và số lượng

Hàng chờ trả không được tính là tồn kho sử dụng nhưng vẫn phải truy vết đến khi bàn giao hoặc có quyết định cuối. Trả một phần phải dùng cùng đơn vị và hệ số quy đổi với phiếu nhập.

Bồi hoàn và bàn giao

Liên kết hàng thay thế, phiếu ghi có, sửa hóa đơn, hoàn tiền hoặc từ chối với cùng hồ sơ. Ghi số lượng thực tế, thời gian, người giao và bằng chứng từ nhà cung cấp.

Đối soát tài chính

Giá trị ghi có, thuế, hóa đơn và bút toán phải khớp chứng từ thật. Hàng thay thế được nhập riêng để không tăng tồn kho hai lần.

Ví dụ

Hai thùng hỏng trong mười thùng được chuyển sang cách ly, liên kết với phiếu nhập, giao lại và chỉ đóng sau khi kho và tài chính xác nhận.

Chỉ số nhà cung cấp

• Tỷ lệ trả theo mặt hàng và lý do
• Thời gian xử lý trung bình
• Giá trị ghi có mở và quá hạn
• Trả hàng bị từ chối
• Mua khẩn cấp do hàng lỗi

Tóm tắt

Quy trình trả hàng đầy đủ kết nối mua hàng, kho, nhà cung cấp và kế toán.

Câu hỏi thường gặp

Từ chối nhận khác trả hàng thế nào?

Hàng bị từ chối không được nhận; trả hàng thường diễn ra sau khi đã nhập kho.

Hàng chờ trả được ghi ở đâu?

Trong khu cách ly, tách khỏi tồn kho sử dụng, có vị trí và người phụ trách.

Trả một phần được ghi thế nào?

Bằng số lượng và đơn vị chính xác liên kết với phiếu nhập ban đầu.

Khi nào đóng hồ sơ?

Sau bàn giao và xác nhận ghi có, chỉnh hóa đơn, hoàn tiền hoặc thay thế.