Đối Chiếu Hóa Đơn Nhà Cung Cấp: Đơn Mua, Nhận Hàng và Kiểm Soát Chênh Lệch

Thanh toán hóa đơn mà không đối chiếu với đơn mua và biên nhận hàng có thể gây trả thừa, trả cho hàng chưa giao hoặc bỏ sót thay đổi giá.

Ba chứng từ chính

• Đơn mua đã duyệt
• Biên nhận hàng thực tế
• Hóa đơn nhà cung cấp

Kiểm soát số lượng

Số lượng trên hóa đơn phải được so với số lượng thực tế được chấp nhận khi giao, không chỉ số lượng đã đặt.

Kiểm soát giá và đơn vị

Kiểm tra đơn giá, đóng gói, giảm giá và vận chuyển. Đơn vị đo khác nhau có thể tạo chênh lệch bề ngoài.

Ghi nhận chênh lệch

Khác biệt về số lượng, giá hoặc chất lượng phải có lý do và người phụ trách. Hóa đơn có ngoại lệ mở không nên tự động được duyệt.

Kết nối với kế toán

Sau khi duyệt vận hành, chứng từ có thể chuyển sang kế toán và kế hoạch thanh toán. Tài khoản, thuế và kỳ ghi sổ phải được tài chính cấu hình và kiểm tra.

Liên kết mã của ba chứng từ

Đơn mua, nhận hàng và hóa đơn nên liên kết bằng số chứng từ, nhà cung cấp, chi nhánh và ngày. Chỉ dựa vào tên hàng hoặc tổng tiền là chưa đủ vì một nhà cung cấp có thể có nhiều đơn và lần giao đồng thời.

Giao hàng từng phần và nhiều đợt

Khi đơn được giao nhiều đợt, mỗi biên nhận phải ghi lượng được chấp nhận. Một hóa đơn có thể bao phủ một hoặc nhiều lần giao, nên phần còn lại của đơn, lượng đã xuất hóa đơn và chưa giao phải hiển thị riêng. Đóng đơn quá sớm có thể che giấu thiếu hụt.

Lượng được chấp nhận là cơ sở kiểm soát

Hàng hỏng, bị từ chối hoặc trả lại không được duyệt thanh toán như hàng đã nhận. Phiếu tín dụng hoặc hóa đơn sửa sau đó phải liên kết với chênh lệch và hóa đơn gốc.

Đơn vị đo và đóng gói

Mặt hàng có thể đặt theo thùng, nhận theo gói và xuất hóa đơn theo chiếc. Hệ số chuyển đổi phải rõ và có phiên bản. Chênh lệch do đơn vị không nên ghi là thiếu hoặc tính thừa trước khi kiểm tra chuyển đổi.

Giá, giảm giá và chi phí phụ

• Đơn giá đã duyệt trong đơn mua
• Giảm giá hợp đồng hoặc số lượng
• Vận chuyển, đóng gói hoặc dịch vụ
• Thuế và mức đã cấu hình
• Đơn tối thiểu hoặc điều chỉnh giá

Doanh nghiệp cần xác định mức dung sai giá. Vượt ngưỡng phải được mua hàng hoặc tài chính duyệt, không được âm thầm sửa giá đơn mua.

Trạng thái đối chiếu

• Đối chiếu đầy đủ, sẵn sàng cho tài chính
• Chênh lệch số lượng
• Chênh lệch giá hoặc đơn vị
• Thiếu biên nhận hoặc đơn mua
• Hóa đơn trùng hoặc đáng ngờ
• Chờ tín dụng hoặc sửa của nhà cung cấp

Hóa đơn có ngoại lệ phải ở hàng đợi theo dõi và không được rời quy trình chỉ vì số tiền được sửa tay.

Ngăn ghi và trả trùng

Số hóa đơn, nhà cung cấp, ngày và số tiền giúp tìm bản ghi tương tự. Sự tương tự nên tạo cảnh báo, nhưng quyết định cuối cùng thuộc về người kiểm tra vì hóa đơn sửa hoặc số được dùng lại có thể là trường hợp khác.

Tách duyệt vận hành khỏi ghi sổ

Mua hàng và kho xác nhận những gì đã đặt và nhận. Tài chính quyết định tài khoản, thuế, kỳ và thanh toán. Phần mềm vận hành không nên đảm bảo ghi sổ cuối cùng nếu chưa có quy tắc cấu hình và rà soát chuyên môn.

Kịch bản thực tế

Đặt mười thùng đồ uống. Lần giao đầu chấp nhận sáu thùng và từ chối một thùng hỏng. Nhà cung cấp xuất hóa đơn bảy thùng. Quy trình phải giữ một thùng là chênh lệch, hiển thị việc từ chối và chặn trả đủ cho đến khi có hóa đơn sửa hoặc phiếu tín dụng.

Chỉ số kiểm soát mua hàng

• Tỷ lệ hóa đơn đối chiếu đầy đủ ngay lần đầu
• Giá trị và số lượng chênh lệch số lượng, giá
• Thời gian trung bình giải quyết ngoại lệ
• Hóa đơn không có đơn mua hoặc nhận hàng liên kết
• Khoản tín dụng nhà cung cấp chưa nhận
• Bản trùng tiềm năng phát hiện trước thanh toán

Danh sách trước khi duyệt

1. Kiểm tra nhà cung cấp và số chứng từ.
2. Tìm đơn mua và mọi lần nhận hàng liên quan.
3. So số lượng chấp nhận, đơn vị và giá.
4. Kiểm tra trả hàng, giảm giá và chi phí phụ.
5. Ghi ngoại lệ với người phụ trách và hạn xử lý.
6. Chỉ gửi kế toán sau khi duyệt vận hành.

Kết luận

Đối chiếu ba bên kết nối mua hàng, kho và kế toán trong một quy trình kiểm soát có thể truy vết.

Câu hỏi thường gặp

So hóa đơn với lượng đặt hay lượng nhận?

Với lượng thực tế được chấp nhận, đồng thời kiểm tra phần còn lại và các lần giao từng phần.

Nếu đơn vị khác nhau thì sao?

Kiểm tra đóng gói và hệ số chuyển đổi trước khi ghi chênh lệch.

Hóa đơn có chênh lệch ở trạng thái nào?

Ở hàng đợi ngoại lệ cho đến khi có người phụ trách, lý do và giải pháp.

Làm sao tránh trả trùng?

So số hóa đơn, nhà cung cấp, ngày và số tiền, rồi để người kiểm tra quyết định cuối cùng.