Quy định về an toàn máy tính tiền (RKSV) và nghĩa vụ sử dụng máy…

Tại Áo, mọi doanh nghiệp tạo ra doanh thu tiền mặt sớm muộn gì cũng sẽ gặp phải hai thuật ngữ quan trọng: Registrierkassenpflicht, nghĩa vụ pháp lý phải duy trì hệ thống ghi chép điện tử cho doanh thu bán hàng, và RKSV, Quy định về An ninh Máy tính tiền. Hai quy định này xác định cách bạn có thể vận hành hệ thống máy tính tiền một cách hợp pháp tại Áo. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giải thích rõ ràng ai bị ảnh hưởng, RKSV yêu cầu gì về mặt kỹ thuật, Belegerteilungspflicht bao gồm những gì, những thay đổi nào sẽ diễn ra vào năm 2026, hậu quả của việc vi phạm là gì và làm thế nào một máy tính tiền được lựa chọn tốt có thể đơn giản hóa đáng kể quy trình này.

Lưu ý: Bài viết này chỉ mang tính chất thông tin chung và không cấu thành tư vấn pháp lý hoặc thuế có tính ràng buộc. Đối với trường hợp cụ thể của bạn, vui lòng tham khảo ý kiến ​​cố vấn thuế hoặc chuyên gia đủ điều kiện khác.

RKSV và Registrierkassenpflicht có nghĩa là gì?

Để đảm bảo các điều khoản được rõ ràng ngay từ đầu, dưới đây là lời giải thích ngắn gọn về hai trụ cột cơ bản:

• Registrierkassenpflicht: nghĩa vụ phải ghi nhận riêng lẻ các khoản thu tiền mặt bằng máy tính tiền điện tử ngay khi vượt quá một số giới hạn doanh số nhất định.
• RKSV (Quy định về bảo mật máy tính tiền): là quy định nêu rõ cách thức bảo mật kỹ thuật đối với máy tính tiền nhằm chống lại sự thao túng sau này, đặc biệt là bằng chữ ký số.

Cả hai quy định đều liên quan mật thiết với nhau: Registrierkassenpflicht cho bạn biết điều đó. liệu Bạn cần một máy tính tiền hiển thị mã vạch RKSV. Làm sao Máy tính tiền này phải có thiết kế kỹ thuật nhất định.

Ai cần máy tính tiền ở Áo chứ?

Mã lỗi Registrierkassenpflicht thường được tạo ra khi hai điều kiện được đáp ứng đồng thời:

• Hàng năm Khối lượng bán hàng Mỗi công ty có hơn 15.000 euro, Và
• trong số này, nhiều hơn 7.500 euro hàng năm như Bán hàng bằng tiền mặt Đã đạt được.

Định nghĩa rộng về giao dịch tiền mặt rất quan trọng ở đây: "Tiền mặt" trong ngữ cảnh này không chỉ bao gồm thanh toán bằng tiền giấy và tiền xu, mà còn bao gồm thanh toán bằng thẻ ghi nợ và thẻ tín dụng, cũng như thông qua các giải pháp thanh toán di động trực tiếp tại chỗ. Do đó, những người chủ yếu chấp nhận thanh toán bằng thẻ không nên cho rằng họ tự động được miễn trừ khỏi nghĩa vụ này.

Thông thường, nghĩa vụ này bắt đầu vào đầu tháng thứ tư sau khi kết thúc kỳ báo cáo sơ bộ mà trong đó giới hạn bị vượt quá lần đầu tiên. Vì việc phân loại cụ thể phụ thuộc vào cơ cấu kinh doanh của bạn, nên bạn nên tham khảo ý kiến ​​ngắn gọn với cố vấn thuế của mình.

Có trường hợp ngoại lệ nào không?

Luật pháp Áo có quy định một số trường hợp ngoại lệ, chẳng hạn như các lễ hội câu lạc bộ nhỏ, một số hình thức bán hàng ngoài trời hoặc cái gọi là "quy tắc tay lạnh". Chúng ta sẽ thảo luận chi tiết hơn về những trường hợp đặc biệt này ở phần dưới đây.

Belegerteilungspflicht

Có liên quan mật thiết đến máy tính tiền, nhưng về mặt pháp lý thì độc lập, là mã số Belegerteilungspflicht. Mã số này có nghĩa là: Đối với mỗi giao dịch tiền mặt, bạn phải lập và giao biên lai cho khách hàng, và người này có nghĩa vụ nhận biên lai và mang theo cho đến ngay sau khi rời khỏi cửa hàng.

Có hai điểm thường bị bỏ qua ở đây:

• Belegerteilungspflicht áp dụng kể từ giao dịch tiền mặt đầu tiên, bất kể bạn đã đạt đến giới hạn doanh thu của Registrierkassenpflicht hay chưa.
• Hóa đơn hợp lệ phải chứa một số thông tin tối thiểu, bao gồm tên công ty, số thứ tự, ngày tháng, số lượng và loại dịch vụ, và tổng số tiền.

Hệ thống máy tính tiền hiện đại sẽ tự động tạo ra các hóa đơn này theo đúng quy định, vì vậy bạn không cần phải lo lắng về các thông tin bắt buộc.

Các yêu cầu kỹ thuật của RKSV là gì?

Thiết bị RKSV đảm bảo rằng dữ liệu bán hàng sau khi được ghi lại không thể bị thay đổi hoặc xóa mà không bị phát hiện. Để làm được điều này, cần có một số thành phần kỹ thuật sau:

• Bộ phận tạo chữ ký: Một thành phần (chẳng hạn như thẻ chữ ký hoặc chứng chỉ chữ ký dựa trên đám mây) cung cấp cho mỗi tài liệu một chữ ký số không thể bị giả mạo.
• nhật ký xuất dữ liệu (DEP) (Giao thức thu thập dữ liệu): Một bản ghi được liên kết theo trình tự thời gian của tất cả các giao dịch tiền mặt. Mỗi biên lai được liên kết bằng mật mã với biên lai trước đó, tạo thành một chuỗi liên tục, có thể kiểm toán được.
• Đăng ký tại FinanzOnline: : Máy tính tiền và thiết bị tạo chữ ký phải được đăng ký với cơ quan thuế thông qua cổng thông tin FinanzOnline.
• Biên nhận khởi động: Sau khi vận hành, một biên nhận khởi động sẽ được tạo và kiểm tra bằng ứng dụng BMF hoặc chức năng kiểm tra biên nhận BMF.
• Tài liệu hàng tháng và hàng năm: . Các tài liệu kiểm soát phải được lập vào những ngày quan trọng nhất định; tài liệu hàng năm cũng phải được kiểm tra.

Những yêu cầu này nghe có vẻ phức tạp, nhưng với một giải pháp phù hợp, chúng hầu như tự động vận hành ở chế độ nền. Hệ thống POS của Áo dành cho điểm bán hàng cung cấp chữ ký, máy POS DEP và các hóa đơn cần thiết một cách tích hợp, cho phép bạn tập trung vào công việc kinh doanh hàng ngày của mình.

Tại sao loại bảo hiểm này lại quan trọng?

Chuỗi chứng từ chống giả mạo không chỉ bảo vệ cơ quan thuế mà còn bảo vệ chính bạn: Trong trường hợp kiểm toán, bạn có thể sử dụng chứng từ DEP đầy đủ để chứng minh rằng hồ sơ của bạn đầy đủ và không bị thay đổi. Điều này tạo ra sự chắc chắn về mặt pháp lý và giúp bạn tránh được những cuộc tranh luận kéo dài trong trường hợp xấu nhất.

Điều gì sẽ thay đổi vào năm 2026?

Ngay cả những quy định hiện hành cũng đang được phát triển thêm. Một số điều chỉnh quan trọng dự kiến ​​sẽ được thực hiện tại Áo vào năm 2026:

• Ngưỡng cao hơn cho quy tắc "bàn tay lạnh": Đối với bán hàng ngoài trời, tức là bán hàng "lưu động" truyền thống không có địa điểm bán hàng cố định, ngưỡng áp dụng sẽ được nâng từ 30.000 euro lên 45.000 euro. Việc ghi nhận đơn giản vẫn có thể thực hiện được đến ngưỡng này.
• Hỗ trợ cho các doanh nghiệp nhỏ: Cùng với quy định dành cho doanh nghiệp nhỏ, các biện pháp đơn giản hóa hơn nữa đang được lên kế hoạch nhằm giảm bớt gánh nặng hành chính cho các doanh nghiệp nhỏ.
• Xu hướng chuyển sang biên lai điện tử: Biên lai điện tử ngày càng trở nên quan trọng. Thay vì biên lai giấy, biên lai ngày càng được cung cấp dưới dạng kỹ thuật số, ví dụ như qua mã QR hoặc email.

Vì các chi tiết có thể vẫn thay đổi trước khi quy định có hiệu lực, bạn nên theo dõi các con số và thời hạn cụ thể thông qua các nguồn chính thức và cố vấn thuế của mình. Các liên kết ở cuối bài viết này cung cấp thông tin mới nhất.

Vi phạm sẽ dẫn đến hậu quả gì?

Máy tính tiền và mã Belegerteilungspflicht không chỉ là hình thức. Những ai bỏ qua chúng sẽ phải đối mặt với những bất lợi đáng kể:

• Hậu quả về mặt tài chính đối với tội phạm: Vi phạm có thể bị truy tố như tội phạm tài chính và bị phạt tiền.
• Các vấn đề phát sinh trong quá trình kiểm toán thuế: Nếu thiếu máy tính tiền hợp lệ hoặc hồ sơ DEP không đầy đủ, cơ quan chức năng có thể đặt câu hỏi về tính chính xác của hồ sơ. Điều này có thể dẫn đến việc ước tính thuế và các khoản thanh toán bổ sung.
• Giả định về trật tự đúng đắn không còn được áp dụng: Các hồ sơ được lưu giữ đúng cách và tuân thủ RKSV được hưởng giả định pháp lý về tính chính xác. Nếu không có chúng, bạn phải chịu trách nhiệm chứng minh trong trường hợp có nghi ngờ.

Do đó, nỗ lực cần thiết để tuân thủ pháp luật ngay từ đầu hầu như luôn ít hơn so với rủi ro phải đối mặt với khiếu nại và hình phạt sau này.

Hệ thống POS tốt giúp đơn giản hóa quy trình như thế nào?

Một hệ thống bán hàng phù hợp sẽ giúp loại bỏ phần lớn sự phức tạp của RKSV và Registrierkassenpflicht. Thay vì tự mình tổ chức các yêu cầu kỹ thuật riêng lẻ, bạn sẽ làm việc với một giải pháp cung cấp mọi thứ một cách tích hợp. Cụ thể, một hệ thống tốt sẽ giúp ích trong những việc sau:

• Chữ ký số và bộ tạo chữ ký DEP: cùng giao thức thu thập dữ liệu được tích hợp sẵn và chạy tự động.
• Phát hành biên lai đơn giản: Mỗi giao dịch tiền mặt ngay lập tức tạo ra một biên lai hợp lệ, có thể là bản in hoặc bản điện tử.
• Đánh giá và tổng kết cuối ngày: Với sự rõ ràng Báo cáo và kết thúc ngày Theo dõi sát sao doanh số bán hàng, phương thức thanh toán và số dư tiền mặt mọi lúc.
• Tích hợp với kế toán: Dữ liệu được cấu trúc gọn gàng có thể được chuyển trực tiếp vào hệ thống kế toán của bạn, giúp tránh các mục nhập trùng lặp.
• Hóa đơn điện tử: Ngoài biên lai, bạn cũng có thể tạo biên lai nếu cần. hóa đơn điện tửĐược đánh số và lưu trữ cẩn thận.
• Hỗ trợ đáng tin cậy: Hỗ trợ kỹ thuật ( (FinanzOnline) và ) luôn sẵn sàng trong quá trình thiết lập, đăng ký vào hoặc trong quá trình vận hành.

Điều quan trọng cần nhớ là: phần mềm cung cấp các điều kiện kỹ thuật cần thiết, nhưng nó không thể thay thế việc đánh giá riêng từng trường hợp cụ thể của bạn. Trách nhiệm cuối cùng về việc xử lý thuế chính xác thuộc về bạn và cố vấn thuế của bạn.

Lonio: Hệ thống tất cả trong

Lonio tích hợp điểm bán hàng, quản lý kho, bán hàng, dữ liệu khách hàng, hóa đơn và báo cáo vào một môi trường duy nhất. Thay vì phải duy trì nhiều công cụ riêng biệt, bạn sẽ làm việc với một giải pháp liền mạch tích hợp từ việc tạo tài liệu đến báo cáo và đáp ứng các yêu cầu của RKSV tại thị trường Áo.

Nếu bạn muốn xem cách thức triển khai này tại công ty mình, hãy đặt lịch hẹn không ràng buộc thông qua Contact và Demo .

Nguồn tin chính thức

Để có thông tin chính xác và luôn được cập nhật, chúng tôi khuyến nghị bạn tham khảo các cơ quan chính thức sau của Áo:

• Cổng dịch vụ doanh nghiệp (USP)
• Bộ Tài chính Liên bang (BMF)
• Phòng Thương mại Liên bang Áo (WKO)

Phần kết luận

Các tiêu chuẩn RKSV và Registrierkassenpflicht tạo nền tảng cho hoạt động máy tính tiền tuân thủ pháp luật tại Áo. Những người nắm rõ giới hạn doanh thu, coi trọng tiêu chuẩn Belegerteilungspflicht và đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật của RKSV sẽ an toàn, ngay cả với những thay đổi năm 2026. Một hệ thống POS được lựa chọn phù hợp sẽ giúp việc tuân thủ này dễ dàng hơn đáng kể vì nó cung cấp khả năng xử lý chữ ký tích hợp, DEP, biên lai và báo cáo. Đối với việc phân loại cụ thể doanh nghiệp của bạn, việc tham khảo ý kiến ​​​​của một cố vấn thuế đủ điều kiện vẫn là bước quan trọng.

Câu hỏi thường gặp

Khi nào tôi cần máy tính tiền?

Nhìn chung, điều này áp dụng nếu doanh nghiệp của bạn tạo ra doanh thu hàng năm hơn 15.000 euro và trong đó hơn 7.500 euro là tiền mặt. Giao dịch tiền mặt bao gồm thanh toán bằng thẻ và điện thoại di động. Tốt nhất là bạn nên thảo luận về tình huống cụ thể của mình với cố vấn thuế.

Sự khác biệt giữa RKSV và Belegerteilungspflicht là gì?

RKSV quy định các yêu cầu bảo mật kỹ thuật cho máy tính tiền, chẳng hạn như chữ ký số, và DEP. Belegerteilungspflicht là một nghĩa vụ riêng biệt về việc xuất hóa đơn cho mỗi lần bán hàng, bắt đầu từ giao dịch tiền mặt đầu tiên, bất kể ngưỡng doanh số.

Phần mềm này có đảm bảo tuân thủ pháp luật không?

Phần mềm tốt đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật cần thiết, chẳng hạn như chữ ký điện tử, mã DEP và tài liệu tuân thủ quy định. Tuy nhiên, việc đảm bảo chung chung mà không xem xét từng trường hợp cụ thể là không hợp đạo đức. Việc đánh giá cuối cùng luôn phải được thực hiện với sự tư vấn của chuyên gia thuế.

Điều gì sẽ thay đổi vào năm 2026?

Các kế hoạch bao gồm nâng ngưỡng miễn thuế thu nhập cá nhân lên 45.000 euro, hỗ trợ thêm cho các doanh nghiệp nhỏ và tập trung hơn vào biên lai điện tử. Hãy theo dõi các nguồn thông tin chính thức để biết con số và ngày cụ thể.

Lưu ý: Bài viết này chỉ mang tính chất thông tin chung và không cấu thành tư vấn pháp lý hoặc thuế. Để có thông tin ràng buộc về mặt pháp lý, vui lòng tham khảo ý kiến ​​cố vấn thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền.