Biên Lai Số Nhà Hàng tại Áo: Quy Định và Thay Đổi từ 1/10/2026

Biên lai số có thể giảm giấy và giúp tìm lại chứng từ dễ hơn, nhưng vẫn là một phần của quy trình bán hàng, máy tính tiền và kế toán được quản lý. Nhà hàng cần phân biệt biên lai thanh toán với hóa đơn có thể cần thêm dữ liệu khách hàng hoặc thông tin thuế.

Biên lai và hóa đơn không giống nhau

Biên lai máy tính tiền ghi nhận giao dịch thanh toán. Hóa đơn có thể yêu cầu thêm thông tin khách hàng, thuế hoặc doanh nghiệp tùy giao dịch. Loại chứng từ, trường thuế và mẫu phải được xác nhận với kế toán hoặc cố vấn thuế phụ trách tại Áo.

Quy định đến 30/9/2026

Trước khi đơn giản hóa mới có hiệu lực, biên lai điện tử phải được máy tính tiền tạo và ký trực tiếp trong quá trình thanh toán tiền mặt rồi chuyển vào phạm vi kiểm soát của khách, chẳng hạn qua e-mail hoặc ứng dụng cho phép nhận và lưu. Chỉ hiển thị ngắn trên màn hình không nên tự động được coi là đã giao điện tử đầy đủ.

Thay đổi từ 1/10/2026

Từ ngày này, doanh nghiệp cũng có thể làm cho biên lai điện tử đọc được ngay tại nơi thanh toán. Nội dung hoặc QR có thể hiển thị đủ lâu để khách quét hoặc chụp bằng thiết bị của mình. Việc tạo và ký vẫn thuộc luồng thanh toán. Khả năng in phải được duy trì vì khách hoặc cơ quan thuế có thể yêu cầu bản giấy.

Tạo từ giao dịch gốc

Chứng từ số phải gắn với đúng giao dịch, máy tính tiền, ngày giờ và số biên lai duy nhất. Không nên tạo lại sau từ báo cáo tổng hợp. Khi áp dụng quy định máy tính tiền, mã thiết bị, chữ ký và mã đọc bằng máy phải được giữ nguyên.

Thông tin chính

• Nhận diện duy nhất của doanh nghiệp.
• Số biên lai liên tục và duy nhất.
• Ngày giờ phát hành.
• Số lượng và mô tả thông thường của hàng hóa hoặc dịch vụ.
• Số tiền thanh toán và phân tách theo mức thuế đã cấu hình.
• Mã máy tính tiền và mã đọc bằng máy khi bắt buộc.

Các trường này không thay thế yêu cầu hóa đơn. Dữ liệu khách, số hóa đơn và nội dung thuế phụ thuộc loại chứng từ.

Cách giao chứng từ

• In giấy.
• E-mail tới địa chỉ đã xác nhận.
• Ứng dụng hoặc tài khoản khách hàng.
• Từ 1/10/2026, đọc tại chỗ qua màn hình hoặc QR.

Khách phải có thể nhận và lưu chứng từ. Nhân viên cần quy trình dự phòng khi màn hình, máy in, mạng hoặc e-mail lỗi.

Quyền riêng tư và dữ liệu liên hệ

Chỉ thu thập dữ liệu cần cho việc gửi biên lai. E-mail hoặc số điện thoại dùng để giao chứng từ không được tự động đưa vào marketing. Mục đích, quyền truy cập, thời gian giữ và xóa cần được quy định riêng.

In lại mà không tạo giao dịch mới

Nhân viên có quyền phải tìm được biên lai theo đơn hàng, thanh toán, ngày hoặc số và gửi lại hoặc in lại cùng chứng từ. Việc in lại không được tạo doanh số thứ hai, thanh toán mới hoặc số không liên quan và nên được ghi nhật ký.

Hủy, sửa và hoàn tiền

Hủy, sửa hoặc hoàn tiền phải tiếp tục gắn với giao dịch gốc, phương thức thanh toán và người duyệt. Dấu vết kiểm toán cho biết điều gì thay đổi và vì sao mà không ghi đè bản gốc.

Lưu trữ và truy xuất

Hướng dẫn của Áo nhìn chung yêu cầu chứng từ kế toán, biên lai và dữ liệu máy tính tiền điện tử được giữ bảy năm tính từ cuối năm liên quan. Một số thời hạn đặc biệt có thể dài hơn; dữ liệu phải đầy đủ, có trật tự, đọc được và tái tạo được trong suốt thời gian áp dụng.

Tình huống thực tế

Sau thanh toán, khách chọn biên lai số. Máy tính tiền tạo và ký. Từ 1/10/2026, QR có thể quét được hiển thị trên màn hình. Nếu khách muốn giấy, cùng biên lai được in. Gửi lại sau đó dùng bản ghi cũ và không tạo doanh số mới.

Danh sách triển khai

1. Xác nhận mẫu biên lai và hóa đơn.
2. Kiểm tra chữ ký, khả năng đọc QR và phương án giấy.
3. Phân quyền tìm kiếm, in lại, gửi và hoàn tiền.
4. Tách dữ liệu gửi biên lai khỏi đồng ý marketing.
5. Kiểm tra lưu trữ, xuất và truy xuất khi thanh tra.

Đánh giá Lonio

Tùy cấu hình đã xác nhận và tích hợp máy tính tiền, Lonio có thể hỗ trợ tạo chứng từ, lựa chọn giao, in lại, liên kết hoàn tiền, vai trò và xuất kế toán. Tính tuân thủ, chữ ký, lưu trữ và tích hợp phải được xác nhận trước khi dùng.

Kết luận

Biên lai số không chỉ là giấy chuyển thành tệp mà là một phần của bán hàng, máy tính tiền, quyền riêng tư và kế toán.

Câu hỏi thường gặp

Điều gì thay đổi từ 1/10/2026?

Biên lai điện tử có thể được làm cho đọc được tại nơi thanh toán, chẳng hạn QR hiển thị đủ lâu để quét.

Khách có thể yêu cầu bản giấy không?

Có. Khả năng in về mặt kỹ thuật phải được duy trì.

Biên lai được lưu bao lâu?

Quy tắc chung tại Áo là bảy năm, nhưng một số thời hạn đặc biệt có thể dài hơn.

E-mail nhận biên lai có dùng cho marketing không?

Không tự động. Cần cơ sở pháp lý riêng và kiểm soát quyền riêng tư.