Thiết lập điểm đặt hàng lại và mức tồn kho tối thiểu chính xác: đảm…

"Sao lại hết hàng rồi?" – Tình trạng thiếu hàng gây thiệt hại doanh thu, trong khi tồn kho dư thừa lại làm tắc nghẽn vốn. Giữa hai thái cực này là hai con số tưởng chừng không đáng kể: mức tồn kho tối thiểu và điểm đặt hàng lại. Những người chủ động thiết lập các mức này cho từng mặt hàng có thể đặt hàng bình tĩnh hơn và bán hàng ổn định hơn.

Bài viết này giải thích hai thuật ngữ, trình bày một quy tắc đơn giản và cách quản lý giá trị thực tế trong quản lý hàng tồn kho.

Mức tồn kho tối thiểu và điểm đặt hàng lại: sự khác biệt

• Mức tồn kho tối thiểu (tồn kho an toàn) là lượng sắt dự trữ: lượng hàng giúp giảm thiểu tác động của biến động và chậm trễ giao hàng, và tốt nhất là không nên sử dụng đến.
• Điểm đặt hàng lại là yếu tố kích hoạt: Nếu mức tồn kho đạt đến ngưỡng này, một đơn đặt hàng mới sẽ được thực hiện – kịp thời, trước khi mức tồn kho tối thiểu đạt được.

Một quy tắc đơn giản

Đối với nhiều doanh nghiệp, công thức sau đây là đủ để bắt đầu: Điểm đặt hàng lại = mức tiêu thụ trung bình mỗi ngày × thời gian bổ sung hàng (tính bằng ngày) + mức tồn kho tối thiểu.

Ví dụ: Nếu bạn bán trung bình 6 sản phẩm mỗi ngày và nhà cung cấp cần 5 ngày để giao hàng, tổng cộng là 30 sản phẩm – cộng thêm mức tồn kho tối thiểu khoảng 10 sản phẩm, thì điểm đặt hàng lại là 40. Những giá trị này chỉ là điểm khởi đầu, không phải là quy tắc bất biến: Quan sát và điều chỉnh là một phần của quá trình.

Quan tâm thực tế thay vì trân trọng.

• Hãy bắt đầu với những sản phẩm bán chạy nhất: 20 mặt hàng quan trọng nhất sẽ có tác động lớn nhất.
• Sử dụng báo cáo bán hàng: Doanh số thực tế trên mỗi mặt hàng thay thế cảm tính.
• Hãy xem xét yếu tố mùa vụ: Các mặt hàng mùa hè và mùa đông có giá trị khác nhau.
• Hãy thiết lập thời gian thay thế hợp lý – bao gồm cả cuối tuần và ngày lễ.
• Kích hoạt thông báo tự động ngay khi đạt đến ngưỡng báo cáo.

Quản lý hàng tồn kho giúp ích như thế nào?

Hệ thống kết nối tự động theo dõi mọi giao dịch bán hàng – cả tại quầy thanh toán và trên cửa hàng trực tuyến. Khi một mặt hàng đạt đến điểm đặt hàng lại, một đề xuất đơn đặt hàng sẽ tự động được tạo cho nhà cung cấp. Điều này biến danh sách hàng tồn kho thành một chu trình liên tục: bán hàng, báo cáo, đặt hàng, nhận hàng – mà không cần bất kỳ bước trung gian nào trong Excel.

Phần kết luận

Điểm đặt hàng lại và mức tồn kho tối thiểu không chỉ là những khái niệm lý thuyết, mà còn là hệ thống cảnh báo sớm hiệu quả nhất về chi phí để chống lại tình trạng hết hàng. Với các giá trị thực tế và đề xuất đặt hàng tự động, sản phẩm của bạn luôn sẵn có mà không làm lộn xộn kho hàng. Chúng tôi rất hân hạnh được hướng dẫn bạn cách thiết lập cả hai trong Lonio trong buổi tư vấn ban đầu miễn phí.