Tiến hành kiểm kê từng bước.

Tại sao việc kiểm kê định kỳ lại quan trọng?

Quản lý hàng tồn kho giúp các công ty xác định sự chênh lệch giữa số lượng hàng tồn kho được ghi nhận trong hệ thống và số lượng hàng tồn kho thực tế. Điều này rất cần thiết để ngăn ngừa tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho quá mức, phát hiện hành vi trộm cắp hoặc sai sót, và đảm bảo tính chính xác của các báo cáo tài chính.

Các bước chuẩn bị trước khi kiểm kê

• Chọn thời điểm thích hợp (lý tưởng nhất là giờ yên tĩnh hoặc ngoài giờ làm việc);
• In hoặc chuẩn bị danh sách hàng tồn kho hiện tại từ hệ thống;
• Phân chia trách nhiệm cho nhân viên ở các khu vực khác nhau trong kho;
• Chuẩn bị các công cụ đếm (máy quét mã vạch hoặc phiếu đếm).

Các bước trong quy trình kiểm kê

• Đếm chính xác từng mặt hàng;
• Ghi lại số lượng đã đếm vào hệ thống hoặc vào biểu mẫu;
• So sánh số lượng đã kiểm đếm với số lượng hàng tồn kho được ghi nhận trong hệ thống;
• Kiểm tra lại các mục có sự sai lệch đáng kể.

Sau khi kiểm kê: Đánh giá và điều chỉnh

Sau khi hoàn tất việc kiểm kê, mọi sai lệch trong hệ thống phải được ghi lại và nguyên nhân phải được điều tra (lỗi nhập liệu, trộm cắp, thất thoát). Việc phân tích này giúp cải thiện các quy trình trong tương lai.

Phần kết luận

Việc kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên và chính xác là nền tảng cho dữ liệu hàng tồn kho chính xác và các báo cáo tài chính. Lonio đơn giản hóa quy trình này với chức năng tích hợp... Quản lý hàng tồn kho Quy trình này có sẵn trong hệ thống bán hàng dành cho các doanh nghiệp Áo. Để biết thêm thông tin liên hệ với chúng tôi.

Việc kiểm kê hàng tồn kho nên được thực hiện bao lâu một lần?

Điều đó phụ thuộc vào loại hình kinh doanh; nhiều nhà bán lẻ tiến hành khảo sát hàng tháng hoặc theo mùa.

Liệu lượng hàng tồn kho có cần phải đáp ứng nhu cầu của toàn bộ doanh nghiệp cùng một lúc không?

Không nhất thiết; một số công ty thích sử dụng hệ thống kiểm kê luân chuyển theo từng bộ phận.

Làm thế nào để giảm thiểu sự chênh lệch trong hàng tồn kho?

Bằng cách ghi chép chính xác các giao dịch trong suốt cả năm và thường xuyên rà soát các khu vực có rủi ro cao.

Máy quét mã vạch có giúp tăng tốc độ quản lý kho hàng không?

Đúng vậy, nó giúp tăng tốc độ và độ chính xác của việc đếm một cách đáng kể.