Retour de marchandises au fournisseur du restaurant : stock, avoir et remplacement

Les marchandises endommagées, erronées ou non conformes doivent être séparées du stock utilisable et retournées avec un dossier traçable.

Distinguer refus et retour

Un refus signifie que la marchandise n’a pas été acceptée à la livraison ; un retour intervient généralement après l’enregistrement de la réception ou la découverte ultérieure d’un défaut. Cette distinction évite les doubles corrections.

Ouvrir un dossier de retour

Enregistrer fournisseur, réception, commande, article, quantité, unité, motif, lieu de quarantaine, preuve et responsable. Utiliser des statuts tels que brouillon, en attente d’approbation, prêt à enlever, enlevé, avoir reçu, remplacé et clôturé.

Quarantaine et quantités

La marchandise à retourner reste hors du stock utilisable mais traçable jusqu’à la remise ou la décision finale. Les retours partiels utilisent les mêmes unités et conversions que la réception.

Compensation et remise

Relier remplacement, avoir, correction de facture, remboursement ou refus au même dossier. Enregistrer quantité réelle, heure, personne et preuve du fournisseur.

Rapprochement financier

Montant de l’avoir, taxes, facture et écritures comptables doivent correspondre aux pièces réelles. Les produits de remplacement sont réceptionnés séparément.

Exemple

Deux cartons endommagés sur dix sont mis en quarantaine, reliés à la réception, repris par le fournisseur puis clôturés après validation du stock et de la finance.

Indicateurs fournisseur

• Taux de retour par article et motif
• Délai moyen de résolution
• Avoirs ouverts et en retard
• Retours refusés
• Achats urgents dus aux défauts

Conclusion

Un retour complet relie achats, stock, fournisseur et comptabilité.

Questions fréquentes

Quelle différence entre refus et retour ?

Lors d’un refus, la marchandise n’est pas acceptée ; le retour intervient généralement après réception.

Où enregistrer la marchandise en attente de retour ?

En quarantaine, séparée du stock utilisable, avec lieu et responsable.

Comment enregistrer un retour partiel ?

Avec la quantité et l’unité exactes reliées à la réception d’origine.

Quand clôturer le dossier ?

Après la remise et la confirmation de l’avoir, correction, remboursement ou remplacement.