مرجوعی کالا به تأمینکننده رستوران: موجودی، اعتبار و جایگزینی
راهنمای مدیریت مرجوعی خرید از ثبت مغایرت و قرنطینه تا تحویل کالا، دریافت اعتبار یا جایگزینی و بستن پرونده.
- Bahram Davoodi
کالای آسیبدیده، مقدار اشتباه یا کیفیت نامناسب باید از موجودی قابلاستفاده جدا و با سند مشخص به تأمینکننده بازگردانده شود.
دلایل مرجوعی
- آسیبدیدگی
- مغایرت مقدار
- محصول اشتباه
- کیفیت نامناسب
- تاریخ یا شرایط نامناسب
ارتباط با دریافت کالا
مرجوعی به سند دریافت، سفارش خرید و تأمینکننده مرتبط شود تا مشخص باشد چه کالایی از کدام تحویل برگشته است.
جداسازی فیزیکی
کالای مرجوعی نباید در موجودی قابلمصرف باقی بماند. محل نگهداری موقت و وضعیت آن تا تحویل به تأمینکننده مشخص شود.
ثبت مقدار و واحد
مقدار مرجوعی با همان واحد قابلمقایسه دریافت ثبت شود. تفاوت کارتن، بسته و عدد میتواند باعث اختلاف مالی و موجودی شود.
پیگیری نتیجه
جایگزینی کالا، اعتبار خرید، اصلاح فاکتور یا رد مرجوعی باید با تاریخ و مسئول پیگیری ثبت شوند.
کنترل مالی
کاهش موجودی، اعتبار تأمینکننده و اصلاح سند حسابداری باید با اسناد واقعی هماهنگ شوند.
مرجوعی را از رد کالا هنگام دریافت جدا کنید
اگر مغایرت در لحظه تحویل مشخص شود، بخشی از کالا ممکن است اصلاً پذیرفته نشود. مرجوعی معمولاً پس از ثبت دریافت یا کشف بعدی مشکل رخ میدهد. این دو مسیر باید جدا باشند تا موجودی و بدهی تأمینکننده دوبار اصلاح نشوند.
شماره پرونده و وضعیت مرجوعی
هر مرجوعی یک شناسه، تأمینکننده، سند دریافت، کالا، مقدار، واحد، دلیل، محل نگهداری و مسئول پیگیری نیاز دارد. وضعیتهایی مانند پیشنویس، منتظر تأیید، آماده تحویل، تحویلشده، اعتبار دریافتشده، جایگزینشده و بستهشده از گمشدن پرونده جلوگیری میکنند.
مدرک و ارزیابی اولیه
عکس، دمای ثبتشده در صورت لزوم، بستهبندی آسیبدیده، شرح مغایرت و زمان کشف میتوانند بررسی تأمینکننده را ساده کنند. اطلاعات فقط در حد لازم و مطابق رویه داخلی ثبت شوند.
قرنطینه و موجودی قابلاستفاده
کالای منتظر مرجوعی باید از موجودی قابل مصرف جدا شود، اما تا زمان تحویل فیزیکی یا تصمیم نهایی قابلردیابی بماند. حذف فوری بدون سند میتواند شمارش و تطبیق مالی را دشوار کند.
مرجوعی کامل و جزئی
ممکن است فقط بخشی از یک کارتن یا محموله برگشت داده شود. مقدار، واحد و ضریب تبدیل باید با سند دریافت سازگار باشند. سیستم یا فرم نباید یک مرجوعی جزئی را بهاشتباه برگشت کامل سفارش خرید نشان دهد.
روش جبران را مشخص کنید
- ارسال کالای جایگزین
- صدور یادداشت اعتباری یا کاهش بدهی
- اصلاح فاکتور
- بازپرداخت وجه
- رد مرجوعی با دلیل
نتیجه توافقشده باید به همان پرونده و سند خرید متصل شود تا کالا و اثر مالی از هم جدا نمانند.
تحویل فیزیکی به تأمینکننده
زمان خروج، مقدار واقعی، فرد تحویلدهنده و مدرک دریافت تأمینکننده ثبت شوند. اگر تأمینکننده کالا را بعداً جمعآوری میکند، مسئولیت و محل نگهداری موقت باید روشن باشد.
تطبیق اعتبار و جایگزینی
صدور اعتبار به معنی بستهشدن خودکار پرونده نیست. مبلغ اعتبار، مالیات تنظیمشده، کالای مرتبط و فاکتور باید توسط مسئول مالی بررسی شوند. در جایگزینی نیز دریافت کالای جدید باید جدا ثبت شود تا موجودی دوبار افزایش نیابد.
جلوگیری از ثبت دوباره
یک مغایرت نباید هم در سند دریافت، هم در مرجوعی و هم در اصلاح دستی موجودی بدون ارتباط ثبت شود. تاریخچه باید نشان دهد هر تغییر موجودی و مالی از کدام رویداد ناشی شده است.
سناریوی عملی
از ۱۰ کارتن تحویلشده، دو کارتن پس از بازکردن آسیبدیده تشخیص داده میشوند. دو کارتن به وضعیت قرنطینه منتقل، پرونده مرجوعی به دریافت اصلی متصل و برای جمعآوری آماده میشوند. پس از صدور اعتبار، مبلغ با فاکتور تطبیق و پرونده فقط بعد از تأیید انبار و مالی بسته میشود.
شاخصهای تأمینکننده
- نرخ مرجوعی به تفکیک کالا و دلیل
- میانگین زمان تعیین تکلیف
- ارزش اعتبار باز و تأخیردار
- مرجوعیهای ردشده
- خرید اضطراری ناشی از کالای معیوب
جمعبندی
مرجوعی کامل، فقط خروج کالا نیست؛ باید خرید، انبار، تأمینکننده و حسابداری را به هم متصل کند.
پرسشهای متداول
رد کالا هنگام دریافت با مرجوعی چه تفاوتی دارد؟
در رد دریافت، کالا پذیرفته نمیشود؛ مرجوعی معمولاً پس از ثبت دریافت یا کشف بعدی مشکل انجام میشود.
کالای منتظر مرجوعی کجا ثبت شود؟
در وضعیت قرنطینه و جدا از موجودی قابلاستفاده، همراه با محل و مسئول.
مرجوعی جزئی چگونه ثبت شود؟
با مقدار و واحد دقیق مرتبط با همان سند دریافت، بدون برگشت اشتباه کل محموله.
پرونده چه زمانی بسته شود؟
پس از تأیید خروج کالا و دریافت اعتبار، اصلاح فاکتور، بازپرداخت یا جایگزینی توافقشده.
