Hệ thống POS dạng máy tính bảng tại Áo: Hướng dẫn về phần cứng POS…

Đối với nhiều doanh nghiệp nhỏ ở Áo, hệ thống POS dựa trên máy tính bảng có vẻ hấp dẫn: nhẹ, di động và thoạt nhìn đơn giản hơn so với máy tính tiền truyền thống, cồng kềnh. Tuy nhiên, việc lựa chọn phần cứng POS phù hợp không chỉ đơn thuần là mua một chiếc máy tính bảng. Đầu đọc thẻ, máy in hóa đơn, máy quét mã vạch, ngăn kéo đựng tiền, giá đỡ máy tính bảng, kết nối internet và phần mềm POS đều cần hoạt động trơn tru với nhau.

Nếu các thành phần này không được phối hợp tốt ngay từ đầu, điều đó sẽ thể hiện rõ trong hoạt động bán hàng hàng ngày: máy in không kết nối được, đầu đọc thẻ chậm, pin máy tính bảng hết hoặc phần mềm không hoạt động tốt với các thiết bị. Kết quả là trải nghiệm khách hàng kém hơn và quy trình bán hàng chậm hơn.

Hướng dẫn này dành cho các doanh nghiệp Áo muốn lựa chọn phần cứng hệ thống POS một cách thiết thực và không phức tạp không cần thiết – từ cửa hàng, cửa hiệu đến quán cà phê, tiệm bánh, salon dịch vụ, cửa hàng tạm thời hoặc các doanh nghiệp kinh doanh theo mùa.

Hệ thống POS dạng máy tính bảng nghĩa là gì?

Hệ thống POS dựa trên máy tính bảng sử dụng máy tính bảng làm yếu tố trung tâm của quầy thu ngân. Phần mềm POS chạy trên máy tính bảng, trong khi các thiết bị khác như đầu đọc thẻ, máy in hóa đơn, máy quét mã vạch hoặc ngăn kéo đựng tiền được kết nối. Mô hình này thường phù hợp với các doanh nghiệp muốn một hệ thống POS nhẹ hơn, linh hoạt hơn và dễ dàng mở rộng hơn.

Tuy nhiên, chỉ riêng máy tính bảng thôi thì chưa đủ để tạo thành một hệ thống bán hàng hoàn chỉnh. Phần mềm, phần cứng và quy trình bán hàng phải hoạt động ăn ý với nhau. Để bán hàng nhanh chóng tại quầy, việc in hóa đơn, thanh toán bằng thẻ và quét mã vạch phải hoạt động trơn tru. Đối với bán hàng lưu động hoặc dịch vụ tại hiện trường, thời lượng pin, kết nối mạng và tính di động thậm chí còn quan trọng hơn.

Bạn có thể tìm thấy tổng quan phần cứng phù hợp cho Lonio trong mục Thiết bị đầu cuối POS dạng máy tính bảng và.

Thông thường cần những phần cứng nào?

Yêu cầu về phần cứng khác nhau tùy thuộc vào từng doanh nghiệp. Một quán cà phê nhỏ có thể chỉ cần máy tính bảng, đầu đọc thẻ và máy in hóa đơn. Một cửa hàng thời trang thường cần thêm máy quét mã vạch và ngăn kéo đựng tiền. Một công ty có nhiều chi nhánh thường cần nhiều thiết bị, nhiều tài khoản người dùng và thiết bị dự phòng tại mỗi chi nhánh.

• Máy tính bảng hoặc thiết bị đầu cuối cảm ứng dành cho phần mềm POS
• Giá đỡ máy tính bảng giúp sử dụng ổn định tại quầy bán hàng.
• Đầu đọc thẻ cho thanh toán không dùng tiền mặt
• Máy in biên lai để xuất biên lai
• Máy quét mã vạch giúp bán hàng nhanh chóng
• Ngăn kéo đựng tiền mặt để thanh toán.
• Bộ định tuyến hoặc kết nối internet ổn định
• Dây cáp, bộ sạc và phụ tùng thay thế

Mọi thành phần phải tương thích với phần mềm và quy trình bán hàng của bạn. Việc mua thiết bị riêng lẻ mà không kiểm tra tính tương thích có thể dẫn đến các vấn đề trong quá trình thiết lập.

Máy tính bảng và thói quen hàng ngày

Máy tính bảng là thành phần cốt lõi của hệ thống POS này. Do đó, nó cần được đánh giá dựa trên kích thước màn hình, tốc độ, độ bền, thời lượng pin, chân đế, bảo mật và tính dễ sử dụng. Màn hình quá nhỏ có thể gây mỏi mắt cho nhân viên trong thời gian dài, trong khi thiết bị quá lớn lại không thực tế cho việc bán hàng lưu động hoặc trong không gian nhỏ.

Trong một cửa hàng hoặc quán cà phê đông đúc, máy tính bảng cần phải phản hồi nhanh chóng. Phần mềm POS không được chậm lại trong suốt nhiều giao dịch liên tiếp. Ngoài ra, cần phải rõ ràng nhóm nhân viên nên làm gì nếu kết nối internet bị gián đoạn hoặc thiết bị cần sạc pin.

Đừng chỉ dựa vào thông số kỹ thuật khi lựa chọn. Hãy thử nghiệm thiết bị trong một tình huống bán hàng thực tế: chọn sản phẩm, xử lý thanh toán bằng thẻ, in hóa đơn, sửa đơn hàng và xem xét kết quả cuối ngày.

Đầu đọc thẻ và phương thức thanh toán

Tại Áo, thanh toán bằng thẻ rất phổ biến đối với nhiều khách hàng. Do đó, đầu đọc thẻ phải nhanh, đáng tin cậy và được tích hợp vào quy trình bán hàng. Nếu đầu đọc thẻ hoạt động độc lập với máy tính tiền, số tiền phải được nhập lại – điều này làm tăng tỷ lệ lỗi.

Hãy kiểm tra cách thức thanh toán bằng thẻ tương tác với phần mềm POS, xem biên lai thanh toán và biên lai bán hàng có được tách biệt rõ ràng hay không, và liệu có báo cáo về phương thức thanh toán vào cuối ngày hay không. Bạn cũng nên xem xét riêng phí giao dịch, hỗ trợ và các điều khoản và điều kiện của nhà cung cấp dịch vụ thanh toán.

Trong môi trường bán hàng nhịp độ nhanh, máy đọc thẻ chậm có thể dẫn đến tình trạng xếp hàng dài. Đối với bán hàng lưu động hoặc theo mùa, khả năng kết nối và thời lượng pin của thiết bị cũng rất quan trọng.

Máy in hóa đơn và nghĩa vụ cấp biên lai (Belegerteilungspflicht)

Tại Áo, quy định Belegerteilungspflicht – nghĩa vụ phải xuất hóa đơn cho mỗi giao dịch tiền mặt – rất quan trọng đối với nhiều doanh nghiệp. Máy in hóa đơn phải tương thích với phần mềm bán hàng và hoạt động trơn tru trong quá trình bán hàng. Bài viết này không thay thế tư vấn pháp lý hoặc thuế; tình hình cụ thể của doanh nghiệp bạn nên được thảo luận với cố vấn thuế.

Khi chọn máy in, tốc độ in, chất lượng in, loại kết nối, lượng giấy tiêu thụ, kích thước, khả năng hỗ trợ và tính tương thích phần mềm là những yếu tố quan trọng cần xem xét. Máy in để bàn phù hợp với quầy bán hàng cố định, trong khi các máy in nhỏ hơn hoặc các giải pháp khác thường thiết thực hơn cho việc bán hàng lưu động.

Nếu máy in gặp sự cố trong thời gian cao điểm, doanh số bán hàng sẽ giảm. Do đó, hãy cùng nhóm của bạn thực hành kết nối máy in và thay giấy trong quá trình thiết lập.

Máy quét mã vạch và bán hàng hóa

Đối với các cửa hàng, cửa hiệu thời trang, siêu thị nhỏ và các doanh nghiệp có nhiều mặt hàng khác nhau, máy quét mã vạch giúp tăng tốc độ và độ chính xác trong bán hàng. Quét hàng hóa giúp giảm nguy cơ chọn nhầm sản phẩm và cho phép cập nhật tồn kho chính xác hơn.

Máy quét phải tương thích với danh mục sản phẩm. Nếu sản phẩm, biến thể, kích thước hoặc màu sắc không được nhập chính xác, máy quét sẽ không giải quyết được vấn đề. Do đó, hãy sắp xếp cấu trúc sản phẩm và mã vạch của bạn trước khi mua phần cứng.

Để xem cấu trúc sản phẩm và danh mục, hãy truy cập trang Katalog tại Lonio.

Kết nối phần cứng với phần mềm POS

Một trong những tiêu chí quan trọng nhất là khả năng tương thích của thiết bị với phần mềm POS. Ngay cả phần cứng tốt cũng trở nên vô dụng nếu không tương thích với phần mềm của bạn. Trước khi mua, hãy hỏi rõ những mẫu máy nào được hỗ trợ, quy trình cài đặt diễn ra như thế nào và liên hệ với ai nếu gặp sự cố.

Hơn nữa, hãy xem xét cách dữ liệu bán hàng, thanh toán, biên lai, tồn kho và báo cáo được thu thập trong một quy trình làm việc tiêu chuẩn hóa. Mục tiêu không phải là có càng nhiều thiết bị càng tốt tại quầy, mà là đạt được doanh số bán hàng với sự cản trở tối thiểu.

Đối với quy trình bán hàng, trang Kasse và Verkauf tại Lonio là một điểm khởi đầu tốt.

Phần cứng dành cho doanh nghiệp, quán cà phê và bán hàng lưu động

Mỗi loại hình kinh doanh có những yêu cầu phần cứng riêng. Một cửa hàng thời trang thường cần máy quét mã vạch, ngăn kéo đựng tiền, đầu đọc thẻ và máy in hóa đơn. Một quán cà phê hoặc tiệm bánh cần tốc độ bán hàng nhanh, in hóa đơn và đôi khi cần nhiều thiết bị hoạt động cùng lúc. Các doanh nghiệp kinh doanh lưu động hoặc theo mùa thì chú trọng hơn đến thời lượng pin, kết nối internet, trọng lượng nhẹ và thiết lập nhanh chóng.

Đối với các gian hàng tạm thời, chợ hoặc các đợt bán hàng theo mùa, nên sử dụng thiết bị nhẹ hơn. Tuy nhiên, trong một cửa hàng cố định, sự ổn định và độ bền tại quầy bán hàng quan trọng hơn. Nếu nhiều nhân viên cùng bán hàng đồng thời, vai trò của người dùng, thiết bị và quy trình báo cáo cần được xác định rõ ràng.

Trong mọi trường hợp, việc mô phỏng một ngày làm việc thực tế trước khi mua là rất hữu ích. Ngay cả bài kiểm tra đơn giản này cũng sẽ phát hiện ra nhiều vấn đề tiềm ẩn.

Bạn đánh giá chi phí phần cứng như thế nào?

Giá của máy tính bảng hoặc máy in chỉ là một phần của tổng chi phí. Cần xem xét thêm phần mềm, cài đặt, hỗ trợ, phụ tùng thay thế, giấy in hóa đơn, thiết bị sao lưu, đào tạo và thời gian đầu tư của nhóm. Đôi khi, phần cứng rẻ tiền lại tốn kém hơn về lâu dài vì nó dễ hỏng hơn, không tương thích hoặc hoạt động chậm hơn.

• Phần mềm có hỗ trợ thiết bị này không?
• Có phương án thay thế hoặc hỗ trợ nào trong trường hợp thiết bị bị hỏng không?
• Chi phí cho dây cáp, chân đế, ngăn kéo đựng tiền và phụ kiện là bao nhiêu?
• Giá đã bao gồm phí cài đặt và đào tạo chưa?
• Tổng chi phí sẽ thay đổi như thế nào khi thêm một thiết bị?

Việc lựa chọn phần cứng phải phù hợp với ngân sách, nhưng giá cả không phải là yếu tố duy nhất quyết định. Độ ổn định trong thời gian sử dụng cao điểm là vô cùng quan trọng.

Thiết lập, đào tạo và hỗ trợ

Ngay cả phần cứng tốt cũng có thể tạo ra trải nghiệm tồi tệ nếu được thiết lập không đúng cách. Nhóm cần biết cách ghi nhận giao dịch bán hàng, xử lý thanh toán bằng thẻ, in hóa đơn, khắc phục sự cố máy in và truy xuất báo cáo cuối ngày.

Một buổi huấn luyện ngắn gọn, thực hành thường hiệu quả hơn một buổi huấn luyện dài dòng, lý thuyết. Nhân viên nên thực hành một số tình huống thực tế: bán hàng thông thường, hủy hoặc sửa đơn hàng, thanh toán bằng tiền mặt, thanh toán bằng thẻ, in lại hóa đơn và làm việc với mã vạch.

Hơn nữa, cần phải xác định rõ ai là người cần liên hệ trong trường hợp có sự cố. Nếu hỗ trợ phần cứng và phần mềm được tách biệt, trách nhiệm có thể trở nên không rõ ràng.

Danh sách kiểm tra khi chọn hệ thống POS dạng máy tính bảng

Trước khi đưa ra quyết định, hãy kiểm tra những điểm sau:

• Máy tính bảng này có tương thích với phần mềm POS không?
• Máy đọc thẻ có phù hợp với quy trình bán hàng không?
• Máy in hóa đơn có hoạt động đáng tin cậy ngay cả trong giờ cao điểm không?
• Máy quét mã vạch có hoạt động với danh mục sản phẩm không?
• Ngăn kéo đựng tiền và giá đỡ máy tính bảng có phù hợp để sử dụng trên mặt bàn không?
• Kết nối internet và nguồn điện có ổn định không?
• Thiết bị này có phù hợp cho bán hàng lưu động hay bán hàng cố định không?
• Chi phí hỗ trợ và thay thế có được quy định rõ ràng không?
• Liệu đội có thể sử dụng hệ thống mà không cần đào tạo chuyên sâu không?

Lonio hỗ trợ điều này như thế nào?

Lonio giúp doanh nghiệp xem xét toàn diện phần cứng POS cùng với phần mềm POS, quản lý kho, danh mục sản phẩm và báo cáo. Những doanh nghiệp chỉ mua thiết bị mà không đồng bộ hóa quy trình bán hàng, quản lý kho và báo cáo sẽ bỏ lỡ một phần giá trị của hệ thống.

Một điểm khởi đầu tốt là trang Thiết bị POS dạng máy tính bảng để kiểm tra phần cứng phù hợp. Các chức năng POS và bán hàng, danh mục sản phẩm, quản lý kho và báo cáo sau đó sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện hơn về hoạt động hàng ngày.

Phần kết luận

Hệ thống POS dạng máy tính bảng có thể là một lựa chọn gọn nhẹ, hiện đại và có khả năng mở rộng cho các doanh nghiệp nhỏ tại Áo – nhưng chỉ khi máy tính bảng, đầu đọc thẻ, máy in hóa đơn, máy quét mã vạch, phần mềm POS và dịch vụ hỗ trợ được phối hợp nhịp nhàng.

Trước khi mua, hãy thử nghiệm trong một tình huống thực tế: bán hàng, thanh toán bằng thẻ, in hóa đơn, quét mã vạch, sửa đơn hàng và kết thúc ngày làm việc. Nếu quy trình này diễn ra suôn sẻ, phần cứng bạn chọn có khả năng sẽ hoạt động đáng tin cậy trong sử dụng hàng ngày.

Câu hỏi thường gặp về hệ thống POS dạng máy tính bảng tại Áo

Hệ thống POS dạng máy tính bảng có phù hợp với mọi doanh nghiệp không?

Không phải lúc nào cũng vậy. Nó phù hợp với nhiều cửa hàng, quán cà phê, tiệm bánh và các doanh nghiệp nhỏ, nhưng phải đáp ứng được doanh số bán hàng, yêu cầu về phần cứng, diện tích quầy và phương thức thanh toán.

Một máy tính bảng có đủ dùng cho toàn bộ hệ thống thu ngân không?

Thông thường thì không. Máy tính bảng là cốt lõi của hệ thống, nhưng để vận hành hàng ngày, thường cần thêm đầu đọc thẻ, máy in hóa đơn, máy quét mã vạch, ngăn kéo đựng tiền và kết nối ổn định.

Tiêu chí quan trọng nhất khi chọn máy in hóa đơn là gì?

Các yếu tố quan trọng bao gồm khả năng tương thích phần mềm, tốc độ, độ tin cậy, loại kết nối, hỗ trợ và tính dễ sử dụng trong giờ cao điểm. Giá cả không phải là tiêu chí duy nhất đủ.

Phần cứng có nhất thiết phải đến từ cùng một nhà cung cấp với phần mềm không?

Không hoàn toàn cần thiết, nhưng khả năng tương thích và hỗ trợ phải được xác định rõ ràng. Nếu phần cứng và phần mềm đến từ các nhà cung cấp khác nhau, cần phải xác định trước khi mua ai chịu trách nhiệm thiết lập và khắc phục sự cố.