Nhận Hàng Nhà Hàng: Kiểm Soát Chênh Lệch, Tồn Kho và Đối Chiếu Hóa Đơn

Nhận hàng không phải là kết thúc mua hàng. Trước khi tăng tồn kho hoặc duyệt thanh toán, cần so số lượng, giá và chất lượng thực tế với đơn mua đã phê duyệt.

Kiểm tra trước khi nhận

Xác nhận số đơn mua, nhà cung cấp, ngày, món hàng dự kiến, giá, đơn vị đo và điều kiện chất lượng. Lô hàng không có tham chiếu rõ ràng phải chờ kiểm tra.

Kiểm tra số lượng và chất lượng

• Số lượng đặt, giao và chấp nhận
• Đơn vị đặt, giao và tiêu dùng cùng hệ số quy đổi
• Giá, chiết khấu và điều kiện
• Hư hỏng, nhiệt độ, hạn dùng và bao bì
• Hàng thay thế, dư hoặc sai

Tách giao đủ và giao một phần

Với giao một phần, số đã nhận, chấp nhận, từ chối và còn mở, trạng thái dòng và ngày hẹn tiếp theo phải ở cùng đơn mua. Đóng đơn sớm sẽ che mất phần thiếu.

Kiểm soát đơn vị đo

Nhầm thùng, gói, kilogram và đơn vị tiêu dùng là nguyên nhân phổ biến gây sai tồn kho. Kiểm tra đơn vị và hệ số trước khi nhập kho.

Đối chiếu ba bên

So đơn mua, biên nhận thực tế và hóa đơn nhà cung cấp. Số lượng và giá phải trả dựa trên hàng đã chấp nhận và điều kiện đã thỏa thuận.

• Đơn mua: đã duyệt gì và giá bao nhiêu?
• Nhận hàng: thực tế nhận và chấp nhận gì?
• Hóa đơn: nhà cung cấp yêu cầu gì?

Hàng nhận có điều kiện hoặc bị từ chối

Hàng hỏng, sai hoặc không phù hợp không được đưa vào tồn kho sử dụng bình thường. Ghi trạng thái chấp nhận, có điều kiện, từ chối, trả lại hoặc kiểm tra cùng người chịu trách nhiệm. Tiêu chí an toàn thực phẩm theo quy trình địa phương đã xác nhận.

Luồng duyệt chênh lệch

1. Ghi chênh lệch số lượng, giá hoặc chất lượng.
2. Thêm bằng chứng và giải thích của người nhận.
3. Chỉ tăng tồn kho theo số đã phê duyệt.
4. Liên kết ghi có, thay thế hoặc sửa hóa đơn với nhà cung cấp.
5. Ghi kết quả cuối và người duyệt.

Giữ chứng từ hỗ trợ

Phiếu giao hàng, số hóa đơn, ảnh, nhật ký nhiệt độ, ghi chú và trao đổi được gắn với hồ sơ mua nếu cấu hình hỗ trợ.

Tình huống thực tế

Nhà hàng đặt mười thùng đồ uống. Tám thùng tốt, một thùng hỏng và một thùng không được giao. Tám thùng vào tồn kho sử dụng, thùng hỏng bị từ chối và một thùng còn mở. Hóa đơn được giữ hoặc sửa cho tới khi khớp với hàng đã chấp nhận.

Chỉ số nhà cung cấp

• Giao đủ và đúng hạn
• Thiếu hoặc sai hàng
• Chênh lệch giá
• Hàng hỏng hoặc bị từ chối
• Thời gian xử lý và ghi có

Lonio có thể hỗ trợ thế nào?

Tùy cấu hình đã xác nhận, Lonio có thể nối đơn mua, nhận hàng, biến động tồn kho, nhà cung cấp và báo cáo. Nhập kho tự động, phê duyệt, tệp đính kèm và đối chiếu hóa đơn phải được kiểm tra trong hệ thống thực tế.

Kết luận

Nhận hàng chính xác ngăn tồn kho sai, thiếu hàng bị bỏ sót và thanh toán nhầm.

Câu hỏi thường gặp

Tồn kho tăng theo đơn mua hay hàng thực nhận?

Chỉ số lượng thực nhận và được duyệt mới tăng tồn kho sử dụng.

Giao một phần được ghi thế nào?

Ghi số đã nhận, phần còn lại mở với trạng thái và ngày tiếp theo.

Đối chiếu ba bên là gì?

So sánh đơn mua, biên nhận thực tế và hóa đơn nhà cung cấp.

Hàng hỏng được xử lý thế nào?

Đánh dấu từ chối, trả lại hoặc kiểm tra, ngoài tồn kho bình thường.