Quản lý mua hàng và nhà cung cấp tại Áo: Khi hệ thống POS, quản lý…

Tại nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Áo, Mua sắm vẫn được kiểm soát riêng biệt với doanh số bán hàng hàng ngày. Việc bán hàng được xử lý thông qua... Hệ thống POSHàng tồn kho được quản lý bằng tệp tin hoặc phần mềm khác, và các đơn đặt hàng được theo dõi với nhà cung cấp qua email, tin nhắn hoặc bảng tính riêng. Chừng nào khối lượng công việc còn ít, sự tách biệt này có vẻ dễ quản lý. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển, các lỗi sẽ nhanh chóng bộc lộ: hàng hóa đặt quá muộn, sản phẩm đặt quá nhiều, mức tồn kho không khớp với thực tế trong hệ thống, hoặc báo cáo không đủ thông tin để đưa ra quyết định.

Chính điểm kết nối này là chủ đề của hướng dẫn này. Tại Áo, hoạt động mua sắm không chỉ đơn thuần là một nhiệm vụ hành chính hậu trường, mà còn là một phần không thể thiếu trong sự tương tác giữa bán hàng, tồn kho, tính thanh khoản và trải nghiệm khách hàng. Nếu điều đó Hệ thống POS cùng với Hàng tồn kho và Mua sắm Khi được xem xét trong một quy trình làm việc liên tục, ban quản lý có thể đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu tốt hơn, và nhóm sẽ giảm bớt gánh nặng do sự trùng lặp công việc trong công việc hàng ngày.

Các hệ thống đám mây như Lonio có thể đơn giản hóa quy trình này vì chúng hợp nhất dữ liệu bán hàng, tồn kho, đơn đặt hàng, nhà cung cấp, báo cáo và dữ liệu hoạt động vào một không gian làm việc duy nhất, được tổ chức khoa học. Mục tiêu không chỉ là ghi lại giao dịch bán hàng hoặc đơn đặt hàng, mà còn đảm bảo mỗi giao dịch bán hàng cung cấp bức tranh chính xác hơn cho nhu cầu mua hàng trong tương lai.

Hướng dẫn này dành cho các cửa hàng, quán cà phê, tiệm bánh, doanh nghiệp dịch vụ, nhà bán lẻ và các công ty Áo muốn cơ cấu lại quy trình bán hàng và mua sắm của mình hiệu quả hơn. Nội dung văn bản chỉ mang tính chất thông tin và không thay thế cho tư vấn thuế, kế toán hoặc pháp lý.

Vì sao việc mua hàng không nên tách rời khỏi việc bán hàng.

Khi việc quản lý bán hàng và mua hàng được thực hiện ở hai bộ phận riêng biệt, các quyết định mua hàng thường được đưa ra quá muộn hoặc dựa trên ước tính. Ví dụ, ban quản lý có thể thấy một sản phẩm đang trở nên khan hiếm nhưng không biết liệu sự giảm lượng hàng tồn kho là do doanh số thực tế, điều chỉnh thủ công, hàng trả lại, hao hụt hay chuyển giao nội bộ. Kết quả là, hoặc đặt hàng quá nhiều hoặc hành động được thực hiện quá muộn.

Việc liên kết dữ liệu bán hàng với mức tồn kho giúp làm rõ mô hình tiêu thụ của từng sản phẩm. Và việc liên kết tồn kho với đơn đặt hàng cho phép nhóm quản lý biết chính xác cần đặt hàng lại những gì, từ nhà cung cấp nào, với mức độ ưu tiên nào và cho địa điểm hoặc nhóm sản phẩm nào. Mối liên hệ này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp có nhiều nhóm sản phẩm, nhiều nhà cung cấp hoặc doanh số bán hàng theo mùa.

Trên thực tế, việc kết hợp mua và bán diễn ra như thế nào?

Giả sử một tiệm bánh ở Vienna bán bánh mì, bánh ngọt, cà phê và các sản phẩm đóng gói hàng ngày. Nếu doanh thu hàng ngày được ghi lại trong hệ thống bán hàng, nhưng lượng tiêu thụ bột mì, sữa, trứng, bao bì và thành phẩm không được hiển thị trong hệ thống quản lý kho, thì ban quản lý phải dựa vào kinh nghiệm, trí nhớ hoặc ghi chú của nhân viên để đặt hàng cho tuần tiếp theo.

Doanh số bán hàng, Hàng tồn kho Và Mua sắm Tuy nhiên, khi được kết nối, hệ thống cung cấp bức tranh rõ ràng hơn về loại nguyên liệu nào được tiêu thụ nhanh hơn, sản phẩm nào bán chậm hơn, sản phẩm nào sắp đạt mức tồn kho tối thiểu và sản phẩm nào cần đặt hàng từ nhà cung cấp. Điều này giúp việc mua hàng chính xác hơn, giảm lãng phí và đưa ra quyết định tốt hơn trong những ngày bận rộn.

Vai trò của hệ thống máy tính tiền trong quyết định mua hàng

MỘT Hệ thống POS Nó không chỉ đơn thuần là nơi ghi nhận khoản thanh toán. Trong một hệ thống vận hành tốt, mỗi giao dịch bán hàng là một tín hiệu cho việc quản lý tồn kho, báo cáo và lên kế hoạch mua hàng tiếp theo. Khi một sản phẩm được bán, tồn kho cần được cập nhật. Nếu tồn kho đạt đến một ngưỡng nhất định, hệ thống cần thông báo cho nhóm rằng đơn hàng sắp đến. Nếu một nhóm sản phẩm bán chậm hơn, việc mua hàng tiếp theo cần được lên kế hoạch cẩn trọng hơn.

Do đó, việc lựa chọn Hệ thống máy tính tiền ở Áo Vấn đề không chỉ nằm ở vẻ bề ngoài hay tốc độ thanh toán. Câu hỏi quan trọng là: Hệ thống có thể liên kết doanh số bán hàng với tồn kho, mua hàng, nhà cung cấp và báo cáo hoạt động hay không? Nếu câu trả lời không rõ ràng, công ty có thể sẽ phải bổ sung thêm một công cụ riêng biệt cho từng lĩnh vực và cuối cùng lại rơi vào tình trạng khó hiểu tương tự.

Quản lý tồn kho đóng vai trò là cầu nối giữa bộ phận bán hàng và bộ phận mua hàng.

Hệ thống quản lý tồn kho là giao diện giữa hàng hóa đã bán và hàng hóa cần bổ sung. Nếu không có tồn kho chính xác, việc mua hàng chính xác là không thể. Một hệ thống phù hợp cần hiển thị những mặt hàng nào sắp hết, sản phẩm nào đã lưu kho quá lâu và nhóm sản phẩm nào hoạt động tốt hơn trong các giai đoạn khác nhau.

Đối với một doanh nghiệp bán lẻ, điều này có thể bao gồm việc kiểm tra kích thước, màu sắc, kiểu dáng hoặc mã vạch. Đối với một quán cà phê hoặc tiệm bánh, điều đó có thể bao gồm việc quản lý nguyên liệu thô, thành phẩm, lượng tiêu thụ hàng ngày và đơn đặt hàng hàng tuần. Đối với một doanh nghiệp dịch vụ, điều đó có thể bao gồm việc kiểm soát doanh số bán hàng, vật tư tiêu hao và đặt hàng định kỳ từ nhà cung cấp.

Quản lý mua hàng riêng biệt so với hệ thống tích hợp.

Chủ đề: Quản lý riêng biệt qua tệp, email hoặc tin nhắn; Quản lý tích hợp với hệ thống POS, tồn kho và mua hàng. Quyết định mua hàng dựa trên ước tính, kinh nghiệm hoặc xem xét thủ công dựa trên doanh số bán hàng, mức tồn kho, số lượng tối thiểu và báo cáo. Sai lệch tồn kho so với thực tế rất dễ xảy ra; việc cập nhật được thực hiện thường xuyên hơn thông qua doanh số bán hàng và biên nhận hàng hóa. Đơn đặt hàng từ nhà cung cấp được theo dõi qua email, tin nhắn hoặc tệp riêng biệt; có thể truy vết trong quy trình mua hàng và tồn kho. Tình trạng thiếu hàng thường được phát hiện quá muộn; chúng có thể được phát hiện sớm hơn thông qua số lượng tối thiểu và cảnh báo. Báo cáo hoạt động rời rạc và tốn thời gian. Doanh số bán hàng, tồn kho và mua hàng có thể được đánh giá cùng nhau.

Khi một công ty cần có cơ cấu mua sắm

Hầu hết mọi doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa, vật tư tiêu hao hoặc thiết bị hàng ngày đều cần một quy trình mua hàng được tổ chức bài bản. Những dấu hiệu sau đây thường cho thấy đã đến lúc cần đơn giản hóa quy trình mua hàng:

• Các đơn đặt hàng chủ yếu được theo dõi thông qua bộ nhớ, tin nhắn hoặc một tập tin riêng biệt.
• Những sản phẩm bán chạy đôi khi đột nhiên hết hàng.
• Một số sản phẩm được mua vượt quá nhu cầu, dẫn đến tình trạng vốn bị kẹt trong hàng tồn kho.
• Nhóm không biết đơn hàng cuối cùng đến từ nhà cung cấp nào hoặc tình trạng của đơn hàng ra sao.
• Báo cáo doanh số không có liên quan rõ ràng đến quyết định mua hàng tiếp theo.
• Để xác định số lượng hàng tồn kho thực tế, ban quản lý cần hỏi thông tin từ nhiều người hoặc hồ sơ khác nhau.
• Sự chênh lệch giữa hàng hóa đã đặt và hàng hóa nhận được không được ghi chép đầy đủ.

Quy trình mua hàng hiệu quả hoạt động như thế nào?

Quy trình mua hàng không nhất thiết phải phức tạp, nhưng cần phải minh bạch. Đối với nhiều doanh nghiệp Áo, quy trình hợp lý bắt đầu từ việc xác định nhu cầu, tiếp tục bằng việc kiểm tra hàng tồn kho và doanh số bán hàng, và kết thúc bằng việc đặt hàng, nhận hàng và báo cáo.

1. Xác định nhu cầu dựa trên doanh số bán hàng, số lượng tối thiểu hoặc kế hoạch theo mùa.
2. Kiểm tra mức tồn kho thực tế và hàng hóa đã đặt.
3. Chọn nhà cung cấp chính hoặc nhà cung cấp thay thế.
4. Nhập thông tin chi tiết đơn hàng bao gồm số lượng, giá cả và ngày giao hàng dự kiến.
5. Theo dõi trạng thái đơn hàng cho đến khi nhận được hàng.
6. Ghi nhận hàng hóa nhập kho và kiểm tra sự chênh lệch giữa đơn đặt hàng và hàng giao.
7. Cập nhật tồn kho sau khi nhận hàng.
8. Phân tích tác động của việc mua hàng đến doanh thu, lợi nhuận và báo cáo hoạt động kinh doanh.

Khi các bước này được thực hiện trong một hệ thống, hoặc ít nhất là trong một quy trình liên kết, quyết định mua hàng sẽ trở nên minh bạch hơn. Hơn nữa, lỗi do con người giảm thiểu vì nhóm không phải nhập dữ liệu nhiều lần.

Các báo cáo giúp cải thiện việc mua sắm.

Báo cáo mua hàng không chỉ đơn thuần là danh sách các đơn đặt hàng. Một báo cáo hữu ích cần giúp ban quản lý hiểu được những sản phẩm nào thực sự đáng để đặt hàng lại và những sản phẩm nào cần được cân nhắc kỹ lưỡng. Ví dụ, nếu một sản phẩm bán chạy nhưng có nhiều hàng trả lại hoặc giảm giá đáng kể, quyết định mua hàng sẽ khác so với sản phẩm có doanh số ổn định và lợi nhuận cao hơn.

• Việc bán một sản phẩm hoặc một nhóm hàng hóa trong các khoảng thời gian khác nhau.
• Mức tồn kho hiện tại, số lượng tối thiểu và cảnh báo thiếu hàng.
• Các mặt hàng bán chậm hoặc tồn kho quá nhiều.
• Các đơn hàng đang chờ xử lý, đơn hàng đã nhận và tình trạng chậm trễ.
• Đánh giá hiệu quả hoạt động của nhà cung cấp dựa trên thời gian giao hàng và tính ổn định nguồn cung.
• Chênh lệch giữa số lượng đặt hàng và số lượng nhận được.
• Mối quan hệ giữa doanh thu, hàng tồn kho, mua hàng và các báo cáo hoạt động kinh doanh.

Quy định về an toàn máy tính tiền (RKSV) và việc mua sắm hàng hóa – mối liên hệ giữa chúng là gì?

RKSV và nghĩa vụ sử dụng máy tính tiền (Registrierkassenpflicht) Tại Áo, trọng tâm chủ yếu là ghi nhận doanh số bán hàng, biên lai và tài liệu giao dịch, chứ không phải quy trình đặt hàng. Tuy nhiên, một doanh nghiệp ghi chép doanh số bán hàng, hàng tồn kho và mua hàng tốt hơn thường có cái nhìn rõ ràng hơn về hoạt động của mình. Sự minh bạch này rất cần thiết cho công tác kế toán, lập kế hoạch và giao tiếp với ban quản lý. cố vấn thuế hữu ích.

Điều quan trọng cần lưu ý là không có phần mềm nào được coi là đảm bảo tuân thủ tất cả các yêu cầu. Nên tham khảo ý kiến ​​chuyên gia có trình độ để đánh giá chính xác tình hình thuế, kế toán hoặc pháp lý.

Lonio đơn giản hóa con đường này như thế nào?

Lonio được thiết kế dành cho các doanh nghiệp muốn quản lý bán hàng, tồn kho, dữ liệu khách hàng, mua hàng, báo cáo và hoạt động hàng ngày trong một không gian làm việc duy nhất, được tổ chức khoa học, thay vì sử dụng nhiều công cụ rải rác. Đối với bán hàng, trang (Máy tính tiền và Bán hàng) trong Lonio cung cấp cái nhìn tổng quan rõ ràng hơn về máy tính tiền và quy trình bán hàng. Đối với kiểm soát tồn kho, trang (Quản lý tồn kho và Kho hàng) trong phù hợp chặt chẽ với các yêu cầu hoạt động.

Nếu trọng tâm của bạn là đặt hàng, nhà cung cấp và tiếp nhận hàng hóa, trang Quản lý Mua hàng và Nhà cung cấp sẽ hiển thị mối quan hệ giữa mua hàng và tồn kho. Đối với các quyết định quản lý, trang Báo cáo trong Lonio có thể giúp chuyển đổi doanh số bán hàng, tồn kho và mua hàng thành các tín hiệu có thể hành động được.

Nếu bạn muốn quản lý bán hàng, tồn kho và mua hàng trong một hệ thống kết nối, bạn có thể yêu cầu bản demo hoặc tư vấn qua trang Contact tới Lonio .

Danh sách kiểm tra để lựa chọn hệ thống mua sắm và đấu thầu

Trước khi lựa chọn hoặc thay đổi hệ thống, hãy đặt những câu hỏi này trong buổi giới thiệu sản phẩm hoặc buổi đánh giá nội bộ:

• Việc bán từng sản phẩm có tự động ảnh hưởng đến lượng hàng tồn kho không?
• Có thể quy định số lượng tối thiểu hoặc cảnh báo trong trường hợp thiếu hàng không?
• Hệ thống có thể hiển thị đề xuất đơn đặt hàng hoặc yêu cầu mua hàng dựa trên mức tồn kho hiện tại không?
• Liệu đơn đặt hàng và nhà cung cấp có hiển thị trong cùng một quy trình làm việc không?
• Liệu có thể quản lý nhà cung cấp chính và nhà cung cấp thay thế cho từng mặt hàng không?
• Việc nhận hàng có cập nhật tồn kho sau khi đơn hàng được tiếp nhận không?
• Liệu sự chênh lệch giữa đơn đặt hàng và hàng hóa nhận được có thể phát hiện được không?
• Các báo cáo có chỉ ra những mặt hàng nào cần được đặt hàng lại không?
• Dữ liệu có thể được xuất khẩu để phục vụ mục đích kế toán, quản lý và kiểm toán kỹ thuật không?
• Hệ thống này có dễ sử dụng cho nhân viên không, hay vẫn phải dựa vào các tệp tin riêng biệt?

Nguồn thông tin chính thức để xem xét thêm.

Đối với các chủ đề liên quan đến việc ghi nhận doanh số bán hàng và các yêu cầu về hệ thống POS tại Áo, các nguồn chính thức như... Điểm độc đáo của Registrierkassenpflicht, BMF dành cho máy tính tiền Và WKO đến Registrierkassenpflicht dành cho doanh nghiệp Đây là một điểm khởi đầu tốt. Các nguồn này không thay thế cho cuộc kiểm toán nội bộ, cụ thể của công ty bạn.

Phần kết luận

Tại Áo, việc quản lý mua sắm sẽ hiệu quả hơn khi không tách rời khỏi bộ phận bán hàng và tồn kho. Nếu hệ thống điểm bán chỉ ghi nhận thanh toán, bộ phận quản lý vẫn cần các công cụ riêng biệt cho tồn kho, đặt hàng và báo cáo. Nếu bộ phận bán hàng, Hàng tồn kho Và Mua sắm Tuy nhiên, trong một quy trình được kết nối, quyết định mua hàng sẽ trở nên nhanh hơn, chính xác hơn và dễ hiểu hơn.

Đối với các doanh nghiệp đang phát triển, kết nối này không chỉ là một chức năng phần mềm mà còn là nền tảng cho việc kiểm soát thanh khoản tốt hơn, giảm thiểu tình trạng thiếu hàng, giảm tồn kho dư thừa và đưa ra các quyết định vận hành an toàn hơn.

Câu hỏi thường gặp

Liệu mọi doanh nghiệp nhỏ ở Áo đều cần phần mềm mua hàng?

Nếu doanh nghiệp chỉ có một vài mặt hàng, một quy trình đơn giản có thể là đủ. Tuy nhiên, ngay khi số lượng sản phẩm, nhà cung cấp hoặc đơn đặt hàng tăng lên, việc tích hợp mua hàng, bán hàng và quản lý tồn kho sẽ mang lại giá trị vận hành rõ rệt.

Sự khác biệt giữa tồn kho và mua hàng là gì?

Quản lý tồn kho đề cập đến mức tồn kho hiện tại và sự lưu chuyển hàng hóa. Quản lý mua hàng bao gồm lập kế hoạch, đặt hàng và theo dõi việc mua hàng với nhà cung cấp. Cả hai nên được tích hợp để đảm bảo các quyết định mua hàng chính xác hơn.

Hệ thống bán hàng POS có thể quản lý cả đơn đặt hàng không?

Điều đó phụ thuộc vào hệ thống. Một số hệ thống chỉ ghi nhận doanh số bán hàng, trong khi một nền tảng vận hành toàn diện hơn có thể kết hợp bán hàng, tồn kho, mua hàng, nhà cung cấp và báo cáo.

Có mối liên hệ trực tiếp nào với RKSV không?

Máy RKSV chủ yếu dùng để ghi nhận doanh số bán hàng và lập chứng từ giao dịch. Tuy nhiên, dữ liệu bán hàng và tồn kho được tổ chức tốt vẫn có thể hữu ích cho mục đích kế toán và kiểm toán.

Lưu ý: Bài viết này chỉ mang tính chất thông tin chung và không cấu thành tư vấn pháp lý hoặc thuế. Để có thông tin ràng buộc về mặt pháp lý, vui lòng tham khảo ý kiến ​​cố vấn thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền.