Hệ thống POS cho khu vực ăn uống ngoài trời: chia bàn, tiền boa và…

Một khu vực ăn uống ngoài trời đầy đủ tiện nghi là dấu hiệu tốt nhất cho một mùa hè thành công – và đồng thời cũng là một trong những bài kiểm tra khó khăn nhất đối với dịch vụ, nhà bếp và máy tính tiền.

Nhiều bàn gọi món cùng lúc, khách muốn thanh toán riêng, tiền boa được đưa bằng tiền mặt hoặc thẻ, và các đơn đặt hàng phải được chuyển đến bếp và quầy bar ngay lập tức. Chính vào giờ cao điểm, người ta mới thấy rõ liệu hệ thống POS thực sự giúp giảm tải công việc cho nhân viên hay lại tạo thêm gánh nặng.

Bài viết này giải thích những chức năng POS nào đặc biệt hữu ích cho các nhà hàng ở Áo trong mùa hè và cách thức để nâng cao hiệu quả các quy trình thông thường tại khu vực ăn uống ngoài trời.

Thời điểm cao điểm: Vì sao mùa hè lại gây áp lực đặc biệt lên doanh thu?

Từ 12 giờ trưa đến 2 giờ chiều và vào buổi tối, nhiều hoạt động diễn ra đồng thời trong khu vườn bia: Thêm bàn mới, gọi thêm đồ uống, chuyển yêu cầu đặc biệt và chuẩn bị hóa đơn.

Trong tình huống này, mỗi bước thừa đều tốn thời gian. Nếu đội ngũ phục vụ phải thường xuyên di chuyển giữa khu vực chỗ ngồi ngoài trời, quầy bar và quầy thu ngân, thời gian chờ đợi và sai sót có thể xảy ra.

Do đó, một hệ thống bán hàng (POS) cung cấp các tính năng sau sẽ rất hữu ích:

• Quý khách có thể gọi món trực tiếp tại bàn.
• Sơ đồ bố trí bàn được chia rõ ràng thành khu vực trong nhà, sân thượng hoặc khu vườn bia.
• Cung cấp các mặt hàng bán chạy thường xuyên như nút quay số nhanh,
• và tự động chuyển tiếp đơn đặt hàng đến trạm chuẩn bị phù hợp.

Điều này đảm bảo quy trình đặt hàng vẫn rõ ràng ngay cả khi nhiều bàn muốn đặt hàng hoặc thanh toán cùng lúc.

Chia hóa đơn: Thanh toán riêng mà không cần chờ đợi lâu.

"Chúng ta sẽ thanh toán riêng" là điều thường thấy ở nhiều nhà hàng. Đặc biệt với các nhóm đông người, việc chia hóa đơn cần phải nhanh chóng và minh bạch.

Một hệ thống bán hàng hiện đại cần hỗ trợ nhiều tùy chọn khác nhau:

• Phân công từng mục cho từng người.
• chia các vị trí chung cho nhiều khách mời
• chia tổng số tiền thành các phần bằng nhau.
• Kết hợp thanh toán bằng tiền mặt và thẻ tại cùng một bàn.
• và ghi chép rõ ràng nhiều khoản thanh toán từng phần.

Nếu các mặt hàng được chia thành nhiều hóa đơn riêng biệt, hệ thống bán hàng cần tạo ra các biên lai chính xác và có thể truy vết. Tương tự, hóa đơn chung cho một bàn ăn do nhiều khách cùng thanh toán phải được phản ánh rõ ràng và đầy đủ trong hệ thống.

Điều quan trọng là đội ngũ dịch vụ không phải tự tay xóa các mục, nhập lại chúng vào hệ thống hoặc di chuyển chúng một cách khó khăn giữa các hóa đơn.

Ghi nhận tiền boa một cách minh bạch – cả tiền mặt và thẻ.

Việc boa tiền không còn chỉ giới hạn ở tiền mặt. Khi thanh toán bằng thẻ, khách hàng thường có thể chọn số tiền mong muốn trực tiếp tại máy POS hoặc nhờ nhân viên phục vụ nhập vào.

Để việc đóng sổ thu ngân được minh bạch, nên ghi riêng tiền boa và doanh thu thông thường. Điều này giúp dễ dàng truy vết các giao dịch sau này.

• Số tiền boa được đưa bằng tiền mặt là bao nhiêu?
• số tiền nhận được qua thanh toán bằng thẻ
• Cách phân phối tiền boa trong nhóm
• và những khoản tiền nào là phù hợp cho việc kế toán tiền lương và tư vấn thuế.

Đặc biệt là khi các quy định về tiền boa thống nhất hơn sẽ có hiệu lực trên toàn nước Áo vào năm 2026, các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ ăn uống nên làm việc với cố vấn thuế hoặc bộ phận tính lương của mình để thiết lập một quy trình nội bộ rõ ràng.

Một hệ thống bán hàng phù hợp sẽ hỗ trợ các quy trình này mà không làm lẫn lộn tiền boa với việc bán hàng hóa hoặc dịch vụ thực tế.

Khu bếp và quầy bar: Nhận đơn hàng mà không cần la hét hay giấy tờ lộn xộn.

Khu vực chỗ ngồi ngoài trời càng rộng, khoảng cách giữa nhân viên phục vụ, nhà bếp và quầy bar càng xa. Nếu các đơn đặt hàng được truyền đạt bằng lời nói hoặc viết tay trên những mẩu giấy nhỏ, nguy cơ hiểu nhầm và chậm trễ sẽ tăng lên.

Việc định tuyến trực tiếp từ máy tính tiền có thể giảm đáng kể khối lượng công việc. Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh, đơn đặt hàng có thể được gửi đến các trạm khác nhau, ví dụ:

• Gửi thức ăn đến máy in hoặc màn hình nhà bếp.
• Đồ uống tại quầy bar,
• Món tráng miệng được phục vụ tại một quầy riêng biệt.
• hoặc các nhóm sản phẩm cụ thể được chuyển đến một khu vực làm việc riêng biệt.

Ngoài số bàn và số thứ tự món ăn, thứ tự món ăn, số lượng và các yêu cầu đặc biệt cũng cần được thông báo rõ ràng.

Điều này cho phép đội ngũ phục vụ ở lại với khách lâu hơn và dành ít thời gian hơn giữa khu vực sân vườn bia, quầy bar và nhà bếp.

Cuối ngày sau một ngày hè dài.

Sau khi vị khách cuối cùng rời đi, kết thúc ngày cần được sắp xếp gọn gàng và hợp lý nhất có thể.

Điều này bao gồm, ở nhiều công ty:

• đếm tiền mặt
• Đối chiếu các khoản thanh toán thẻ
• Thu thập thông tin hoặc chuẩn bị chúng để phân phát sau này.
• Kiểm tra xem có sự khác biệt nào không.
• và tạo báo cáo đóng sổ hàng ngày hoặc báo cáo tổng kết ngày Z (Z-Bon).

Một hệ thống bán hàng hiển thị riêng biệt các khoản thanh toán bằng tiền mặt, thẻ, phiếu giảm giá và tiền boa có thể rút ngắn đáng kể quy trình này.

Dữ liệu sau đó được lưu trữ ở định dạng có cấu trúc để phục vụ cho việc lập báo cáo, xuất khẩu hoặc xử lý thêm bởi các cố vấn kế toán và thuế. Điều này giúp giảm thiểu công sức cần thiết cho việc nhập liệu thủ công và các chỉnh sửa sau đó.

Danh sách việc cần làm trong mùa cao điểm

Trước khi mùa hè bắt đầu, các nhà hàng nên xem xét kỹ lưỡng các quy trình quan trọng nhất tại quầy thu ngân của mình:

• Thiết lập các nút quay số nhanh cho các mặt hàng bán chạy nhất mùa hè.
• Cập nhật khu vực ăn uống ngoài trời và sơ đồ bố trí bàn.
• Thử nghiệm chia bàn và thanh toán từng phần với nhóm.
• Ghi chép rõ ràng tiền boa bằng tiền mặt và thẻ.
• Kiểm tra phiếu ăn và quầy bar để đảm bảo phân bổ chính xác.
• Kiểm tra trình tự bánh răng và các yêu cầu đặc biệt
• Phân công trách nhiệm cho việc kết thúc ngày làm việc
• Kiểm tra thiết bị thanh toán thẻ và máy tính tiền để đảm bảo đồng bộ hóa chính xác.
• Hãy chuẩn bị sẵn giấy dự phòng và vật tư tiêu hao cho máy in.
• Đào tạo đội ngũ để xử lý các giờ cao điểm và các trường hợp đặc biệt thường gặp.

Phần kết luận

Mùa hè không cho phép những quy trình phức tạp hoặc không rõ ràng. Nếu việc chia bàn, tiền boa, giao tiếp trong bếp và các thủ tục đóng cửa hàng ngày được ghi chép rõ ràng trong máy tính tiền, đội ngũ phục vụ có thể phục vụ nhiều khách hơn với ít áp lực hơn.

Đồng thời, các khoản thanh toán, biên lai và dữ liệu kết toán được ghi chép một cách có thể truy vết – một lợi thế quan trọng cho hoạt động liên tục và công tác kế toán sau này.

Lonio cho phép bạn lập bản đồ các quy trình quan trọng trong nhà hàng một cách rõ ràng và linh hoạt. Bạn có muốn đơn giản hóa việc chia bàn, tiền boa, đơn đặt hàng bếp và các thủ tục đóng cửa cuối ngày tại cơ sở kinh doanh của mình không? Trong buổi tư vấn ban đầu miễn phí, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách các quy trình hiện có của bạn có thể được triển khai với Lonio.

Lưu ý: Bài viết này chỉ mang tính chất thông tin chung và không cấu thành tư vấn pháp lý hoặc thuế. Để có thông tin ràng buộc về mặt pháp lý, vui lòng tham khảo ý kiến ​​cố vấn thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền.