Quản lý kho hàng tại Áo: Hướng dẫn về quản lý hàng tồn kho và mức…

Đối với nhiều doanh nghiệp nhỏ ở Áo, quản lý kho hàng là một trong những nhiệm vụ chỉ trở nên rõ ràng khi mọi thứ trục trặc. Nhưng ngay khi mặt hàng bán chạy nhất hết hàng, sản phẩm bán chậm vẫn còn trên kệ, việc kiểm kê hàng tồn kho mất rất nhiều thời gian, hoặc doanh số không khớp với lượng hàng tồn kho, thì tầm quan trọng của việc quản lý kho hàng đúng cách sẽ nhanh chóng được thể hiện.

Quản lý tồn kho nghĩa là kiểm soát một cách có hệ thống kho bãi, mức tồn kho và luồng hàng hóa. Đối với các doanh nghiệp, tiệm bánh, cửa hàng thời trang, quán cà phê, salon dịch vụ hoặc các hoạt động đa chi nhánh, đây không chỉ là một nhiệm vụ hậu cần. Tồn kho chính xác ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu, mua hàng, báo cáo, dòng tiền và trải nghiệm khách hàng.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi giải thích những điều mà các công ty Áo cần chú ý khi lựa chọn hoặc nâng cấp phần mềm quản lý kho, cách thức quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn, mối liên hệ giữa hàng tồn kho và hoạt động kinh doanh hàng ngày, cũng như những đóng góp mà phần mềm Lonio có thể mang lại.

Quản lý kho hàng thực chất là gì?

Về bản chất, quản lý hàng tồn kho nghĩa là biết những mặt hàng nào đang có trong kho, mỗi mặt hàng nằm ở đâu, đã bán được bao nhiêu, khi nào cần đặt hàng lại và mức độ khớp giữa hàng tồn kho thực tế và hàng tồn kho đã ghi nhận. Trên thực tế, điều này bao gồm bán hàng, mua hàng, nhận hàng, xuất hàng, trả lại hàng, chuyển hàng giữa các địa điểm và các báo cáo quản lý.

Trong một doanh nghiệp nhỏ, quản lý hàng tồn kho ban đầu có thể bắt đầu bằng bảng tính Excel hoặc ghi chú viết tay. Tuy nhiên, ngay khi số lượng sản phẩm, biến thể, mã vạch, chi nhánh hoặc đơn đặt hàng tăng lên, việc nhập dữ liệu thủ công sẽ dẫn đến nhiều lỗi. Do đó, hệ thống quản lý hàng tồn kho cần được tích hợp càng chặt chẽ càng tốt với quy trình bán hàng và điểm bán.

Để tìm hiểu về chức năng quản lý kho trung tâm của Lonio, trang Quản lý kho và hàng tồn kho là một điểm khởi đầu tốt.

Tại sao việc kiểm kê hàng tồn kho chính xác lại quan trọng đối với doanh số bán hàng?

Việc nắm rõ mức tồn kho chính xác là vô cùng quan trọng không chỉ đối với nhân viên kho mà còn đối với nhân viên bán hàng, quản lý và khách hàng. Nếu nhân viên bán hàng không biết mặt hàng đó còn trong kho hay không, phản hồi của họ đối với khách hàng sẽ chậm và không chắc chắn. Nếu quản lý không biết mức tồn kho thực tế, lần mua hàng tiếp theo sẽ trở thành một trò chơi đoán mò. Và nếu hệ thống bán hàng không phản ánh mức tồn kho thực tế, các báo cáo cũng sẽ không thể hiện đúng thực trạng.

Ví dụ, một cửa hàng thời trang cần biết những kích cỡ và màu sắc nào đang có sẵn. Một tiệm bánh cần biết những mặt hàng nào sẽ còn lại vào cuối ngày. Một quán cà phê nên theo dõi sát sao hơn lượng tiêu thụ nguyên liệu hoặc sản phẩm đóng gói. Trong tất cả các ví dụ này, quản lý hàng tồn kho không chỉ là công việc kho bãi, mà còn là một phần không thể thiếu trong việc ra quyết định hàng ngày.

Khi doanh số và tồn kho được liên kết, mỗi giao dịch bán hàng sẽ tự động cập nhật mức tồn kho. Điều này giúp giảm thiểu việc điều chỉnh thủ công và làm cho báo cáo đáng tin cậy hơn.

Kiểm kê hàng tồn kho nghĩa là gì và tại sao lại mất nhiều thời gian như vậy?

Kiểm kê hàng tồn kho nghĩa là đếm số lượng hàng hóa thực tế và so sánh với số liệu đã ghi nhận. Đối với nhiều doanh nghiệp, kiểm kê hàng tồn kho là một trong những công việc tốn nhiều thời gian nhất vì dữ liệu không được duy trì đúng cách trong suốt cả năm. Nếu doanh số bán hàng, hàng trả lại, hàng nhận và hàng điều chỉnh không được ghi nhận kịp thời, việc kiểm kê hàng tồn kho sẽ trở thành một công việc lớn.

Phần mềm tốt không thể thay thế việc kiểm kê thủ công, nhưng nó có thể đơn giản hóa và cải thiện đáng kể khả năng kiểm soát. Nếu các mặt hàng được phân loại đúng cách, mã vạch được lưu trữ chính xác, hàng hóa nhập và xuất được ghi lại, và có báo cáo về sự chênh lệch hàng tồn kho, thì việc quản lý hàng tồn kho sẽ trở nên dễ dự đoán hơn.

Do đó, không nên chỉ xem kiểm kê là một nhiệm vụ cuối năm. Với hoạt động hàng ngày hiệu quả, việc kiểm kê định kỳ, điều chỉnh sai sót và kiểm tra các mặt hàng dễ nhận thấy sẽ trở nên dễ dàng hơn đáng kể.

Hàng tồn kho và mối liên hệ của nó với hoạt động kinh doanh hàng ngày.

Tình trạng tồn kho mô tả trạng thái hiện tại của hàng hóa. Tình trạng này phải được cập nhật dựa trên doanh số bán hàng hàng ngày. Nếu một mặt hàng được bán mà tồn kho chưa được cập nhật, báo cáo tồn kho sẽ nhanh chóng trở nên không chính xác. Nếu mức tồn kho giảm mà nhóm quản lý không nhận thấy, doanh số bán hàng sẽ bị mất hoặc khách hàng nhận được thông tin không chính xác.

Một hệ thống phù hợp cần hiển thị những mặt hàng nào còn trong kho, mặt hàng nào sắp hết, mặt hàng nào bán chậm và mặt hàng nào cần đặt hàng lại. Đối với các doanh nghiệp có nhiều loại sản phẩm, những báo cáo như vậy giúp đưa ra quyết định mua hàng chính xác hơn.

Trong Lonio, việc liên kết tồn kho với doanh số bán hàng và báo cáo có thể giúp giảm thiểu sự phân mảnh dữ liệu hoạt động. Trang (Máy tính tiền) và (Bán hàng) cũng hữu ích trong việc hiểu vai trò của bán hàng trong bối cảnh này.

Cấu trúc mã vạch, danh mục và sản phẩm

Nếu sản phẩm không được thiết lập chính xác, việc quản lý tồn kho cũng không thể chính xác. Tên sản phẩm, danh mục, giá cả, mã vạch, biến thể, đơn vị đo lường và tình trạng tồn kho phải được cấu trúc hợp lý ngay từ đầu. Nếu không, sự nhầm lẫn sẽ nhanh chóng phát sinh trong nhóm khi thực hiện bán hàng, mua hàng, báo cáo và kiểm kê tồn kho.

Mã vạch có thể giúp tăng tốc độ và độ chính xác đáng kể, đặc biệt trong lĩnh vực bán lẻ, thời trang, các tiệm bánh lớn, siêu thị nhỏ hoặc các cửa hàng có nhiều loại sản phẩm. Khi máy quét mã vạch được kết nối với hệ thống quản lý kho, nguy cơ chọn sai sản phẩm sẽ giảm đi, và dữ liệu bán hàng được ghi nhận chính xác hơn.

Về cấu trúc sản phẩm, trang Katalog tại Lonio sẽ hữu ích.

Sắp xếp lại thứ tự thay vì dựa vào trực giác.

Một lợi thế quan trọng của quản lý tồn kho là việc đặt hàng lại dựa ít hơn vào phỏng đoán và nhiều hơn vào dữ liệu. Nếu hệ thống cho thấy một mặt hàng đang bán nhanh, lượng hàng tồn kho đang giảm dần hoặc mùa vụ đang đến gần, nhóm có thể phản ứng sớm. Ngược lại, nếu một mặt hàng đã tồn kho quá lâu, việc đặt hàng lại có thể không mang lại hiệu quả.

Việc đặt hàng lại sẽ dễ dàng hơn khi doanh số bán hàng, tồn kho và nhà cung cấp được liên kết với nhau. Công ty cần có khả năng xem những mặt hàng nào cần đặt hàng, nên mua từ nhà cung cấp nào và khi nào việc nhận hàng làm tăng lượng hàng tồn kho.

Đối với các doanh nghiệp coi trọng việc mua sắm và tìm nguồn cung ứng, trang Einkauf bei Lonio có thể hữu ích.

Các báo cáo kiểm kê thực sự hữu ích

Báo cáo tồn kho không chỉ đơn thuần là danh sách các mặt hàng. Nó cần cung cấp thông tin hỗ trợ cho việc ra quyết định. Ban quản lý cần biết các mặt hàng tồn kho thấp, sản phẩm bán chạy nhất, hàng hóa bán chậm, sự chênh lệch tồn kho và giá trị ước tính của hàng hóa. Thông tin này rất quan trọng cho việc mua hàng, khuyến mãi bán hàng, trưng bày sản phẩm và lập kế hoạch dòng tiền.

Nếu một cửa hàng có nhiều mặt hàng trong một danh mục bán chậm, vốn sẽ bị kẹt trong hàng tồn kho. Nếu một mặt hàng bán chạy được đặt hàng lại quá muộn, cơ hội bán hàng sẽ bị bỏ lỡ. Một báo cáo tốt sẽ giúp làm rõ những xu hướng này.

Trang Reports tại Lonio thích hợp để phân tích doanh số và hàng tồn kho.

Quản lý kho hàng cho nhiều địa điểm

Khi một công ty vận hành nhiều cửa hàng bán lẻ, việc quản lý hàng tồn kho trở nên phức tạp hơn. Cần phải làm rõ mỗi địa điểm đang nắm giữ lượng hàng tồn kho nào, liệu hàng hóa có được chuyển giữa các chi nhánh hay không, ai được phép điều chỉnh hàng tồn kho và báo cáo trung tâm được tạo ra như thế nào. Nếu không có cấu trúc rõ ràng, một sản phẩm có thể hết hàng ở một địa điểm và không bán được ở địa điểm khác mà nhóm quản lý không kịp nhận ra.

Với nhiều địa điểm kinh doanh, cả cái nhìn tổng quan từ trung tâm và thông tin chi tiết từng địa điểm đều rất quan trọng. Ban quản lý cần duy trì cái nhìn tổng quát về toàn bộ danh mục đầu tư đồng thời có khả năng đánh giá từng địa điểm riêng lẻ. Điều này đặc biệt đúng đối với các doanh nghiệp đang phát triển, nhà hàng đa chi nhánh, cửa hàng tạm thời và các hoạt động theo mùa.

Trong trường hợp này, việc báo cáo tập trung, quản lý kho dựa trên vị trí và quyền người dùng trở nên quan trọng hơn.

Những sai lầm thường gặp trong quản lý kho hàng

Nhiều lỗi trong quản lý kho không bắt nguồn từ phần mềm mà từ quy trình. Nếu nhóm không biết khi nào hàng hóa được nhập kho, ai là người xử lý hàng trả lại, hoặc cách thức ghi nhận hàng hóa hư hỏng và hết hạn sử dụng, thì ngay cả phần mềm tốt cũng sẽ cho ra dữ liệu không chính xác.

• Sản phẩm và danh mục không được định nghĩa rõ ràng.
• Hàng trả lại hoặc hao hụt không được ghi nhận.
• Doanh thu và hàng tồn kho là hai khoản riêng biệt.
• Không yêu cầu mức tồn kho tối thiểu để đặt hàng lại.
• Việc kiểm kê chỉ được thực hiện trong trường hợp có sự chênh lệch lớn.
• Danh sách song song bên ngoài hệ thống chính
• Không có người nào được chỉ định rõ ràng chịu trách nhiệm về việc điều chỉnh hàng tồn kho.

Do đó, khi lựa chọn hệ thống, người ta không chỉ nên xem xét các chức năng mà còn phải kiểm tra xem phần mềm có phù hợp với quy trình làm việc thực tế trong nhóm của mình hay không.

Danh sách kiểm tra khi lựa chọn phần mềm quản lý kho

Trước khi đưa ra quyết định cuối cùng, những điểm này cần được làm rõ trong buổi giới thiệu sản phẩm hoặc trong cuộc thảo luận với nhà cung cấp:

• Quản lý bán hàng và quản lý kho hàng có được thực hiện thông qua cùng một quy trình không?
• Việc quản lý sản phẩm, danh mục, mã vạch và biến thể có dễ dàng không?
• Việc kiểm kê hàng tồn kho và điều chỉnh sai lệch hàng tồn kho có dễ dàng không?
• Có báo cáo nào về các mặt hàng tồn kho ít và các mặt hàng bán chạy nhất không?
• Việc đặt hàng lại và nhận hàng có thể theo dõi được không?
• Liệu có thể quản lý nhiều địa điểm hoặc kho hàng cùng lúc không?
• Liệu quyền truy cập của người dùng vào việc chỉnh sửa hàng tồn kho có thể kiểm soát được không?
• Có tùy chọn xuất dữ liệu dành cho các cố vấn kế toán và thuế không?
• Hệ thống này có khả năng mở rộng để đáp ứng sự phát triển kinh doanh trong tương lai không?

Lonio hỗ trợ điều này như thế nào?

Máy Lonio phù hợp với các doanh nghiệp muốn tích hợp chặt chẽ hoạt động bán hàng, quản lý kho, danh mục sản phẩm, mua hàng và báo cáo. Nếu giao dịch bán hàng được ghi nhận tại điểm bán, thì quản lý kho và báo cáo cũng cần được thực hiện theo cùng một quy trình. Sự tích hợp này giúp giảm thiểu việc phải dựa vào phỏng đoán khi đưa ra quyết định.

Nếu bạn quan tâm đến quản lý hàng tồn kho, trang Quản lý Hàng tồn kho và Kho bãi là nơi tốt để bắt đầu. Nếu cấu trúc sản phẩm và mã vạch quan trọng, bạn nên xem qua danh mục sản phẩm. Nếu việc đặt hàng lại và nhà cung cấp là vấn đề liên quan, phần Mua hàng là nơi cần tìm. Và để hiểu được tác động của hàng tồn kho đến doanh số bán hàng và việc ra quyết định, các báo cáo là rất cần thiết.

Phần kết luận

Tại Áo, quản lý kho hàng không chỉ đơn thuần là công cụ lưu trữ cho các doanh nghiệp nhỏ. Kiểm soát hàng tồn kho chính xác có liên quan mật thiết đến doanh số bán hàng, mua hàng, báo cáo, kiểm kê, tính thanh khoản và trải nghiệm khách hàng. Nếu dữ liệu hàng tồn kho không chính xác, các quyết định mua hàng, đặt hàng lại và thậm chí cả việc cung cấp thông tin cho khách hàng sẽ trở nên không chắc chắn.

Trước khi chọn phần mềm, hãy thử nghiệm với kịch bản của riêng bạn: tạo sản phẩm, định nghĩa mã vạch hoặc biến thể, ghi nhận giao dịch bán hàng, kiểm tra tồn kho, nhập hàng và truy xuất báo cáo hàng tồn kho thấp. Nếu quy trình này rõ ràng và đơn giản, hệ thống đó sẽ phù hợp hơn với hoạt động hàng ngày của bạn. Đối với các câu hỏi về thuế và pháp lý liên quan đến hệ thống POS, nghĩa vụ cấp biên lai (Belegerteilungspflicht) hoặc Quy định về an toàn máy tính tiền (RKSV), bạn cũng nên tham khảo ý kiến ​​của cố vấn thuế.

Các câu hỏi thường gặp về quản lý kho hàng tại Áo

Liệu doanh nghiệp nhỏ có thực sự cần hệ thống quản lý kho hàng không?

Nếu doanh nghiệp của bạn kinh doanh hàng hóa, nguyên vật liệu hoặc sản phẩm có thể bán được, quản lý tồn kho có thể giảm đáng kể các lỗi trong kho, mua hàng sai và mất doanh thu. Độ phức tạp cần thiết của hệ thống phụ thuộc vào số lượng mặt hàng và quy trình của bạn.

Liệu phần mềm có loại bỏ hoàn toàn nhu cầu quản lý kho hàng không?

Không, việc kiểm kê hàng tồn kho thực tế thường vẫn cần thiết. Tuy nhiên, phần mềm có thể đơn giản hóa đáng kể quy trình kiểm kê, vì nó cho phép ghi chép tốt hơn các mặt hàng, mã vạch, hàng hóa nhận được, hàng hóa xuất ra và các sai lệch.

Hệ thống quản lý kho có cần kết nối với hệ thống bán hàng tại điểm bán không?

Đúng vậy, trong nhiều doanh nghiệp. Nếu doanh thu và hàng tồn kho được tách biệt, dữ liệu có thể nhanh chóng trở nên mất cân bằng. Việc kết nối với hệ thống điểm bán hàng đảm bảo rằng mọi giao dịch bán hàng đều được phản ánh ngay lập tức trong hàng tồn kho.

Chức năng quan trọng nhất ở giai đoạn đầu là gì?

Ban đầu, việc xác định rõ sản phẩm, phân loại, mức tồn kho ban đầu chính xác, mã vạch hoặc biến thể sản phẩm và báo cáo tồn kho thấp quan trọng hơn nhiều so với các chức năng bổ sung phức tạp. Hệ thống trước hết phải đảm bảo dữ liệu cơ bản chính xác và có thể sử dụng được.