Hệ thống POS dành cho doanh nghiệp tại Áo: Mã vạch, quản lý tồn…

Đối với một cửa hàng bán lẻ ở Áo, máy tính tiền không chỉ đơn thuần là nơi ghi nhận các khoản thanh toán. Mỗi giao dịch bán hàng đều ảnh hưởng đến hàng tồn kho, lần mua hàng tiếp theo, báo cáo hàng ngày, trải nghiệm khách hàng và thậm chí cả kế toán. Nếu hệ thống bán hàng (phần mềm POS) tách biệt với hệ thống quản lý hàng tồn kho (kiểm soát kho hàng), nhóm nhân viên sẽ sớm phải đối mặt với dữ liệu không đầy đủ, hàng tồn kho không chính xác và công việc trùng lặp.

Hệ thống bán hàng (POS) dành cho doanh nghiệp tại Áo mang lại lợi ích tối đa khi các chức năng bán hàng, mã vạch, sản phẩm, tồn kho, trả hàng, mua hàng và báo cáo được tích hợp vào một quy trình làm việc thân thiện với người dùng. Bài viết này hướng đến các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cửa hàng thời trang, cửa hàng chuyên doanh và các nhóm muốn quản lý doanh số bán hàng hàng ngày với khả năng kiểm soát hoạt động tốt hơn.

Văn bản này không cấu thành tư vấn pháp lý hoặc thuế. Các câu hỏi liên quan đến Quy định về an toàn máy tính tiền (RKSV) (Nghị định về an ninh máy tính tiền), máy tính tiền, lưu trữ biên lai, thuế và các chi tiết pháp lý nên được làm rõ với cố vấn thuế hoặc chuyên gia đủ điều kiện. Thông tin chính thức chung dành cho doanh nghiệp có thể được tìm thấy trên Cổng dịch vụ doanh nghiệp USP.

Tại sao doanh nghiệp cần hệ thống bán hàng tích hợp quản lý kho?

Trong ngành bán lẻ, mỗi giao dịch là một phần của chuỗi lớn hơn. Việc bán một sản phẩm không chỉ làm thay đổi số dư trong máy tính tiền: mức tồn kho của sản phẩm đó giảm đi, cần phải đặt hàng lại, báo cáo danh mục thay đổi, và đôi khi lịch sử khách hàng cũng được cập nhật. Nếu các lĩnh vực này được thể hiện trong các hệ thống riêng biệt, nhóm phải chuyển dữ liệu thủ công.

Ví dụ, một nhân viên có thể bán hàng tại quầy thu ngân trong khi hàng tồn kho được theo dõi trong một tệp riêng biệt. Vài ngày sau, ban quản lý tin rằng hàng vẫn còn trong kho, mặc dù kệ hàng đã trống từ lâu. Hơn nữa, nếu hàng trả lại không được liên kết chính xác với doanh số bán hàng và hàng tồn kho, báo cáo lợi nhuận và doanh thu cũng sẽ bị sai lệch.

Mã vạch và tốc độ bán hàng tại cửa hàng

Mã vạch là một trong những cách đơn giản nhất để giảm thiểu sai sót trong bán hàng. Khi sản phẩm được quét bằng mã vạch, nhân viên bán hàng sẽ ít phải chọn giá hoặc tên sản phẩm thủ công hơn. Điều này đặc biệt quan trọng ở những cửa hàng có nhiều mặt hàng, nhiều kích cỡ và màu sắc khác nhau, hoặc trong mùa cao điểm.

Tuy nhiên, mã vạch không chỉ đơn thuần là về tốc độ. Nó cần được liên kết với danh mục sản phẩm, giá cả, mức tồn kho và báo cáo bán hàng. Nếu mã vạch hoạt động tại quầy thanh toán (POS) nhưng không được kết nối với mức tồn kho, thì một phần quan trọng của vấn đề vẫn chưa được giải quyết.

Danh mục sản phẩm: nền tảng cho việc bán hàng chính xác

Danh mục sản phẩm cần được cấu trúc đúng cách: tên sản phẩm, danh mục, giá cả, thuế suất, mã vạch, hình ảnh (nếu cần), mức tồn kho và các thuộc tính như kích thước hoặc màu sắc. Nếu danh mục được quản lý kém, doanh số bán hàng và báo cáo sẽ bị ảnh hưởng. Do đó, việc xem xét lại cấu trúc sản phẩm trước khi triển khai hệ thống bán hàng là rất cần thiết.

Trong ngành bán lẻ thời trang, kích thước và màu sắc rất quan trọng. Tại các cửa hàng tạp hóa hoặc siêu thị nhỏ, tốc độ quét mã vạch và mức tồn kho quan trọng hơn. Tại các cửa hàng chuyên doanh, việc phân loại chính xác và thông tin sản phẩm thường rất cần thiết cho dịch vụ khách hàng. Hệ thống phải phù hợp với mô hình bán hàng thực tế của bạn. Trang Catalog tại Lonio có liên quan đến lĩnh vực này.

Mức tồn kho và cảnh báo tồn kho trong hoạt động kinh doanh hàng ngày

Một vấn đề thường gặp ở các cửa hàng là tình trạng thiếu hàng được phát hiện quá muộn. Nếu mức tồn kho chỉ tồn tại trong suy nghĩ của nhân viên bán hàng hoặc trong một tập tin riêng biệt, thì quyết định mua hàng sẽ bị trì hoãn. Cảnh báo tồn kho, tức là cảnh báo khi hàng hóa thấp, chỉ hữu ích nếu doanh số bán hàng hàng ngày thực sự cập nhật mức tồn kho.

Hệ thống máy tính tiền có tương thích với... Hàng tồn kho tại Lonio Nhờ kết nối mạng, ban quản lý có thể biết được mặt hàng nào bán nhanh, mặt hàng nào tiêu tốn nhiều vốn và khi nào cần đặt hàng mới. Cái nhìn tổng quan này giúp tránh bỏ lỡ doanh số và mua hàng quá mức.

Trả lại hàng, đổi hàng và tín dụng cửa hàng

Hàng trả lại là một phần của hoạt động bán lẻ, nhưng nếu không được ghi nhận chính xác, nó sẽ làm sai lệch cả báo cáo hàng tồn kho và doanh thu. Hệ thống phải ghi lại rõ ràng sản phẩm nào đã được trả lại, sản phẩm đó có thể bán lại được không, phương thức thanh toán được điều chỉnh như thế nào và liệu có phiếu giảm giá hay tín dụng cửa hàng được cấp hay không.

Tại một số cửa hàng, khách hàng nhận được phiếu mua hàng thay vì hoàn tiền. Quy trình này phải được liên kết với dữ liệu khách hàng, doanh số bán hàng và báo cáo tài chính. Nếu không, nhóm sẽ không biết sau này phiếu mua hàng của khách hàng đến từ đâu hoặc đã được sử dụng như thế nào. Trang này Mã giảm giá Lonio Nó rất hữu ích trong những tình huống như vậy.

Mua hàng và đặt hàng lại: từ khan hiếm đến đặt hàng lại

Ngành bán lẻ không chỉ đơn thuần là bán hàng; việc mua hàng và tìm nguồn cung ứng cũng quan trọng không kém trong quy trình làm việc. Khi lượng hàng tồn kho giảm, hệ thống quản lý cần giúp quyết định nên đặt hàng gì, từ nhà cung cấp nào và khi nào. Việc đặt hàng lại sẽ thành công hơn khi dữ liệu bán hàng và tồn kho phản ánh chính xác thực tế.

Nếu một sản phẩm bán chạy trong vài tuần nhưng có tỷ suất lợi nhuận thấp, quyết định mua hàng cần được cân nhắc kỹ lưỡng. Nếu một sản phẩm khác bán khá chậm, việc đặt hàng lại có thể không mang lại lợi ích. Mối liên hệ giữa doanh số bán hàng, tồn kho và Mua sắm tại Lonio Điều này do đó giúp đưa ra những quyết định tốt hơn.

Những báo cáo mà doanh nghiệp thực sự cần

Một báo cáo tốt cần hỗ trợ việc ra quyết định, chứ không chỉ đơn thuần là hiển thị số liệu. Ban quản lý cần có thể xem doanh số bán hàng hàng ngày, các mặt hàng bán chạy nhất và bán chậm nhất, mức tồn kho thấp, hàng trả lại, chiết khấu và hiệu quả hoạt động của từng danh mục sản phẩm. Phương thức thanh toán và quy trình đóng sổ hàng ngày (ví dụ: đối chiếu tiền mặt) cũng phải minh bạch để dễ dàng theo dõi hàng ngày.

• Doanh số bán hàng ngày và hàng tuần
• Doanh số theo danh mục sản phẩm
• Các mặt hàng bán chạy nhất và bán chạy nhất
• Lượng hàng tồn kho thấp và các mặt hàng cần đặt hàng lại.
• Chính sách đổi trả hàng
• Giảm giá và điều chỉnh giao dịch
• Phương thức thanh toán và quy trình đóng sổ thu ngân hàng ngày.
• Hàng mua và hàng hóa nhập kho

Các báo cáo này phải đơn giản và dễ thực hiện. Nếu ban quản lý phải tự tay tổng hợp nhiều phân tích để hiểu chúng, thì hệ thống vẫn chưa hoàn thành mục đích của mình. Trang Reports tại Lonio giải quyết nhu cầu này.

Sự tương tác giữa bán hàng tại cửa hàng truyền thống và bán hàng trực tuyến

Nhiều cửa hàng không chỉ bán hàng trực tiếp tại cửa hàng. Các đơn đặt hàng trực tuyến, đặt hàng trực tuyến và nhận tại cửa hàng, đặt trước sản phẩm và bán hàng đa kênh có thể làm phức tạp việc quản lý hàng tồn kho. Nếu doanh số bán hàng trực tiếp và trực tuyến không được đồng bộ, nguy cơ bán quá số lượng hàng tồn kho thực tế sẽ tăng lên.

Do đó, hệ thống điểm bán hàng (POS) dành cho cửa hàng cần có khả năng điều phối sản phẩm, đơn đặt hàng và hàng tồn kho trên nhiều kênh khác nhau. Ngay cả khi cửa hàng hiện chỉ bán hàng trực tiếp tại cửa hàng, việc xem xét sự phát triển trong tương lai của hệ thống cũng rất hợp lý. Trang (Bán hàng tại Lonio ) hỗ trợ quản lý đơn đặt hàng và bán hàng.

RKSV và việc ghi nhận doanh số bán hàng tại Áo

Đối với các doanh nghiệp Áo, chủ đề về máy tính tiền và model RKSV thường rất quan trọng. Phần mềm máy tính tiền phải quản lý một cách đáng tin cậy các quy trình ghi nhận doanh số, xuất hóa đơn, báo cáo hàng ngày và lưu trữ dữ liệu. Tuy nhiên, không có sản phẩm hay phần mềm nào có thể thay thế được sự đánh giá chuyên nghiệp.

Bạn nên tham khảo ý kiến ​​cố vấn thuế trước khi lựa chọn hệ thống để làm rõ các yêu cầu và quy trình phù hợp với mô hình bán hàng của mình. Hơn nữa, cần đảm bảo rằng đội ngũ nhân viên biết cách ghi nhận chính xác doanh thu, hàng trả lại, chiết khấu và quy trình đóng sổ thu ngân hàng ngày.

Danh sách kiểm tra khi lựa chọn hệ thống POS cho doanh nghiệp bán lẻ

Trước khi chọn hệ thống, hãy kiểm tra những câu hỏi sau:

• Việc quét mã vạch có liên quan đến danh mục sản phẩm không?
• Liệu kho hàng có được cập nhật sau khi bán hàng và trả lại hàng không?
• Kích thước, màu sắc hoặc các biến thể của hàng hóa có thể được quản lý không?
• Chức năng cảnh báo tồn kho và đặt hàng lại có được hỗ trợ không?
• Bộ phận mua hàng và nhà cung cấp có được đại diện trong quy trình vận hành không?
• Các báo cáo về doanh số, tồn kho và thanh toán có dễ hiểu không?
• Liệu chi phí cho các cố vấn kế toán và thuế sẽ được chuẩn bị tốt hơn không?
• Hệ thống này có phù hợp với bán hàng tại cửa hàng truyền thống, bán hàng trực tuyến hay cho sự phát triển trong tương lai không?

Những lỗi thường gặp khi mua sắm

Sai lầm đầu tiên là chọn máy tính tiền chỉ ghi nhận các khoản thanh toán. Hệ thống như vậy có vẻ đơn giản trong vài ngày đầu, nhưng ngay khi số lượng mặt hàng tăng lên, việc quản lý hàng tồn kho và báo cáo sẽ trở nên phức tạp.

Sai lầm thứ hai là bắt đầu với một danh mục không được cấu trúc. Nếu tên mặt hàng, danh mục, giá cả hoặc mã vạch không chính xác, lỗi sẽ lan rộng toàn bộ quy trình làm việc. Sai lầm thứ ba là bỏ qua việc trả lại và đổi hàng. Nếu những việc này không được ghi nhận chính xác, cả trải nghiệm của khách hàng và độ tin cậy của báo cáo đều bị ảnh hưởng.

Lonio hỗ trợ doanh nghiệp như thế nào?

Lonio tích hợp bán hàng, tồn kho, mua hàng, khách hàng và báo cáo trong một không gian làm việc duy nhất. Đối với người mới bắt đầu, trang (Máy tính tiền và Bán hàng) tại Lonio phù hợp với quy trình máy tính tiền và bán hàng. Để kiểm soát tồn kho, trang (Tồn kho) tại Lonio cung cấp sự minh bạch hơn về mức tồn kho và tình trạng sẵn có của sản phẩm. Nếu doanh nghiệp có hoạt động đặt hàng lại và quản lý nhà cung cấp, E (Mua hàng) tại Lonio có thể giúp cấu trúc quy trình mua hàng.

Đối với các doanh nghiệp bán lẻ, trang phần mềm bán lẻ ( ) tại Lonio là mục tiêu phù hợp nhất. Nếu sản phẩm và danh mục là một phần quan trọng trong công việc của bạn, danh mục sản phẩm ( ) tại Lonio cũng hỗ trợ nền tảng sản phẩm. Để phân tích doanh số và đưa ra quyết định kinh doanh, báo cáo ( ) tại Lonio hoàn thiện quy trình báo cáo.

Phần kết luận

Hệ thống bán hàng (POS) dành cho doanh nghiệp tại Áo cần phải làm được nhiều hơn là chỉ ghi nhận các khoản thanh toán. Một hệ thống phù hợp sẽ liên kết doanh số bán hàng, mã vạch, danh mục sản phẩm, hàng tồn kho, hàng trả lại, mua hàng và báo cáo. Sự tích hợp này đảm bảo rằng đội ngũ nhân viên thực hiện ít công việc trùng lặp hơn và ban quản lý đưa ra các quyết định mua hàng và bán hàng dựa trên dữ liệu đáng tin cậy hơn.

Trước khi lựa chọn, hãy xem xét kỹ các quy trình thực tế của doanh nghiệp: Hàng hóa được nhập như thế nào, mã vạch được sử dụng ra sao, tồn kho thay đổi như thế nào, hàng trả lại được ghi nhận ra sao và đơn hàng tiếp theo dựa trên dữ liệu nào? Nếu các quy trình này được thiết kế đúng ngay từ đầu, hệ thống POS sẽ trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh hàng ngày.

Câu hỏi thường gặp

Hệ thống bán hàng POS dành cho doanh nghiệp tại Áo có gì khác biệt so với máy tính tiền thông thường?

Máy tính tiền cơ bản chủ yếu ghi lại các khoản thanh toán. Hệ thống bán hàng POS dành cho doanh nghiệp cần phải liên kết thêm các thông tin như doanh số bán hàng với mã vạch, thông tin sản phẩm, hàng tồn kho, hàng trả lại, mua hàng và báo cáo.

Liệu ngay cả một doanh nghiệp nhỏ cũng cần hệ thống quản lý hàng tồn kho?

Nếu số lượng mặt hàng, kích cỡ, màu sắc hoặc đơn đặt hàng lại rất nhiều, hệ thống quản lý kho có thể giúp ngăn ngừa sai sót và tình trạng thiếu hàng, ngay cả đối với doanh nghiệp nhỏ.

Mã vạch giúp ích gì cho doanh nghiệp?

Mã vạch giúp tăng tốc độ bán hàng và giảm lỗi trong việc lựa chọn sản phẩm. Tuy nhiên, giá trị gia tăng thực sự chỉ xuất hiện khi mã vạch được liên kết với danh mục sản phẩm, giá cả và mức tồn kho.

Hệ thống máy tính tiền có đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn RKSV hay không?

Phần mềm có thể hỗ trợ quá trình thu thập dữ liệu và lập tài liệu, nhưng tình hình cụ thể của từng công ty nên được xem xét lại với cố vấn thuế hoặc chuyên gia đủ điều kiện.

Lưu ý: Bài viết này chỉ mang tính chất thông tin chung và không cấu thành tư vấn pháp lý hoặc thuế. Để có thông tin ràng buộc về mặt pháp lý, vui lòng tham khảo ý kiến ​​cố vấn thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền.