Máy tính tiền bị hỏng: Phải làm gì ở Áo?

Máy tính tiền thường gặp sự cố đúng vào lúc cửa hàng đông khách nhất: do mất điện, phần cứng bị lỗi, kết nối bị gián đoạn hoặc sự cố với hệ thống an ninh. Trong trường hợp này, điều quan trọng nhất đối với đội ngũ nhân viên là giữ bình tĩnh, ghi lại sự cố và tuân theo quy trình xử lý rõ ràng.

Bài viết này giải thích những điều cần xem xét trong trường hợp máy tính tiền bị lỗi ở Áo, khi nào cần lập hóa đơn thủ công và trong điều kiện nào cần báo cáo qua FinanzOnline.

Trước tiên, cần làm rõ: Chính xác thì vấn đề nằm ở đâu?

Các bước tiếp theo phụ thuộc vào việc toàn bộ máy tính tiền bị ảnh hưởng hay chỉ bộ phận tạo chữ ký hoặc con dấu bị ảnh hưởng.

Chỉ có thiết bị an toàn bị hỏng.

Nếu chỉ có bộ phận tạo chữ ký hoặc con dấu không hoạt động, máy tính tiền nói chung vẫn có thể sử dụng được. Tuy nhiên, các hóa đơn được xuất trong thời gian này phải có ghi chú cho biết điều đó.

"Thiết bị an ninh bị lỗi"

xuất hiện.

Sau khi thiết bị an ninh được khôi phục, cần phải lập biên lai tập thể theo yêu cầu của Quy định về an toàn máy tính tiền (RKSV).

Máy tính tiền đã bị hỏng.

Nếu toàn bộ máy tính tiền bị hỏng, nếu có thể, các giao dịch bán hàng bằng tiền mặt nên được ghi nhận trên một máy tính tiền khác đang hoạt động.

Nếu không có máy tính tiền nào khác, việc bán hàng có thể được ghi chép thủ công. Phải giữ lại một bản sao của mỗi hóa đơn đã xuất.

Biên lai thủ công: Việc bán hàng vẫn có thể tiếp tục.

Việc máy tính tiền bị hỏng không có nghĩa là việc bán hàng sẽ không thể thực hiện được nữa. Nếu không có máy tính tiền nào khác, bạn có thể lập hóa đơn thủ công trong thời gian máy ngừng hoạt động.

Vì lý do này, nên luôn có sẵn giấy biên nhận có bản sao than ở nơi làm việc.

Biên lai viết tay cần phải bao gồm những thông tin sau:

• Tên và địa chỉ của công ty
• một số tài liệu duy nhất, tuần tự
• ngày phát hành
• Số lượng và mô tả thương mại của hàng hóa hoặc loại và phạm vi dịch vụ
• số tiền thanh toán bằng tiền mặt

Các thuật ngữ chung chung như "thực phẩm", "đồ uống" hoặc "hàng hóa" không phải lúc nào cũng đủ. Mô tả cần phải đủ cụ thể để xác định rõ ràng hàng hóa được bán hoặc dịch vụ được cung cấp.

Các bản sao phải được lưu trữ đầy đủ và có hệ thống. Chúng sẽ được sử dụng làm cơ sở cho việc nhập dữ liệu tiếp theo vào máy tính tiền.

Điều gì xảy ra sau khi khởi động lại?

Sau khi máy tính tiền hoạt động trở lại, các số liệu bán hàng đã được ghi chép thủ công trong thời gian máy ngừng hoạt động phải được nhập lại.

Có thể tham khảo số hiệu của biên lai viết tay tương ứng hoặc bản sao của nó. Do đó, không nhất thiết phải nhập lại tất cả chi tiết biên lai vào máy tính tiền.

Trong một số điều kiện nhất định, việc ghi nhận tiếp theo dưới dạng biên lai tóm tắt hàng ngày cũng có thể được thực hiện. Biên lai này phải thể hiện rõ ít nhất các thông tin sau:

• số thứ tự của biên lai thủ công đầu tiên
• số thứ tự của biên lai thủ công cuối cùng
• tổng số tất cả các tài liệu bị ảnh hưởng
• việc phân chia theo tỷ lệ thuế chính xác tương ứng

Các bản sao của tài liệu viết tay phải được lưu giữ ngay cả sau khi đã ghi chép lại.

Sự cố mất điện kéo dài hơn 48 giờ: Báo cáo qua FinanzOnline

Theo thông số kỹ thuật của BMF, sự cố mất điện kéo dài không quá 48 giờ được coi là tạm thời.

Nếu sự cố kéo dài hơn hoặc có thể dự đoán trước là không thể khắc phục trong thời gian ngắn, thì phải báo cáo sự cố ngay lập tức bằng cách sử dụng mã FinanzOnline. Theo cách hiểu hiện tại của mã BMF, điều này thường có nghĩa là báo cáo trong vòng tối đa một tuần.

Điều này áp dụng cho cả trường hợp lỗi không tạm thời của máy tính tiền và lỗi tương ứng của bộ phận tạo chữ ký hoặc con dấu.

Sau khi sự cố được giải quyết, việc kết thúc bất kỳ sự cố ngừng hoạt động nào đã được báo cáo trước đó cũng phải được thông báo qua FinanzOnline. Nếu việc khởi động lại hệ thống không còn khả thi, hệ thống phải được báo cáo là đã ngừng hoạt động.

Ghi lại sự cố một cách có thể truy vết được.

Ngoài bằng chứng, nên ghi chép lại sự cố kỹ thuật một cách nội bộ. Ví dụ:

• Thời điểm bắt đầu và kết thúc sự cố mất điện
• máy tính tiền hoặc thiết bị an ninh bị ảnh hưởng
• nguyên nhân nghi ngờ hoặc đã được xác nhận
• Các biện pháp đã thực hiện
• Liên hệ với nhà cung cấp hệ thống POS
• Thời gian ghi âm tiếp theo
• Nếu cần, hãy báo cáo và khởi động lại thông qua FinanzOnline.

Việc lập hồ sơ rõ ràng giúp dễ dàng phối hợp với nhà cung cấp máy tính tiền, cố vấn thuế và, nếu cần, cơ quan thuế.

Chuẩn bị là yếu tố quan trọng hàng đầu.

Thời điểm tốt nhất để chuẩn bị cho sự cố máy tính tiền là trước khi sự cố thực sự xảy ra. Một danh sách kiểm tra nội bộ ngắn gọn sẽ giúp nhóm tự tin hơn và ngăn ngừa các quy trình ứng biến.

Các biện pháp sau đây đặc biệt hữu ích:

• Hãy chuẩn bị sẵn giấy in hóa đơn có giấy than và vật liệu dự phòng.
• Chỉ định một vị trí lưu trữ cố định cho các biên lai viết tay.
• Phân định trách nhiệm trong nhóm.
• Cung cấp thông tin liên hệ của nhà cung cấp máy tính tiền và cố vấn thuế.
• Thực hiện quy trình lập biên lai thủ công và ghi chép tiếp theo.
• Thường xuyên kiểm tra các bản sao lưu dữ liệu và tùy chọn xuất dữ liệu.
• Chuẩn bị về mặt kỹ thuật và tổ chức cho một quỹ bảo hiểm y tế thay thế khả thi.

Điều quan trọng là tất cả nhân viên đều biết vị trí đặt máy in hóa đơn và những thông tin cần nhập vào hóa đơn thủ công.

Hệ thống POS hiện đại có thể giúp ích như thế nào?

Hệ thống bán hàng dựa trên điện toán đám mây không ngăn chặn được mọi sự cố. Các vấn đề về nguồn điện, thiết bị lỗi, lỗi máy in hoặc trục trặc của hệ thống an ninh vẫn có thể xảy ra.

Tuy nhiên, cơ sở hạ tầng kỹ thuật hiện đại có thể giảm thiểu tác động. Dữ liệu được bảo mật tập trung, các giao dịch có thể truy vết và các chức năng được cấu trúc để thu thập dữ liệu sau này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc khôi phục hoạt động.

Nếu trạm dự phòng đã được cấu hình và chuẩn bị sẵn sàng hoạt động, nó có thể được triển khai nhanh hơn trong trường hợp xảy ra sự cố. Do đó, điều quan trọng không chỉ là hệ thống POS có dựa trên điện toán đám mây hay không, mà còn là cách thức sao lưu dữ liệu, thay thế thiết bị, quy trình RKSV và hỗ trợ được triển khai trong hệ thống cụ thể đó.

Phần kết luận

Sự cố ở máy tính tiền tuy khó chịu nhưng có thể được xử lý tốt nếu có quy trình đã được chuẩn bị trước.

Nếu chỉ có thiết bị bảo mật bị ảnh hưởng, máy tính tiền thường vẫn có thể hoạt động bình thường với thông báo "Thiết bị bảo mật bị lỗi". Nếu máy tính tiền bị lỗi hoàn toàn, các giao dịch bán hàng nên được ghi nhận trên một máy tính tiền khác nếu có thể, hoặc nếu không thì sử dụng biên lai thủ công.

Sau khi lỗi được khắc phục, các giao dịch bán hàng phải được nhập lại và các bản sao trùng lặp phải được giữ lại. Trong trường hợp mất điện kéo dài, thông báo FinanzOnline cũng phải được ghi nhận.

Với việc phân công trách nhiệm rõ ràng, chuẩn bị sẵn phiếu thu và hệ thống máy tính tiền đáng tin cậy, doanh nghiệp của bạn vẫn hoạt động bình thường ngay cả khi xảy ra sự cố.

Chúng tôi rất hân hạnh được tư vấn miễn phí ban đầu và giới thiệu cho bạn cách Lonio hỗ trợ bạn trong hoạt động POS an toàn và có thể theo dõi.

Nguồn: Nghị định về ghi chép cá nhân, máy tính tiền và nghĩa vụ cấp biên lai (Belegerteilungspflicht) (BMF, Findok)

Lưu ý: Bài viết này chỉ mang tính chất thông tin chung và không cấu thành tư vấn pháp lý hoặc thuế. Để có thông tin ràng buộc về mặt pháp lý, vui lòng tham khảo ý kiến ​​cố vấn thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền.