Usklađivanje Računa Dobavljača: Narudžbenica, Primitak Robe i Kontrola Odstupanja

Plaćanje računa bez usporedbe s narudžbenicom i primitkom robe može dovesti do preplate, plaćanja nedostavljene robe ili propuštene promjene cijene.

Tri ključna dokumenta

• Odobrena narudžbenica
• Stvarni primitak robe
• Račun dobavljača

Kontrola količine

Fakturiranu količinu treba usporediti s količinom stvarno prihvaćenom pri isporuci, a ne samo s naručenom količinom.

Kontrola cijene i jedinice

Provjerite jediničnu cijenu, pakiranje, popuste i prijevoz. Različite mjerne jedinice mogu stvoriti prividno odstupanje.

Evidentiranje odstupanja

Razlike u količini, cijeni ili kvaliteti treba zabilježiti s razlogom i odgovornom osobom. Račun s otvorenim odstupanjem ne smije se automatski odobriti.

Povezanost s računovodstvom

Nakon operativne potvrde dokument se može poslati računovodstvu i planiranju plaćanja. Konta, porezni tretman i razdoblje knjiženja mora potvrditi financijski tim.

Povežite identifikatore sva tri dokumenta

Narudžbenica, primitak i račun trebaju biti povezani brojem dokumenta, dobavljačem, poslovnicom i datumom. Naziv artikla ili ukupni iznos nisu dovoljni jer dobavljač može imati više aktivnih narudžbi i isporuka.

Djelomične i višefazne isporuke

Kod isporuke u više etapa svaki primitak mora imati vlastitu prihvaćenu količinu. Jedan račun može obuhvatiti jednu ili više isporuka, pa preostala narudžba, već fakturirana i još nedostavljena količina moraju ostati odvojene. Prerano zatvaranje narudžbe može sakriti stvarni manjak.

Prihvaćena količina je osnova kontrole

Oštećena, odbijena ili vraćena roba ne smije biti odobrena za plaćanje kao prihvaćena roba. Kasnija knjižna obavijest ili ispravak računa mora ostati povezan s odstupanjem i izvornim računom.

Mjerna jedinica i pakiranje

Artikl može biti naručen u kartonima, primljen u paketima i fakturiran po komadu. Faktor pretvorbe mora biti jasan i verzioniran. Razlika zbog jedinice ne smije se evidentirati kao manjak ili prekomjerna naplata prije provjere pretvorbe.

Cijena, popust i dodatni troškovi

• Odobrena jedinična cijena
• Ugovorni ili količinski popust
• Prijevoz, pakiranje ili usluga
• Porez i postavljena stopa
• Minimalna narudžba ili korekcija cijene

Tvrtka treba definirati dopušteno odstupanje cijene. Prekoračenje praga zahtijeva odobrenje nabave ili financija, a ne tiho mijenjanje cijene narudžbe.

Statusi usklađivanja

• Potpuno usklađeno i spremno za financijsku provjeru
• Odstupanje količine
• Odstupanje cijene ili jedinice
• Nedostaje primitak ili narudžbenica
• Duplikat ili sumnjiv račun
• Čeka se odobrenje ili ispravak dobavljača

Račun s iznimkom treba ostati u redu za praćenje i ne smije napustiti proces samo ručnom promjenom iznosa.

Sprječavanje duplog unosa i plaćanja

Broj računa, dobavljač, datum i iznos mogu otkriti slične zapise. Sličnost treba stvoriti upozorenje, ali konačna odluka ostaje na provjeravatelju jer ispravci ili ponovljeni brojevi mogu biti posebni slučajevi.

Odvojite operativno odobrenje od knjiženja

Nabava i skladište potvrđuju što je naručeno i primljeno. Financije odlučuju o kontu, porezu, razdoblju i plaćanju. Operativni softver ne smije jamčiti konačno knjiženje bez postavljenih pravila i stručne provjere.

Praktični primjer

Naručeno je deset kartona pića. U prvoj isporuci prihvaćeno je šest, a jedan oštećeni karton odbijen. Dobavljač je fakturirao sedam. Proces mora zadržati jedan karton kao odstupanje, prikazati odbijanje i spriječiti potpuno plaćanje do ispravka ili odobrenja.

Kontrolni pokazatelji nabave

• Udio računa potpuno usklađenih pri prvoj provjeri
• Vrijednost i broj količinskih i cjenovnih odstupanja
• Prosječno vrijeme rješavanja iznimke
• Računi bez povezane narudžbenice ili primitka
• Neprimljena odobrenja dobavljača
• Potencijalni duplikati otkriveni prije plaćanja

Kontrolna lista prije odobrenja

1. Provjerite dobavljača i broj dokumenta.
2. Pronađite narudžbenicu i sve povezane primitke.
3. Usporedite prihvaćenu količinu, jedinicu i cijenu.
4. Provjerite povrate, popuste i dodatne troškove.
5. Zabilježite iznimke s odgovornom osobom i rokom.
6. Pošaljite računovodstvu tek nakon operativne potvrde.

Zaključak

Trostruko usklađivanje povezuje nabavu, skladište i računovodstvo u sljediv kontrolni proces.

Česta pitanja

Treba li račun usporediti s naručenom ili primljenom količinom?

S količinom stvarno prihvaćenom na primitku, uz pregled ostatka narudžbe i djelomičnih isporuka.

Što ako su jedinice različite?

Provjerite pakiranje i faktor pretvorbe prije evidentiranja odstupanja.

Koji status ima račun s odstupanjem?

Ostaje u redu iznimki dok se ne zabilježe odgovorna osoba, razlog i rješenje.

Kako spriječiti duplo plaćanje?

Usporedite broj računa, dobavljača, datum i iznos, a konačnu odluku ostavite provjeri.