Réservations du Restaurant dans un Seul Calendrier : Capacité, Annulations et Doublons
Guide pour relier réservations téléphoniques, sur place et en ligne à une seule source de capacité avec contrôle des statuts, annulations, doublons et pannes.
- Bahram Davoodi
Les réservations peuvent arriver par téléphone, sur place, via le site ou un canal externe. Si chaque source est gérée séparément, la même capacité peut être vendue deux fois, une annulation peut rester active et une demande client peut être perdue.
Définir une seule source de capacité
Le calendrier central doit être la référence finale. Carnet papier, messages internes et tableaux externes ne doivent pas créer de calendriers parallèles. Chaque réservation doit conserver sa source, son heure de création et son identifiant.
Standardiser les données
- Nom et coordonnées.
- Nombre de personnes, date et heure.
- Durée estimée.
- Table, salle, terrasse ou zone.
- Notes et besoins particuliers.
- Canal d'origine et statut de confirmation.
Harmoniser les règles de capacité
Avant de relier les canaux, définir la durée selon la taille du groupe, le temps de remise en place, la capacité par zone, les limites pour groupes, les événements, périodes bloquées et fermetures.
Détecter les doublons possibles
Un client peut réserver en ligne puis appeler pour le même horaire. Nom, téléphone, heure et taille du groupe permettent de signaler les fiches similaires. La fusion doit suivre une vérification humaine.
Modifier et annuler sur la même réservation
Un changement d'heure, de taille ou de note ne doit pas créer une nouvelle réservation. L'historique conserve la source, l'heure et l'utilisateur ou canal. La synchronisation externe doit être testée avec le fournisseur réel.
Utiliser des statuts communs
Demandée, confirmée, annulée, arrivée, installée, terminée et absent doivent être clairement mappés entre les canaux.
Protéger la capacité pendant une panne
En cas d'indisponibilité, utiliser une saisie manuelle contrôlée avec identifiant temporaire. Au retour, rapprocher les fiches en attente du calendrier central.
Une vue quotidienne pour l'accueil
Tous les canaux doivent apparaître dans une même chronologie avec arrivée, confirmation, table et demandes spéciales.
Mesurer la qualité du canal
Présences réelles, annulations, absences, taille du groupe, valeur estimée et coût du canal doivent être analysés ensemble.
Scénario pratique
Une réservation en ligne pour quatre personnes existe déjà. Quelques minutes plus tard, le même numéro appelle pour le même horaire et demande d'agrandir le groupe. La fiche est vérifiée, la taille modifiée sur l'original et la capacité n'est pas consommée deux fois.
Checklist de mise en place
- Documenter capacité et durée.
- Définir le calendrier central.
- Standardiser champs et statuts.
- Tester modifications, annulations et doublons.
- Exercer la panne et le rapprochement.
Comment évaluer Lonio
Selon la configuration confirmée et les intégrations disponibles, Lonio peut prendre en charge calendrier central, règles de capacité, sources, statuts et rapports. Synchronisation externe et prévention des doublons ne doivent être annoncées qu'après test technique du canal réel.
Conclusion
Un calendrier unique ne supprime pas les sources ; il les relie à la même capacité réelle et au même historique traçable.
Questions fréquentes
Où gérer la capacité principale ?
Tous les canaux doivent être reliés à un calendrier central avec les mêmes règles.
Comment détecter un doublon ?
Nom, téléphone, heure et nombre de personnes signalent les fiches similaires, puis une vérification précède la fusion.
Une modification doit-elle créer une nouvelle réservation ?
Non. Elle doit rester sur la même fiche avec son historique.
Que faire pendant une panne de canal ?
Protéger la capacité, saisir de façon contrôlée et rapprocher les fiches au retour.
