Réception des Marchandises : Écarts, Stock et Rapprochement de Facture
Guide de contrôle de réception avec quantité réelle, livraison partielle, unités, écarts, mise en stock et rapprochement commande-réception-facture.
- Bahram Davoodi
La réception ne termine pas l'achat. Avant de mettre à jour le stock ou le paiement, il faut comparer quantité, prix et qualité réels avec la commande approuvée.
Contrôles avant réception
Vérifier numéro de commande, fournisseur, date, articles attendus, prix, unités et conditions qualité. Une livraison sans référence claire reste en attente.
Contrôler quantité et qualité
- Quantité commandée, livrée et acceptée
- Unité de commande, livraison et consommation avec conversion
- Prix, remise et conditions
- Dommage, température, date et emballage
- Article de remplacement, en trop ou erroné
Distinguer livraison complète et partielle
Pour une livraison partielle, quantités reçue, acceptée, refusée et restante, statut de ligne et prochaine date restent sur la même commande. Une clôture trop rapide masque le manque.
Contrôler les unités
La confusion entre carton, paquet, kilogramme et unité de consommation crée des erreurs de stock. Unité et coefficient doivent être vérifiés avant l'entrée en stock.
Effectuer le rapprochement à trois pièces
Comparer bon de commande, réception réelle et facture fournisseur. Quantité et prix payables suivent les marchandises acceptées et les conditions convenues.
- Commande : qu'a-t-on autorisé ?
- Réception : qu'a-t-on réellement reçu et accepté ?
- Facture : que réclame le fournisseur ?
Marchandises conditionnelles ou refusées
Les produits endommagés, incorrects ou non conformes ne deviennent pas un stock normal. Enregistrer acceptation, acceptation conditionnelle, refus, retour ou contrôle et le responsable. Les critères de sécurité suivent la procédure locale vérifiée.
Validation des écarts
- Enregistrer l'écart de quantité, prix ou qualité.
- Ajouter preuve et commentaire du réceptionnaire.
- Augmenter le stock seulement de la quantité approuvée.
- Lier avoir, remplacement ou correction de facture au fournisseur.
- Enregistrer résolution et approbateur.
Conserver les justificatifs
Bon de livraison, numéro de facture, photos, températures, notes et échanges sont rattachés au dossier d'achat si la configuration le permet.
Scénario pratique
Le restaurant commande dix cartons de boissons. Huit sont conformes, un est endommagé et un n'est pas livré. Huit entrent en stock utilisable, le carton endommagé est refusé et un carton reste ouvert. La facture est bloquée ou corrigée jusqu'à correspondance avec la réception acceptée.
Indicateurs fournisseur
- Livraison complète et ponctuelle
- Manquants ou erreurs
- Écart de prix
- Marchandises endommagées ou refusées
- Délai de résolution et d'avoir
Comment Lonio peut aider
Selon la configuration confirmée, Lonio peut relier commandes, réceptions, mouvements de stock, fournisseurs et rapports. Écriture automatique, validations, pièces jointes et rapprochement facture doivent être testés dans le système actif.
Conclusion
Une réception précise évite stock fictif, manques cachés et paiements incorrects.
Questions fréquentes
Le stock augmente-t-il selon la commande ou la livraison réelle ?
Seule la quantité physiquement reçue et validée augmente le stock utilisable.
Comment enregistrer une livraison partielle ?
La quantité reçue est enregistrée et le solde reste ouvert avec statut et date.
Qu'est-ce que le rapprochement à trois pièces ?
La comparaison entre commande, réception réelle et facture fournisseur.
Comment traiter une marchandise endommagée ?
Comme refusée, retournée ou en contrôle, hors stock normal.
