Système de point de vente pour la terrasse: partage des tables…

Une terrasse extérieure pleine à craquer est le meilleur signe d'un été réussi – et en même temps l'un des tests les plus difficiles pour le service, la cuisine et la caisse.

Plusieurs tables commandent simultanément, les clients souhaitent payer séparément, les pourboires sont donnés en espèces ou par carte, et les commandes doivent être transmises sans délai à la cuisine et au bar. C’est précisément aux heures de pointe que l’on constate si un système de caisse enregistreuse allège réellement le travail de l’équipe ou s’il crée une charge de travail supplémentaire.

Cet article explique quelles fonctions de point de vente sont particulièrement utiles aux restaurants autrichiens pendant la saison estivale et comment optimiser les processus habituels en terrasse.

Périodes de pointe: Pourquoi l'été met particulièrement à rude épreuve les caisses enregistreuses

Entre midi et 14 heures et en soirée, de nombreuses opérations se déroulent simultanément dans le jardin à bière: de nouvelles tables sont ajoutées, de nouvelles boissons sont commandées, les demandes spéciales sont transmises et les additions sont préparées.

Dans cette situation, chaque étape supplémentaire engendre des pertes de temps. Si l'équipe de service doit fréquemment faire des allers-retours entre la terrasse, le bar et la caisse, des temps d'attente et des erreurs peuvent survenir.

Par conséquent, un système de point de vente offrant les fonctionnalités suivantes est utile:

• Il est possible de commander directement à table.
• Le plan de table est clairement divisé en zone intérieure, terrasse ou jardin à bière.
• propose des articles fréquemment vendus tels que des boutons de numérotation rapide,
• et transmet automatiquement les commandes au poste de préparation approprié.

Cela permet de garantir la clarté du processus de commande même lorsque plusieurs tables souhaitent commander ou payer simultanément.

Partage de l'addition: additions séparées sans attente inutile

« Nous paierons séparément » est une phrase courante dans de nombreux restaurants. Surtout pour les grands groupes, le partage de l'addition doit être rapide et transparent.

Un système de point de vente moderne doit prendre en charge différentes options:

• Attribuer des objets individuels à une personne
• répartir les postes communs entre plusieurs invités
• diviser le montant total en parts égales
• Combinez les paiements en espèces et par carte sur une seule table,
• et documentez clairement les multiples paiements partiels.

Si les articles sont effectivement répartis sur plusieurs factures distinctes, le système de point de vente doit générer des reçus corrects et traçables. De même, une facture partagée réglée par plusieurs convives doit être clairement et intégralement enregistrée dans le système.

Il est important que l'équipe de service n'ait pas à supprimer manuellement des éléments, à les ressaisir dans le système ou à les déplacer maladroitement d'une facture à l'autre.

Enregistrez en toute transparence les pourboires – paiements en espèces et par carte

Les pourboires ne se font plus exclusivement en espèces. En cas de paiement par carte, les clients peuvent souvent choisir le montant souhaité directement sur le terminal ou le faire saisir par le personnel de service.

Pour une fermeture de caisse transparente, il est recommandé d'enregistrer les pourboires séparément des ventes classiques. Cela facilite le suivi des transactions ultérieurement.

• Quel montant de pourboire a été donné en espèces?
• le montant reçu par paiement par carte
• comment les pourboires sont distribués au sein de l'équipe
• et quels montants sont pertinents pour la comptabilité de la paie et les conseils fiscaux.

D’autant plus que la réglementation plus uniforme en matière de pourboires entrera en vigueur dans toute l’Autriche en 2026, les entreprises de restauration devraient collaborer avec leur conseiller fiscal ou leur service de paie afin d’établir une procédure interne claire.

Un système de point de vente adapté prend en charge ces processus sans mélanger les pourboires avec les ventes effectives de biens ou de services.

Cuisine et bar: des commandes sans cris ni paperasse chaotique

Plus la terrasse est grande, plus les distances entre le personnel de service, la cuisine et le bar sont importantes. Si les commandes sont transmises oralement ou écrites sur des bouts de papier, le risque de malentendus et de retards augmente.

L'acheminement direct depuis la caisse permet de réduire considérablement la charge de travail. Selon l'activité, les commandes peuvent être envoyées à différents postes, par exemple:

• Envoyer les aliments à l'imprimante ou à l'écran de la cuisine.
• Des boissons au bar,
• Desserts à un stand séparé,
• ou des groupes de produits spécifiques dans une zone de travail séparée.

Outre le numéro de table et de commande, l'ordre des plats, les quantités et les demandes particulières doivent également être clairement communiqués.

Cela permet à l'équipe de service de rester plus longtemps avec les clients et de passer moins de temps entre le jardin à bière, le bar et la cuisine.

La fin de la journée après une longue journée d'été

Une fois le dernier invité parti, la fin de la journée doit être aussi claire et structurée que possible.

Cela inclut, dans de nombreuses entreprises:

• compter l'argent
• Rapprochement des paiements par carte
• Collectez les informations ou préparez-les pour une distribution ultérieure.
• Vérifiez les différences éventuelles,
• et créer le relevé de clôture quotidien ou rapport de clôture journalière Z (Z-Bon).

Un système de point de vente affichant séparément les ventes en espèces, les paiements par carte, les bons d'achat et les pourboires peut considérablement raccourcir ce processus.

Les données sont alors disponibles dans un format structuré pour la création de rapports, l'exportation ou un traitement ultérieur par les experts-comptables et les conseillers fiscaux. Cela réduit le travail nécessaire à la saisie manuelle des données et aux corrections ultérieures.

Liste de vérification pour la haute saison

Avant le début de la saison estivale, les restaurants devraient revoir en détail leurs processus de caisse les plus importants:

• Configurez des touches d'accès rapide pour les articles d'été fréquemment vendus.
• Mise à jour des plans des espaces de restauration extérieurs et des tables
• Tests de fractionnement de table et de paiements partiels avec l'équipe
• Consignez clairement les pourboires en espèces et par carte.
• Vérifiez que les bons de cuisine et de bar sont correctement attribués.
• Séquence de test des engins et demandes spéciales
• Attribuer les responsabilités pour la clôture de la journée
• Vérifiez la synchronisation du terminal de carte et de la caisse enregistreuse.
• Ayez à disposition du papier et des consommables d'imprimante de rechange.
• Former l'équipe à gérer les périodes de pointe et les cas particuliers courants.

Conclusion

La saison estivale ne tolère aucune procédure complexe ou obscure. Si la répartition des tables, les pourboires, la communication avec la cuisine et les procédures de fermeture quotidienne sont clairement consignés dans la caisse, l'équipe de service peut servir davantage de clients avec moins de stress.

Dans le même temps, les paiements, les encaissements et les données de clôture sont documentés de manière traçable – un avantage important pour les opérations courantes et la comptabilité ultérieure.

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Remarque: Cet article est fourni à titre informatif uniquement et ne constitue pas un avis juridique ou fiscal. Pour obtenir des informations juridiquement contraignantes, veuillez consulter votre conseiller fiscal ou l’autorité compétente.