Ware an Restaurantlieferanten zurückgeben: Bestand, Gutschrift und Ersatz

Beschädigte, falsche oder qualitativ unzureichende Ware muss vom nutzbaren Bestand getrennt und mit einem nachvollziehbaren Beleg retourniert werden.

Ablehnung und Retoure trennen

Bei der Ablehnung wird die Ware bei Lieferung nicht angenommen; eine Retoure erfolgt meist nach verbuchtem Wareneingang oder später entdecktem Mangel. So werden Bestand und Verbindlichkeit nicht doppelt korrigiert.

Retourenfall anlegen

Lieferant, Wareneingang, Bestellung, Artikel, Menge, Einheit, Grund, Quarantäneort, Nachweis und Verantwortliche dokumentieren. Status wie Entwurf, Freigabe ausstehend, abholbereit, abgeholt, Gutschrift erhalten, ersetzt und geschlossen verwenden.

Quarantäne und Mengen

Retouren bleiben aus dem verfügbaren Bestand ausgeschlossen, aber bis zur Übergabe rückverfolgbar. Teilretouren müssen dieselben Einheiten und Umrechnungsfaktoren wie der Wareneingang nutzen.

Ausgleich und Übergabe

Ersatz, Gutschrift, Rechnungskorrektur, Rückzahlung oder Ablehnung mit demselben Fall verknüpfen. Tatsächliche Menge, Zeitpunkt, übergebende Person und Lieferantennachweis erfassen.

Finanzielle Abstimmung

Gutschrift, Steuer, Rechnung und Buchung müssen den echten Belegen entsprechen. Ersatzlieferungen separat einbuchen, damit der Bestand nicht doppelt steigt.

Beispiel

Zwei beschädigte Kartons einer Lieferung von zehn werden quarantänisiert, mit dem Wareneingang verknüpft, abgeholt und erst nach Bestätigung durch Lager und Finanzteam geschlossen.

Lieferantenkennzahlen

• Retourenquote nach Artikel und Grund
• Durchschnittliche Bearbeitungszeit
• Offene und überfällige Gutschriften
• Abgelehnte Retouren
• Notkäufe wegen Mängeln

Fazit

Ein vollständiger Retourenprozess verbindet Einkauf, Lager, Lieferant und Buchhaltung.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Ablehnung und Retoure?

Bei der Ablehnung wird die Ware nicht angenommen; eine Retoure erfolgt meist nach dem Wareneingang.

Wo wird Ware für die Retoure geführt?

In Quarantäne, getrennt vom nutzbaren Bestand, mit Ort und Verantwortlichem.

Wie wird eine Teilretoure erfasst?

Mit exakter Menge und Einheit zum ursprünglichen Wareneingang.

Wann wird der Fall geschlossen?

Nach Übergabe und bestätigter Gutschrift, Korrektur, Rückzahlung oder Ersatz.