Digitaler Restaurantbeleg in Österreich: Regeln und Änderung ab 1. Oktober 2026

Digitale Belege können Papier sparen und die Wiederauffindbarkeit verbessern. Sie bleiben jedoch Teil des geregelten Verkaufs-, Registrierkassen- und Buchhaltungsprozesses. In der Gastronomie müssen Kassenbeleg und Rechnung klar unterschieden werden.

Beleg und Rechnung sind nicht dasselbe

Der Kassenbeleg dokumentiert den Zahlungsvorgang. Eine Rechnung kann je nach Geschäft und Verwendungszweck zusätzliche Kunden-, Steuer- und Unternehmensangaben benötigen. Dokumentart, Steuersätze und Format sind deshalb mit Buchhaltung oder Steuerberatung in Österreich zu prüfen.

Regelung bis 30. September 2026

Vor Inkrafttreten der Erleichterung muss der elektronische Beleg unmittelbar im Zusammenhang mit der Barzahlung von der Registrierkasse erstellt und signiert sowie in den Verfügungsbereich des Gastes übertragen werden, etwa per E-Mail oder App. Eine nur kurzfristige Anzeige am Bildschirm sollte nicht automatisch als vollständige elektronische Übergabe behandelt werden.

Änderung ab 1. Oktober 2026

Ab 1. Oktober 2026 darf der Betrieb den elektronischen Beleg auch am Zahlungsort auslesbar machen. Beleginhalt oder QR-Code können so lange angezeigt werden, dass der Gast sie mit dem eigenen Gerät scannt oder fotografiert. Erstellung und Signatur bleiben Teil des Zahlungsvorgangs. Eine Druckmöglichkeit muss technisch vorhanden bleiben, weil Gast oder Abgabenbehörde einen Papierbeleg verlangen können.

Beleg aus dem Originalvorgang erzeugen

Der digitale Beleg gehört zur konkreten Transaktion, Kasse, Uhrzeit und fortlaufenden Nummer. Er darf nicht später aus einem Sammelbericht rekonstruiert werden. Bei Registrierkassenpflicht müssen Kassen-ID, Signaturdaten und maschinenlesbarer Code erhalten bleiben.

Wesentliche Belegangaben

• Eindeutige Unternehmensbezeichnung.
• Fortlaufende, eindeutige Belegnummer.
• Ausstellungsdatum und Uhrzeit.
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung.
• Zahlungsbetrag und Aufteilung nach eingerichteten Steuersätzen.
• Kassenidentifikationsnummer und maschinenlesbarer Code, soweit erforderlich.

Diese Angaben ersetzen nicht die Anforderungen an Rechnungen. Kundendaten, Rechnungsnummer und Steuertexte sind nach Dokumentart zu steuern.

Zulässige Übergabewege

• Papierausdruck.
• E-Mail an eine bestätigte Adresse.
• Übermittlung über App oder Kundenkonto.
• Ab 1. Oktober 2026 Auslesen vor Ort über Display oder QR-Code.

Der gewählte Weg soll den Erhalt und die Speicherung ermöglichen. Für Störungen bei Display, Drucker, Netzwerk oder E-Mail braucht das Team einen dokumentierten Ersatzprozess.

Datenschutz und Kontaktdaten

Für den Versand sind nur notwendige Kontaktdaten zu erheben. Eine E-Mail-Adresse für die Belegzustellung darf nicht automatisch in Marketing übernommen werden. Zweck, Zugriffsrechte, Speicherfrist und Löschung sind getrennt zu dokumentieren.

Nachdruck und erneuter Versand ohne neuen Umsatz

Berechtigte Mitarbeitende sollen den Beleg über Bestellung, Zahlung, Datum oder Nummer finden und denselben Datensatz erneut senden oder drucken können. Ein Nachdruck darf keinen zweiten Umsatz und keine neue Zahlung erzeugen. Der Vorgang sollte protokolliert werden.

Storno, Korrektur und Erstattung

Storno, Korrektur oder Rückzahlung bleiben mit Originalumsatz, ursprünglicher Zahlungsart und freigebender Person verbunden. Die Historie zeigt Änderung und Grund, ohne den Ursprungsdatensatz zu überschreiben.

Aufbewahrung und Lesbarkeit

Österreichische Informationen sehen für Buchhaltungsunterlagen, Belege und elektronische Registrierkassendaten grundsätzlich sieben Jahre Aufbewahrung ab Ende des betreffenden Kalenderjahres vor. Sonderfristen können länger sein. Während der gesamten Frist müssen die Daten vollständig, geordnet, lesbar und reproduzierbar bleiben.

Praxisbeispiel

Nach der Zahlung wählt der Gast den digitalen Beleg. Die Kasse erstellt und signiert ihn. Ab 1. Oktober 2026 erscheint ein scanbarer QR-Code am Kundendisplay. Wird Papier verlangt, wird derselbe Beleg gedruckt. Ein späterer Versand nutzt den bestehenden Datensatz und erzeugt keinen neuen Verkauf.

Einführungscheckliste

1. Beleg- und Rechnungsvorlagen fachlich prüfen.
2. Signatur, QR-Lesbarkeit und Papier-Fallback testen.
3. Rechte für Suche, Nachdruck, Versand und Erstattung definieren.
4. Kontaktdaten für Zustellung von Marketing-Einwilligungen trennen.
5. Archiv, Export und Wiederherstellung für eine Prüfung testen.
6. Prozess vor und nach dem 1. Oktober 2026 kontrollieren.

Lonio bewerten

Je nach bestätigter Konfiguration und Registrierkassenanbindung kann Lonio Dokumenterstellung, Zustelloptionen, Nachdruck, Erstattungsverknüpfung, Berechtigungen und Buchhaltungsexporte unterstützen. Rechtskonformität, Signatur, Aufbewahrung und konkrete Integrationen sind vor Einsatz zu bestätigen.

Fazit

Der digitale Beleg ist nicht nur ein Kassenbon als Datei. Er gehört zum Verkauf, zur Registrierkasse, zum Datenschutz und zur Buchhaltung und benötigt dokumentierte Kontrollen.

Häufig gestellte Fragen

Was ändert sich ab 1. Oktober 2026?

Ein elektronischer Beleg kann auch am Zahlungsort auslesbar gemacht werden, etwa über einen ausreichend lange angezeigten QR-Code.

Kann weiterhin ein Papierbeleg verlangt werden?

Ja. Die technische Druckmöglichkeit muss für Gast und Abgabenbehörde bestehen bleiben.

Wie lange werden Belege aufbewahrt?

Grundsätzlich gelten in Österreich sieben Jahre, vorbehaltlich längerer Sonderfristen.

Darf eine Beleg-E-Mail für Werbung verwendet werden?

Nicht automatisch. Marketing benötigt eine getrennte Rechtsgrundlage und Datenschutzkontrolle.