Datenübernahme beim Kassenwechsel: Checkliste

Warum ist eine Checkliste zur Datenübernahme wichtig?

Beim Wechsel des Kassensystems ist der Verlust von Verkaufsdaten, Kundendaten oder Verkaufshistorie das größte Risiko. Eine genaue Checkliste stellt sicher, dass keine wichtigen Informationen auf der Strecke bleiben.

Vor der Migration: Vorbereitung

• Vollständige Liste aller zu übertragenden Daten erstellen (Produkte, Kunden, Bestand, Verkaufshistorie);
• Exportformat des neuen Systems bestätigen;
• Vollständige Kopie des Datenerfassungsprotokolls (DEP) der alten Kasse für eine mögliche Prüfung sichern;
• Migrationszeitpunkt zur ruhigsten Geschäftsstunde planen.

Während der Migration: Ausführungsschritte

• Datenübertragung ins neue System durchführen und Vollständigkeit prüfen, insbesondere Bestand und Preise;
• Kundendaten unter Beachtung des Datenschutzes abgleichen;
• Parallel-Testlauf des neuen Systems neben dem alten vor vollständiger Abschaltung;
• Nullbeleg an der alten Kasse bei endgültiger Außerbetriebnahme ausstellen.

Nach der Migration: Bestätigung und Archivierung

• Genauigkeit aller Daten im neuen System prüfen;
• Datenerfassungsprotokoll der alten Kasse gemäß Aufbewahrungspflichten archivieren;
• Anmeldung der neuen Kasse bei FinanzOnline bestätigen;
• Feedback von Mitarbeitern zu möglichen Problemen nach der Umstellung sammeln.

Fazit

Eine genaue Checkliste zur Datenübernahme reduziert das Risiko beim Kassenwechsel erheblich und stellt sicher, dass keine Daten verloren gehen. Lonio unterstützt mit Kassensystem und dediziertem Migrations-Support diesen Prozess. Für eine vollständige Checkliste kontaktieren Sie uns. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information; für die genaue An-/Abmeldung empfehlen wir die Rücksprache mit einem Steuerberater.

Welche Daten müssen beim Kassenwechsel übertragen werden?

Produkte, Kunden, Bestand und Verkaufshistorie.

Muss das Datenerfassungsprotokoll (DEP) der alten Kasse aufbewahrt werden?

Ja, für eine mögliche steuerliche Prüfung sollte es archiviert werden.

Steht der Verkauf während der Migration still?

Nein, durch einen Parallel-Testlauf des neuen Systems kann ein Stillstand vermieden werden.

Wer sollte den Erfolg der Übertragung prüfen?

Das interne Team, mit Bestätigung vor der endgültigen Abschaltung des alten Systems.