Tedarikçi Faturası Eşleştirme: Satın Alma Siparişi, Mal Kabul ve Fark Kontrolü

Satın alma siparişi ve mal kabulüyle eşleştirilmeden fatura ödemek fazla ödeme, teslim edilmeyen malın ödenmesi veya fiyat değişikliğinin gözden kaçmasıyla sonuçlanabilir.

Üç temel belge

• Onaylı satın alma siparişi
• Gerçek mal kabul kaydı
• Tedarikçi faturası

Miktar kontrolü

Fatura miktarı yalnızca sipariş edilen miktarla değil, teslimatta gerçekten kabul edilen miktarla karşılaştırılmalıdır.

Fiyat ve birim kontrolü

Birim fiyat, ambalaj, indirim ve taşıma ücreti kontrol edilmelidir. Farklı ölçü birimleri görünürde fark yaratabilir.

Farkları kaydedin

Miktar, fiyat veya kalite farkı nedeni ve sorumlusuyla kaydedilmelidir. Açık istisnası olan fatura otomatik onaylanmamalıdır.

Muhasebeyle bağlantı

Operasyon onayından sonra belge muhasebe ve ödeme planına aktarılabilir. Hesap, vergi ve kayıt dönemi finans ekibi tarafından yapılandırılmalı ve incelenmelidir.

Üç belgenin kimliklerini bağlayın

Sipariş, mal kabul ve fatura; belge numarası, tedarikçi, şube ve tarihle bağlanmalıdır. Yalnızca ürün adı veya toplam tutarla eşleştirme yeterli değildir; aynı tedarikçinin eşzamanlı birden çok sipariş ve teslimatı olabilir.

Kısmi ve aşamalı teslimatlar

Sipariş birkaç aşamada teslim ediliyorsa her kabul kaydı kendi kabul edilen miktarını içermelidir. Bir fatura bir veya daha fazla teslimatı kapsayabilir; kalan sipariş, faturalandırılan ve henüz teslim edilmeyen miktar ayrı görünmelidir. Siparişi erken kapatmak gerçek eksiği gizleyebilir.

Kabul edilen miktar kontrol temelidir

Hasarlı, reddedilen veya iade edilen mal kabul edilmiş stok gibi ödeme onayı almamalıdır. Tedarikçi daha sonra alacak dekontu veya düzeltme faturası düzenlerse belge fark ve asıl faturayla bağlantılı kalmalıdır.

Ölçü birimi ve ambalaj

Bir ürün koliyle sipariş, paketle kabul ve adetle fatura edilebilir. Dönüşüm katsayısı açık ve sürüm kontrollü olmalıdır. Birimden kaynaklanan görünür fark, ambalaj dönüşümü kontrol edilmeden eksik teslimat veya fazla fatura olarak kaydedilmemelidir.

Fiyat, indirim ve ek maliyetler

• Siparişte onaylı birim fiyat
• Sözleşme veya hacim indirimi
• Taşıma, ambalaj veya hizmet maliyeti
• Yapılandırılmış vergi ve oran
• Asgari sipariş veya fiyat ayarlaması

İşletme kabul edilebilir fiyat toleransını belirlemelidir. Eşiğin üzerindeki fark satın alma veya finans onayı gerektirir; sipariş fiyatı sessizce değiştirilmemelidir.

Eşleştirme durumları

• Tam eşleşmiş ve finans incelemesine hazır
• Miktar farkı
• Fiyat veya birim farkı
• Eksik mal kabul veya sipariş
• Mükerrer veya şüpheli fatura
• Tedarikçi alacağı veya düzeltmesi bekleniyor

İstisnalı fatura takip kuyruğunda kalmalı ve yalnızca tutar elle değiştirilerek süreçten çıkarılmamalıdır.

Mükerrer kayıt ve ödemeyi önleyin

Fatura numarası, tedarikçi, tarih ve tutar benzer kayıtları bulmak için kullanılabilir. Benzerlik uyarı oluşturmalı; düzeltme faturaları veya tekrar kullanılan numaralar farklı senaryolar olabileceği için nihai karar inceleyicide kalmalıdır.

Operasyon onayı ile muhasebe kaydını ayırın

Satın alma ve depo ekipleri neyin sipariş edilip gerçekten alındığını doğrular. Finans hesap, vergi, kayıt dönemi ve ödemeye karar verir. Operasyon yazılımı yapılandırılmış kurallar ve uzman incelemesi olmadan nihai muhasebe kaydını garanti etmemelidir.

Pratik senaryo

On koli içecek sipariş edilir. İlk teslimatta altı koli kabul edilir ve bir hasarlı koli reddedilir. Tedarikçi yedi koli fatura eder. Eşleştirme bir koliyi fark olarak tutmalı, reddedilen mal kaydını göstermeli ve düzeltme faturası veya alacak dekontu gelene kadar tam ödemeyi engellemelidir.

Satın alma kontrol göstergeleri

• İlk incelemede tam eşleşen faturaların oranı
• Miktar ve fiyat farklarının değeri ve sayısı
• İstisna çözüm süresi ortalaması
• Bağlı sipariş veya kabulü olmayan faturalar
• Bekleyen tedarikçi alacakları
• Ödeme öncesi bulunan potansiyel mükerrerler

Onay öncesi kontrol listesi

1. Tedarikçi kimliği ve belge numarasını kontrol edin.
2. Sipariş ve tüm ilgili mal kabul kayıtlarını bulun.
3. Kabul edilen miktar, birim ve fiyatı karşılaştırın.
4. İade, indirim ve ek maliyetleri inceleyin.
5. İstisnaları sorumlu ve son tarihle kaydedin.
6. Belgeyi yalnızca operasyon onayından sonra muhasebeye gönderin.

Sonuç

Üçlü eşleştirme satın alma, stok ve muhasebeyi izlenebilir bir kontrol sürecinde birleştirir.

Sık sorulan sorular

Fatura sipariş edilen miktarla mı alınan miktarla mı karşılaştırılmalıdır?

Gerçekte kabul edilen mal kabul miktarıyla, kalan sipariş ve kısmi teslimatlar da incelenerek karşılaştırılmalıdır.

Sipariş ve faturada farklı birim varsa ne yapılır?

Fark kaydetmeden önce ambalaj ve dönüşüm katsayısı kontrol edilmelidir.

Farklı fatura hangi durumda kalmalıdır?

Sorumlu, neden ve çözüm kaydedilene kadar istisna kuyruğunda kalmalıdır.

Mükerrer ödeme nasıl önlenir?

Fatura numarası, tedarikçi, tarih ve tutar karşılaştırılır; nihai karar inceleyicide kalır.