Registrierkasse ausgefallen: Was ist in Österreich zu tun?

Die Registrierkasse fällt oft genau dann aus, wenn im Betrieb am meisten los ist: durch einen Stromausfall, defekte Hardware, eine unterbrochene Verbindung oder ein Problem mit der Sicherheitseinrichtung. Für das Team heißt es dann vor allem: Ruhe bewahren, den Ausfall dokumentieren und nach einem klaren Ablauf vorgehen.

In diesem Beitrag erfahren Sie, was bei einem Kassenausfall in Österreich grundsätzlich zu beachten ist, wann händische Belege erforderlich sind und unter welchen Voraussetzungen eine Meldung über FinanzOnline notwendig wird.

Zuerst klären: Was genau ist ausgefallen?

Für das weitere Vorgehen ist entscheidend, ob die Registrierkasse selbst oder nur die Signatur- beziehungsweise Siegelerstellungseinheit betroffen ist.

Nur die Sicherheitseinrichtung ist ausgefallen

Ist lediglich die Signatur- oder Siegelerstellungseinheit nicht funktionsfähig, kann die Registrierkasse grundsätzlich weiterverwendet werden. Auf den in dieser Zeit ausgestellten Belegen muss jedoch der Hinweis

„Sicherheitseinrichtung ausgefallen“

erscheinen.

Nach Wiederherstellung der Sicherheitseinrichtung ist der nach der RKSV erforderliche Sammelbeleg zu erstellen.

Die Registrierkasse selbst ist ausgefallen

Fällt die gesamte Registrierkasse aus, sollen die Barumsätze nach Möglichkeit auf einer anderen funktionsfähigen Registrierkasse erfasst werden.

Steht keine andere Kasse zur Verfügung, dürfen die Umsätze händisch dokumentiert werden. Von jedem ausgestellten Beleg muss eine Zweitschrift aufbewahrt werden.

Händische Belege: Der Verkauf kann weitergehen

Ein Kassenausfall bedeutet nicht automatisch, dass keine Verkäufe mehr möglich sind. Ist keine andere Registrierkasse verfügbar, können Sie während des Ausfalls händische Belege ausstellen.

Dafür empfiehlt es sich, Belegblöcke mit Durchschrift griffbereit im Betrieb aufzubewahren.

Ein händischer Beleg sollte insbesondere folgende Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des Unternehmens
• eine einmalig vergebene, fortlaufende Belegnummer
• das Ausstellungsdatum
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware beziehungsweise Art und Umfang der Leistung
• den Betrag der Barzahlung

Allgemeine Bezeichnungen wie „Speisen“, „Getränke“ oder „Waren“ reichen nicht immer aus. Die Bezeichnung sollte so konkret sein, dass die verkaufte Ware oder erbrachte Leistung nachvollziehbar bleibt.

Die Zweitschriften müssen vollständig und geordnet aufbewahrt werden. Sie bilden später die Grundlage für die Nacherfassung in der Registrierkasse.

Was passiert nach der Wiederinbetriebnahme?

Sobald die Registrierkasse wieder funktioniert, müssen die während des Ausfalls händisch dokumentierten Umsätze nacherfasst werden.

Dabei kann auf die Nummer des jeweiligen händischen Belegs beziehungsweise auf dessen Durchschrift verwiesen werden. Es ist daher nicht zwingend erforderlich, sämtliche Beleginhalte nochmals vollständig in die Kasse einzugeben.

Unter bestimmten Voraussetzungen ist auch eine Nacherfassung in Form eines Tagessammelbelegs möglich. Daraus müssen zumindest eindeutig hervorgehen:

• die laufende Nummer des ersten händischen Belegs
• die laufende Nummer des letzten händischen Belegs
• die Summe aller betroffenen Belege
• die Aufteilung nach den jeweils korrekten Steuersätzen

Die Zweitschriften der händischen Belege müssen auch nach der Nacherfassung aufbewahrt werden.

Ausfall von mehr als 48 Stunden: Meldung über FinanzOnline

Ein Ausfall, der nicht länger als 48 Stunden dauert, gilt nach den Vorgaben des BMF jedenfalls als nur vorübergehend.

Dauert der Ausfall länger oder ist bereits absehbar, dass er nicht kurzfristig behoben werden kann, muss der Ausfall ohne unnötigen Aufschub über FinanzOnline gemeldet werden. Nach der aktuellen Auslegung des BMF bedeutet das im Allgemeinen eine Meldung innerhalb von längstens einer Woche.

Das gilt sowohl für einen nicht nur vorübergehenden Ausfall der Registrierkasse als auch für einen entsprechenden Ausfall der Signatur- oder Siegelerstellungseinheit.

Nach der Behebung muss auch das Ende eines zuvor gemeldeten Ausfalls über FinanzOnline bekannt gegeben werden. Ist eine Wiederinbetriebnahme nicht mehr möglich, muss stattdessen die Außerbetriebnahme gemeldet werden.

Den Ausfall nachvollziehbar dokumentieren

Zusätzlich zu den Belegen empfiehlt es sich, den technischen Vorfall intern zu dokumentieren. Dazu gehören beispielsweise:

• Beginn und Ende des Ausfalls
• betroffene Kasse oder Sicherheitseinrichtung
• vermutete beziehungsweise bestätigte Ursache
• durchgeführte Maßnahmen
• Kontakt mit dem Kassenanbieter
• Zeitpunkt der Nacherfassung
• gegebenenfalls Meldung und Wiederinbetriebnahme über FinanzOnline

Eine saubere Dokumentation erleichtert die Abstimmung mit dem Kassenanbieter, der Steuerberatung und gegebenenfalls der Finanzverwaltung.

Vorbereitung ist die halbe Miete

Die beste Zeit, sich auf einen Kassenausfall vorzubereiten, ist vor dem tatsächlichen Störungsfall. Eine kurze interne Checkliste gibt dem Team Sicherheit und verhindert improvisierte Abläufe.

Folgende Maßnahmen sind besonders sinnvoll:

• Belegblöcke mit Durchschrift und Ersatzmaterial bereithalten
• einen festen Aufbewahrungsort für händische Belege bestimmen
• Zuständigkeiten im Team festlegen
• Kontaktdaten des Kassenanbieters und der Steuerberatung hinterlegen
• den Ablauf für händische Belege und Nacherfassung einmal durchspielen
• Datensicherungen und Exportmöglichkeiten regelmäßig überprüfen
• eine mögliche Ersatzkasse technisch und organisatorisch vorbereiten

Wichtig ist, dass alle Mitarbeitenden wissen, wo sich die Belegblöcke befinden und welche Informationen auf einem händischen Beleg eingetragen werden müssen.

Wie ein modernes Kassensystem unterstützen kann

Ein cloudbasiertes Kassensystem verhindert nicht jeden Ausfall. Auch Stromprobleme, defekte Endgeräte, Druckerausfälle oder Störungen der Sicherheitseinrichtung können weiterhin auftreten.

Eine moderne technische Infrastruktur kann die Auswirkungen jedoch reduzieren. Zentral gesicherte Daten, nachvollziehbare Transaktionen und strukturierte Funktionen für die spätere Erfassung erleichtern die Wiederaufnahme des Betriebs.

Ist eine Ersatzstation bereits korrekt eingerichtet und für den Betrieb vorbereitet, kann sie im Störungsfall schneller eingesetzt werden. Entscheidend ist daher nicht nur, ob ein Kassensystem cloudbasiert ist, sondern wie Datensicherung, Gerätewechsel, RKSV-Prozesse und Support im konkreten System umgesetzt sind.

Fazit

Ein Kassenausfall ist unangenehm, lässt sich mit einem vorbereiteten Ablauf jedoch gut bewältigen.

Ist nur die Sicherheitseinrichtung betroffen, kann die Kasse grundsätzlich mit dem Hinweis „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ weiterverwendet werden. Fällt die Kasse vollständig aus, sind Umsätze möglichst auf einer anderen Registrierkasse oder andernfalls mit händischen Belegen zu dokumentieren.

Nach der Fehlerbehebung müssen die Umsätze nacherfasst und die Zweitschriften aufbewahrt werden. Bei einem nicht nur vorübergehenden Ausfall ist außerdem die Meldung über FinanzOnline zu beachten.

Mit klaren Zuständigkeiten, vorbereiteten Belegblöcken und einem verlässlichen Kassensystem bleibt Ihr Betrieb auch im Störungsfall handlungsfähig.

Gerne zeigen wir Ihnen in einem kostenlosen Erstgespräch, wie Lonio Sie bei einem sicheren und nachvollziehbaren Kassenbetrieb unterstützt.

Quelle: Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht (BMF, Findok)

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung oder die zuständige Behörde.