Lieferantenrechnung abgleichen: Bestellung, Wareneingang und Abweichungskontrolle
Leitfaden zur Kontrolle von Lieferantenrechnungen gegen Bestellung und akzeptierte Menge mit Teillieferungen, Einheiten, Preisen, Retouren und Ausnahmewarteschlange.
- Bahram Davoodi
Eine Lieferantenrechnung ohne Abgleich mit Bestellung und Wareneingang zu bezahlen, kann zu Überzahlung, Zahlung nicht gelieferter Ware oder übersehenen Preisänderungen führen.
Die drei Kerndokumente
- Freigegebene Bestellung
- Tatsächlicher Wareneingang
- Lieferantenrechnung
Mengenkontrolle
Die Rechnungsmenge ist mit der tatsächlich akzeptierten Liefermenge zu vergleichen, nicht nur mit der ursprünglich bestellten Menge.
Preis- und Einheitenkontrolle
Einheitspreis, Verpackung, Rabatte und Frachtkosten sind zu prüfen. Unterschiedliche Maßeinheiten können eine scheinbare Abweichung erzeugen.
Abweichungen erfassen
Mengen-, Preis- oder Qualitätsabweichungen werden mit Grund und Verantwortlichen erfasst. Eine Rechnung mit offener Ausnahme darf nicht automatisch freigegeben werden.
Verbindung zur Buchhaltung
Nach der betrieblichen Freigabe kann das Dokument an Buchhaltung und Zahlungsplanung übergeben werden. Konten, Steuerbehandlung und Buchungsperioden müssen vom Finanzbereich eingestellt und geprüft werden.
Die Kennungen aller drei Dokumente verbinden
Bestellung, Wareneingang und Rechnung sollten über Dokumentnummer, Lieferant, Standort und Datum verknüpft sein. Produktname oder Gesamtsumme allein reichen nicht, da ein Lieferant mehrere Bestellungen und Lieferungen gleichzeitig haben kann.
Teil- und Mehrfachlieferungen
Bei Lieferung in mehreren Schritten erfasst jeder Wareneingang seine akzeptierte Menge. Eine Rechnung kann eine oder mehrere Lieferungen abdecken; Restbestellung, bereits berechnete und noch nicht gelieferte Menge müssen getrennt sichtbar bleiben. Zu frühes Schließen kann einen echten Fehlbestand verdecken.
Akzeptierte Menge als Kontrollgrundlage
Beschädigte, abgelehnte oder retournierte Ware darf nicht wie akzeptierte Ware zur Zahlung freigegeben werden. Eine spätere Gutschrift oder Korrekturrechnung muss mit der Abweichung und der ursprünglichen Rechnung verknüpft bleiben.
Maßeinheit und Verpackung
Ein Artikel kann kartonweise bestellt, packungsweise empfangen und stückweise berechnet werden. Der Umrechnungsfaktor muss klar und versioniert sein. Eine einheitenbedingte Abweichung darf vor Prüfung der Verpackungsumrechnung nicht als Fehlmenge oder Überberechnung erfasst werden.
Preis, Rabatt und Nebenkosten
- Freigegebener Einheitspreis der Bestellung
- Vertrags- oder Mengenrabatt
- Fracht-, Verpackungs- oder Servicekosten
- Eingestellte Steuer und Steuersatz
- Mindestbestellung oder Preisanpassung
Das Unternehmen sollte zulässige Preistoleranzen definieren. Überschreitungen brauchen eine Freigabe durch Einkauf oder Finanzen und dürfen nicht still den Bestellpreis verändern.
Abgleichstatus
- Vollständig abgeglichen und bereit für Finanzprüfung
- Mengenabweichung
- Preis- oder Einheitenabweichung
- Fehlender Wareneingang oder fehlende Bestellung
- Doppelte oder verdächtige Rechnung
- Warten auf Gutschrift oder Lieferantenkorrektur
Eine Rechnung mit Ausnahme bleibt in einer Nachverfolgungswarteschlange und darf nicht nur durch manuelle Betragsänderung den Prozess verlassen.
Doppelte Erfassung und Zahlung verhindern
Rechnungsnummer, Lieferant, Datum und Betrag können zur Erkennung ähnlicher Einträge genutzt werden. Ähnlichkeit erzeugt eine Warnung, die endgültige Entscheidung bleibt jedoch bei einer prüfenden Person, da Korrekturrechnungen oder wiederverwendete Nummern andere Fälle darstellen können.
Betriebliche Freigabe und Buchung trennen
Einkauf und Lager bestätigen, was bestellt und tatsächlich erhalten wurde. Finanzen entscheiden über Konto, Steuer, Buchungsperiode und Zahlung. Betriebliche Software darf ohne konfigurierte Regeln und Fachprüfung keine endgültige Buchungsbehandlung versprechen.
Praxisbeispiel
Es werden zehn Kartons Getränke bestellt. Bei der ersten Lieferung werden sechs akzeptiert und ein beschädigter Karton abgelehnt. Der Lieferant berechnet sieben Kartons. Der Abgleich muss einen Karton als Abweichung halten, die Ablehnung zeigen und die vollständige Zahlung bis zur Korrekturrechnung oder Gutschrift blockieren.
Kontrollkennzahlen im Einkauf
- Anteil der beim ersten Prüfen vollständig abgeglichenen Rechnungen
- Wert und Anzahl von Mengen- und Preisabweichungen
- Durchschnittliche Zeit zur Lösung von Ausnahmen
- Rechnungen ohne verknüpfte Bestellung oder Wareneingang
- Ausstehende Lieferantengutschriften
- Vor Zahlung erkannte mögliche Dubletten
Checkliste vor Freigabe
- Lieferantenidentität und Dokumentnummer prüfen.
- Bestellung und alle zugehörigen Wareneingänge finden.
- Akzeptierte Menge, Einheit und Preis vergleichen.
- Retouren, Rabatte und Nebenkosten prüfen.
- Ausnahmen mit Verantwortlichen und Fälligkeit erfassen.
- Erst nach betrieblicher Freigabe an die Buchhaltung übergeben.
Fazit
Der Drei-Wege-Abgleich verbindet Einkauf, Lager und Buchhaltung in einem nachvollziehbaren Kontrollprozess.
Häufige Fragen
Mit bestellter oder erhaltener Menge vergleichen?
Mit der tatsächlich akzeptierten Wareneingangsmenge sowie Restbestellung und Teillieferungen.
Was tun bei unterschiedlichen Einheiten?
Verpackung und Umrechnungsfaktor vor Erfassung einer Abweichung prüfen.
Welchen Status erhält eine Rechnung mit Abweichung?
Sie bleibt in der Ausnahmewarteschlange, bis Verantwortliche, Grund und Lösung dokumentiert sind.
Wie wird Doppelzahlung verhindert?
Rechnungsnummer, Lieferant, Datum und Betrag vergleichen und die endgültige Entscheidung prüfen lassen.
