عطل في ماكينة تسجيل المدفوعات النقدية: ما العمل في النمسا؟
هل تعطل جهاز الأمان أم جهاز تسجيل النقد بالكامل؟ إيصالات يدوية، إدخال لاحق، إيصال جماعي ورسالة FinanzOnline بعد 48 ساعة - نظرة عامة.
- Bahram Davoodi
غالباً ما يتعطل جهاز تسجيل المدفوعات النقدية في أوقات ذروة العمل، وذلك بسبب انقطاع التيار الكهربائي، أو عطل في الجهاز، أو انقطاع في الاتصال، أو مشكلة في نظام الأمان. لذا، فإن أهم ما يجب على الفريق فعله هو الحفاظ على هدوئه، وتوثيق العطل، واتباع إجراءات واضحة.
تشرح هذه المقالة ما يجب مراعاته في حالة تعطل جهاز تسجيل النقد في النمسا، ومتى تكون الإيصالات اليدوية مطلوبة، وتحت أي ظروف يكون الإبلاغ عبر FinanzOnline ضروريًا.
أولاً، يجب التوضيح: ما الذي فشل بالضبط؟
تعتمد الخطوات التالية على ما إذا كان جهاز تسجيل النقد نفسه أو وحدة إنشاء التوقيع أو الختم فقط هي المتأثرة.
جهاز الأمان فقط هو الذي تعطل.
إذا كانت وحدة إنشاء التوقيع أو الختم فقط هي المعطلة، فيمكن عموماً استخدام ماكينة تسجيل المدفوعات النقدية. ومع ذلك، يجب أن تتضمن الإيصالات الصادرة خلال هذه الفترة ملاحظة تشير إلى ذلك.
"تعطل جهاز الأمان"
يظهر.
بعد استعادة جهاز الأمان، يجب إنشاء الإيصال الجماعي المطلوب وفقًا لـ لائحة أمان أنظمة تسجيل النقد (RKSV).
لقد تعطل جهاز تسجيل النقود نفسه.
في حالة تعطل جهاز تسجيل النقد بالكامل، يجب تسجيل المبيعات النقدية على جهاز تسجيل نقد آخر يعمل بشكل صحيح إن أمكن.
في حال عدم توفر جهاز تسجيل نقدي آخر، يمكن تسجيل المبيعات يدوياً. يجب الاحتفاظ بنسخة من كل إيصال صادر.
الإيصالات اليدوية: يمكن أن تستمر المبيعات.
لا يعني تعطل جهاز تسجيل المدفوعات النقدية بالضرورة توقف المبيعات. في حال عدم توفر جهاز تسجيل مدفوعات نقدي آخر، يمكنك إصدار إيصالات يدوية خلال فترة العطل.
لهذا السبب، يوصى بالاحتفاظ بدفاتر الإيصالات مع نسخ كربونية في متناول اليد في مكان العمل.
ينبغي أن يحتوي الإيصال المكتوب بخط اليد، على وجه الخصوص، على المعلومات التالية:
- اسم الشركة وعنوانها
- رقم وثيقة فريد ومتسلسل
- تاريخ الإصدار
- كمية ووصف تجاري للسلع أو نوع ونطاق الخدمة
- مبلغ الدفعة النقدية
لا تكفي المصطلحات العامة مثل "طعام" أو "مشروبات" أو "بضائع" دائمًا. يجب أن يكون الوصف دقيقًا بما يكفي لتحديد البضائع المباعة أو الخدمات المقدمة بوضوح.
يجب حفظ النسخ المكررة بشكل كامل ومنظم. ستشكل هذه النسخ لاحقاً أساساً لإدخال البيانات في جهاز تسجيل النقد.
ماذا يحدث بعد إعادة التشغيل؟
بمجرد أن يعود جهاز تسجيل النقد للعمل مرة أخرى، يجب إعادة إدخال أرقام المبيعات التي تم توثيقها يدويًا أثناء فترة الانقطاع.
يمكن الرجوع إلى رقم الإيصال المكتوب بخط اليد أو نسخة منه. لذا، ليس من الضروري إعادة إدخال جميع تفاصيل الإيصال في سجل النقد.
في ظل ظروف معينة، يُمكن أيضاً تسجيل البيانات لاحقاً على شكل إيصال ملخص يومي. ويجب أن يُظهر هذا الإيصال بوضوح ما يلي على الأقل:
- الرقم التسلسلي لأول إيصال يدوي
- الرقم التسلسلي لآخر إيصال يدوي
- مجموع جميع المستندات المتأثرة
- التقسيم وفقًا لنسب الضرائب الصحيحة لكل منها
يجب الاحتفاظ بنسخ مكررة من المستندات المكتوبة بخط اليد حتى بعد التسجيل اللاحق.
انقطاع الخدمة لأكثر من 48 ساعة: أبلغ عبر FinanzOnline
وفقًا لمواصفات BMF، يعتبر انقطاع الخدمة الذي لا يستمر لأكثر من 48 ساعة انقطاعًا مؤقتًا.
إذا استمر انقطاع الخدمة لفترة أطول، أو كان من المتوقع عدم إمكانية حله على المدى القريب، فيجب الإبلاغ عنه دون تأخير باستخدام الرمز FinanzOnline. ووفقًا للتفسير الحالي للرمز BMF، يعني هذا عمومًا الإبلاغ في غضون أسبوع واحد كحد أقصى.
ينطبق هذا على كل من العطل غير المؤقت في جهاز تسجيل النقد والعطل المقابل في وحدة إنشاء التوقيع أو الختم.
بعد حل المشكلة، يجب الإعلان عن انتهاء أي انقطاع تم الإبلاغ عنه سابقًا عبر FinanzOnline. إذا تعذر إعادة تشغيل النظام، فيجب الإبلاغ عنه على أنه خارج الخدمة.
وثّق الفشل بطريقة قابلة للتتبع
بالإضافة إلى الأدلة، يُوصى بتوثيق الحادث الفني داخليًا. ويشمل ذلك، على سبيل المثال:
- بداية ونهاية انقطاع التيار الكهربائي
- جهاز تسجيل النقد أو جهاز الأمان المتضرر
- سبب مشتبه به أو مؤكد
- الإجراءات المتخذة
- تواصل مع مزود نظام نقاط البيع
- وقت التسجيل اللاحق
- إذا لزم الأمر، قم بالإبلاغ وإعادة التشغيل عبر FinanzOnline
تسهل الوثائق الواضحة التنسيق مع مزود جهاز تسجيل النقد، والمستشار الضريبي، وإذا لزم الأمر، مع السلطات الضريبية.
التحضير نصف المعركة.
أفضل وقت للاستعداد لعطل في جهاز تسجيل المدفوعات النقدية هو قبل حدوث العطل فعلياً. قائمة مراجعة داخلية مختصرة تمنح الفريق الثقة وتمنع اللجوء إلى إجراءات مرتجلة.
تعتبر التدابير التالية مفيدة بشكل خاص:
- جهز دفاتر الإيصالات مع نسخ كربونية ومواد احتياطية.
- خصص مكان تخزين ثابت للإيصالات المكتوبة بخط اليد
- تحديد المسؤوليات داخل الفريق
- يرجى تقديم تفاصيل الاتصال الخاصة بمزود جهاز تسجيل المدفوعات النقدية والمستشار الضريبي.
- قم بتنفيذ عملية استلام الإيصالات اليدوية والتسجيل اللاحق.
- تحقق بانتظام من نسخ البيانات الاحتياطية وخيارات التصدير.
- إعداد صندوق بديل محتمل للتأمين الصحي من الناحية الفنية والتنظيمية
من المهم أن يعرف جميع الموظفين مكان وجود أجهزة تسجيل الإيصالات والمعلومات التي يجب إدخالها في الإيصال اليدوي.
كيف يمكن لنظام نقاط البيع الحديث أن يساعد
لا يمنع نظام نقاط البيع السحابي جميع الأعطال. فقد تحدث مشاكل في الطاقة، أو أعطال في الأجهزة، أو أعطال في الطابعة، أو خلل في نظام الأمان.
ومع ذلك، يمكن للبنية التحتية التقنية الحديثة أن تخفف من الأثر. فالبيانات المؤمنة مركزياً، والمعاملات القابلة للتتبع، والوظائف المنظمة لجمع البيانات لاحقاً، تسهل استئناف العمليات.
إذا كانت محطة النسخ الاحتياطي مُهيأة وجاهزة للتشغيل بشكل صحيح، فيمكن نشرها بسرعة أكبر في حال حدوث عطل. لذا، لا يقتصر الأمر على أهمية كون نظام نقاط البيع قائمًا على الحوسبة السحابية، بل يشمل أيضًا كيفية تنفيذ عمليات النسخ الاحتياطي للبيانات، واستبدال الأجهزة، وإجراءات RKSV، والدعم الفني ضمن النظام المحدد.
خاتمة
إن تعطل جهاز تسجيل النقد أمر مزعج، ولكن يمكن التعامل معه بشكل جيد من خلال إجراءات مُعدة مسبقاً.
إذا تأثر جهاز الأمان فقط، فيمكن عمومًا الاستمرار في استخدام ماكينة تسجيل المدفوعات النقدية مع ظهور رسالة "فشل جهاز الأمان". أما إذا تعطلت ماكينة تسجيل المدفوعات النقدية بالكامل، فينبغي توثيق المبيعات على ماكينة تسجيل مدفوعات نقدية أخرى إن أمكن، أو باستخدام إيصالات يدوية في حال عدم توفرها.
بعد حلّ المشكلة، يجب إعادة إدخال معاملات البيع والاحتفاظ بالنسخ المكررة. في حال حدوث انقطاع غير مؤقت، يجب أيضاً تسجيل الإشعار FinanzOnline.
بفضل المسؤوليات الواضحة، ودفاتر الإيصالات المُعدة مسبقًا، ونظام نقاط البيع الموثوق به، يظل عملك مستمرًا حتى في حالة حدوث انقطاع.
يسعدنا أن نوضح لكم في استشارة أولية مجانية كيف يدعمكم نظام Lonio في تشغيل نظام نقاط البيع بشكل آمن وقابل للتتبع.
ملاحظة: هذه المقالة لأغراض المعلومات العامة فقط، ولا تُعدّ استشارة قانونية أو ضريبية. للحصول على معلومات ملزمة قانونًا، يُرجى استشارة مستشارك الضريبي أو الجهة المختصة.
