Potrivirea Facturii Furnizorului: Comandă, Recepție și Controlul Diferențelor
Ghid pentru controlul facturii furnizorului față de comandă și cantitatea acceptată, cu livrări parțiale, unități, prețuri, retururi și coadă de excepții.
- Bahram Davoodi
Plata facturii fără potrivire cu comanda și recepția poate provoca supraplăți, plata mărfii nelivrate sau ignorarea unei schimbări de preț.
Cele trei documente principale
- Comandă de achiziție aprobată
- Recepție efectivă a mărfii
- Factura furnizorului
Controlul cantității
Cantitatea facturată trebuie comparată cu cea acceptată efectiv la livrare, nu doar cu cea comandată.
Controlul prețului și unității
Verificați prețul unitar, ambalarea, reducerile și transportul. Unități diferite pot crea o diferență aparentă.
Înregistrați diferențele
Diferențele de cantitate, preț sau calitate trebuie să aibă motiv și responsabil. O factură cu excepție deschisă nu trebuie aprobată automat.
Legătura cu contabilitatea
După aprobarea operațională, documentul poate ajunge la contabilitate și planificarea plății. Conturile, taxele și perioada trebuie configurate și verificate de finanțe.
Conectați identificatorii celor trei documente
Comanda, recepția și factura trebuie legate prin număr, furnizor, locație și dată. Numele produsului sau totalul nu sunt suficiente, deoarece același furnizor poate avea mai multe comenzi și livrări simultane.
Livrări parțiale și în etape
Dacă o comandă este livrată în etape, fiecare recepție înregistrează propria cantitate acceptată. O factură poate acoperi una sau mai multe livrări; restul comenzii, cantitatea deja facturată și cea nelivrată trebuie afișate separat. Închiderea prematură poate ascunde un deficit real.
Cantitatea acceptată este baza controlului
Marfa deteriorată, respinsă sau returnată nu trebuie aprobată la plată ca marfă acceptată. O notă de credit sau factură corectivă ulterioară trebuie să rămână legată de diferență și factura originală.
Unitatea de măsură și ambalarea
Un articol poate fi comandat la carton, recepționat la pachet și facturat la bucată. Factorul de conversie trebuie să fie clar și versionat. Diferența aparentă de unitate nu trebuie înregistrată ca lipsă sau suprataxare înainte de verificarea conversiei.
Preț, reducere și costuri suplimentare
- Prețul unitar aprobat
- Reducerea contractuală sau de volum
- Transport, ambalare sau serviciu
- Taxa și cota configurată
- Comandă minimă sau ajustare de preț
Compania trebuie să definească toleranța de preț. Depășirea pragului necesită aprobarea achizițiilor sau finanțelor, nu modificarea tăcută a prețului comenzii.
Stări de potrivire
- Potrivire completă, gata pentru verificare financiară
- Diferență de cantitate
- Diferență de preț sau unitate
- Recepție sau comandă lipsă
- Factură duplicată sau suspectă
- În așteptarea creditului sau corecției furnizorului
Factura cu excepție rămâne într-o coadă de urmărire și nu trebuie să iasă din proces doar prin modificarea manuală a sumei.
Preveniți înregistrarea și plata duplicate
Numărul facturii, furnizorul, data și suma pot identifica intrări similare. Similaritatea trebuie să creeze o alertă, dar decizia finală rămâne la verificator, deoarece facturile corective sau numerele reutilizate pot reprezenta cazuri diferite.
Separați aprobarea operațională de înregistrarea contabilă
Achizițiile și depozitul confirmă ce s-a comandat și primit. Finanțele decid contul, taxa, perioada și plata. Software-ul operațional nu trebuie să garanteze înregistrarea finală fără reguli configurate și revizuire profesională.
Scenariu practic
Sunt comandate zece cartoane de băuturi. La prima livrare sunt acceptate șase, iar un carton deteriorat este respins. Furnizorul facturează șapte. Procesul trebuie să păstreze un carton ca diferență, să arate respingerea și să blocheze plata integrală până la corecție sau notă de credit.
Indicatori de control al achizițiilor
- Procentul facturilor complet potrivite la prima verificare
- Valoarea și numărul diferențelor de cantitate și preț
- Timpul mediu de rezolvare a excepțiilor
- Facturi fără comandă sau recepție legată
- Credite de furnizor încă neprimite
- Duplicate potențiale găsite înainte de plată
Checklist înainte de aprobare
- Verificați furnizorul și numărul documentului.
- Găsiți comanda și toate recepțiile legate.
- Comparați cantitatea acceptată, unitatea și prețul.
- Verificați retururile, reducerile și costurile suplimentare.
- Înregistrați excepțiile cu responsabil și termen.
- Trimiteți la contabilitate numai după aprobarea operațională.
Concluzie
Potrivirea în trei direcții conectează achizițiile, stocul și contabilitatea într-un proces de control trasabil.
Întrebări frecvente
Comparăm factura cu cantitatea comandată sau recepționată?
Cu cantitatea acceptată efectiv, verificând și restul comenzii și livrările parțiale.
Ce facem dacă unitățile diferă?
Verificați ambalarea și factorul de conversie înainte de înregistrarea diferenței.
Ce stare are o factură cu diferență?
Rămâne în coada de excepții până la înregistrarea responsabilului, motivului și soluției.
Cum evităm plata duplicată?
Comparați numărul, furnizorul, data și suma, lăsând decizia finală unui verificator.
