Sistema POS per la zona pranzo all'aperto: gestione dei tavoli…

Un'area esterna completamente occupata dai clienti è il miglior indicatore di un'estate di successo, ma al tempo stesso rappresenta una delle prove di stress più impegnative per il servizio, la cucina e la cassa.

Più tavoli ordinano contemporaneamente, i clienti vogliono pagare separatamente, le mance vengono date in contanti o con carta e gli ordini devono essere inoltrati in cucina e al bar senza indugio. È proprio durante le ore di punta che si capisce se un sistema POS alleggerisce davvero il carico di lavoro del personale o ne crea di nuovi.

Questo articolo spiega quali funzioni del sistema POS sono particolarmente utili per i ristoranti in Austria durante la stagione estiva e come è possibile rendere più efficienti i processi tipici dell'area esterna adibita alla ristorazione.

Periodi di punta: perché l'estate mette a dura prova il registratore di cassa

Tra le 12: 00 e le 14: 00 e in serata, nel giardino della birreria si svolgono contemporaneamente numerose attività: vengono aggiunti nuovi tavoli, si ordinano altre bevande, si inoltrano richieste speciali e si preparano i conti.

In questa situazione, ogni passaggio aggiuntivo comporta una perdita di tempo. Se il personale di servizio deve spostarsi frequentemente tra l'area esterna con i tavoli, il bar e la cassa, possono verificarsi tempi di attesa ed errori.

Pertanto, un sistema di punto vendita che offra le seguenti funzionalità risulta utile:

• È possibile ordinare direttamente al tavolo,
• La planimetria del tavolo è chiaramente divisa in area interna, terrazza o birreria all'aperto,
• fornisce articoli venduti frequentemente come pulsanti di selezione rapida,
• e inoltra automaticamente gli ordini alla postazione di preparazione corretta.

Ciò garantisce che il processo di ordinazione rimanga chiaro anche quando più tavoli desiderano ordinare o pagare contemporaneamente.

Divisione del tavolo: conti separati senza inutili tempi di attesa

"Paghiamo separatamente" è una frase comune in molti ristoranti. Soprattutto nei gruppi numerosi, la divisione del conto deve essere rapida e trasparente.

Un moderno sistema di punto vendita dovrebbe supportare diverse opzioni:

• Assegnare singoli elementi a una persona
• dividere le posizioni comuni tra più ospiti
• dividere l'importo totale in parti uguali
• Unire pagamenti in contanti e con carta all'interno di un unico tavolo,
• e documentare chiaramente i pagamenti parziali multipli.

Se le voci di spesa vengono effettivamente suddivise in più conti separati, il sistema POS deve generare ricevute corrette e tracciabili. Allo stesso modo, un conto condiviso per un tavolo, pagato da più commensali, deve essere chiaramente e completamente registrato nel sistema.

È importante che il team di assistenza non debba eliminare manualmente gli elementi, reinserirli nel sistema o spostarli in modo macchinoso tra le fatture.

Registrare in modo trasparente le mance: pagamenti in contanti e con carta.

Le mance non vengono più date esclusivamente in contanti. Quando si paga con carta, i clienti possono spesso selezionare l'importo desiderato direttamente al terminale o richiederne l'inserimento al personale di sala.

Per una chiusura di cassa trasparente, si consiglia di documentare le mance separatamente dalle vendite ordinarie. Questo facilita la tracciabilità delle transazioni in un secondo momento.

• quanto è stata data la mancia in contanti
• l'importo ricevuto tramite pagamento con carta
• come vengono distribuite le mance all'interno del team
• e quali importi sono rilevanti ai fini della contabilità dei salari e della consulenza fiscale.

Soprattutto considerando che nel 2026 entreranno in vigore in tutta l'Austria normative più uniformi in materia di mance, le aziende di ristorazione dovrebbero collaborare con il proprio consulente fiscale o con l'ufficio paghe per definire una procedura interna chiara.

Un sistema POS adeguato supporta questi processi senza mescolare le mance con la vendita effettiva di beni o servizi.

Cucina e bar: ordini senza urla né caos burocratico.

Più ampia è l'area esterna con i tavoli, maggiori sono le distanze tra il personale di sala, la cucina e il bar. Se gli ordini vengono comunicati verbalmente o scritti a mano su foglietti di carta, aumenta il rischio di incomprensioni e ritardi.

L'instradamento diretto dalla cassa può ridurre significativamente il carico di lavoro. A seconda dell'attività, gli ordini possono essere inviati a diverse postazioni, ad esempio:

• Invia il cibo alla stampante di cucina o al monitor di cucina,
• Bevande al bar,
• I dessert saranno serviti in una postazione separata,
• o specifici gruppi di prodotti in un'area di lavoro separata.

Oltre al tavolo e al numero d'ordine, è necessario comunicare chiaramente anche l'ordine delle portate, le quantità e le richieste speciali.

Ciò consente al personale di servizio di rimanere più a lungo con gli ospiti e di trascorrere meno tempo tra la birreria all'aperto, il bar e la cucina.

La fine della giornata dopo una lunga giornata estiva

Dopo che l'ultimo ospite se ne sarà andato, la fine della giornata dovrebbe essere il più chiara e strutturata possibile.

Ciò include, in molte aziende:

• contare i soldi
• Riconciliare i pagamenti con carta
• Raccogli le mance o preparale per la successiva distribuzione,
• Verificare eventuali differenze,
• e creare il rendiconto di chiusura giornaliero o rapporto di chiusura giornaliera Z (Z-Bon).

Un sistema di punto vendita che visualizzi separatamente le vendite in contanti, i pagamenti con carta, i buoni e le mance può abbreviare notevolmente questo processo.

I dati sono quindi disponibili in un formato strutturato per la creazione di report, l'esportazione o l'ulteriore elaborazione da parte di consulenti contabili e fiscali. Ciò riduce lo sforzo necessario per l'inserimento manuale dei dati e le successive correzioni.

Lista di controllo per l'alta stagione

Prima dell'inizio della stagione estiva, i ristoranti dovrebbero rivedere attentamente i processi più importanti relativi alla cassa:

• Configura i pulsanti di chiamata rapida per gli articoli estivi più venduti.
• Aggiornare le aree pranzo all'aperto e la disposizione dei tavoli.
• Test della suddivisione delle tabelle e dei pagamenti parziali con il team
• Registrare chiaramente le mance in contanti e con carta.
• Verificare la corretta assegnazione dei buoni cucina e bar.
• Sequenza di prova degli ingranaggi e richieste speciali
• Assegnare le responsabilità per la chiusura della giornata
• Verificare la corretta sincronizzazione tra il terminale POS e il registratore di cassa.
• Tenete a portata di mano carta di scorta e materiali di consumo per la stampante.
• Addestrare il team a gestire i periodi di punta e i casi speciali tipici.

Conclusione

La stagione estiva non lascia spazio a processi complicati o poco chiari. Se la divisione dei tavoli, le mance, la comunicazione con la cucina e le procedure di chiusura giornaliera sono registrate in modo chiaro nel registratore di cassa, il personale di sala può servire più clienti con meno stress.

Allo stesso tempo, pagamenti, incassi e dati di chiusura vengono documentati in modo tracciabile, un vantaggio importante per le operazioni in corso e la successiva contabilità.

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Nota: questo articolo ha scopo puramente informativo e non costituisce consulenza legale o fiscale. Per informazioni legalmente vincolanti, si prega di consultare il proprio consulente fiscale o l'autorità competente.