Zaprimanje Robe u Restoranu: Odstupanja, Zaliha i Usklađivanje Računa
Vodič za kontrolu zaprimanja robe s stvarnom količinom, djelomičnom isporukom, mjernim jedinicama, odstupanjima, zalihom i usklađivanjem narudžbenice, primitka i računa.
- Bahram Davoodi
Zaprimanje robe nije kraj nabave. Prije povećanja zalihe ili odobrenja plaćanja treba usporediti stvarnu količinu, cijenu i kvalitetu s odobrenom narudžbenicom.
Provjera prije zaprimanja
Potvrdite broj narudžbenice, dobavljača, datum, očekivane artikle, dogovorene cijene, mjerne jedinice i uvjete kvalitete. Isporuka bez jasne reference ostaje na provjeri.
Kontrola količine i kvalitete
- Naručena, isporučena i prihvaćena količina
- Jedinica narudžbe, isporuke i potrošnje te faktor pretvorbe
- Cijena, popust i uvjeti
- Oštećenje, temperatura, rok i ambalaža
- Zamjenski, dodatni ili pogrešni artikli
Odvojite potpunu i djelomičnu isporuku
Kod djelomične isporuke primljena, prihvaćena, odbijena i otvorena količina, status retka i sljedeći datum ostaju na istoj narudžbenici. Prerano zatvaranje skriva manjak.
Kontrola mjernih jedinica
Zamjena kartona, paketa, kilograma i potrošne jedinice čest je uzrok pogrešne zalihe. Prije knjiženja provjerite jedinicu i faktor pretvorbe.
Trostruko usklađivanje
Usporedite narudžbenicu, stvarni primitak i račun dobavljača. Količina i cijena za plaćanje temelje se na prihvaćenoj robi i dogovorenim uvjetima.
- Narudžbenica: što je odobreno?
- Primitak: što je stvarno isporučeno i prihvaćeno?
- Račun: što dobavljač traži za plaćanje?
Uvjetno prihvaćena i odbijena roba
Oštećena, pogrešna ili neusklađena roba ne ulazi u normalno raspoloživu zalihu. Evidentirajte prihvat, uvjetni prihvat, odbijanje, povrat ili pregled i odgovornu osobu. Kriteriji sigurnosti hrane slijede potvrđeni lokalni postupak.
Tijek odobrenja odstupanja
- Zabilježiti razliku u količini, cijeni ili kvaliteti.
- Dodati dokaz i objašnjenje primatelja.
- Povećati raspoloživu zalihu samo za potvrđenu količinu.
- Povezati odobrenje, zamjenu ili ispravak računa s dobavljačem.
- Zabilježiti konačno rješenje i odobravatelja.
Dokumenti i dokaz
Dostavnica, broj računa, fotografije, temperaturni zapisi, bilješke i komunikacija čuvaju se uz nabavu ako je ta mogućnost potvrđena.
Praktični scenarij
Restoran naruči deset kartona pića. Osam je ispravno, jedan je oštećen, a jedan nije isporučen. Osam ulazi u raspoloživu zalihu, oštećeni se odbija, a jedan ostaje otvoren. Račun se zadržava ili ispravlja dok ne odgovara prihvaćenom primitku.
Pokazatelji dobavljača
- Potpuna i pravodobna isporuka
- Manjak ili pogrešan artikl
- Razlika cijene
- Oštećena ili odbijena roba
- Vrijeme rješavanja i odobrenja
Kako Lonio može pomoći?
Ovisno o potvrđenoj konfiguraciji, Lonio može povezati narudžbenice, primitke, zalihe, dobavljače i izvještaje. Automatsko knjiženje, odobrenja, privici i usklađivanje računa moraju se provjeriti u aktivnom sustavu.
Zaključak
Točno zaprimanje sprječava lažnu zalihu, skriveni manjak i pogrešno plaćanje.
Česta pitanja
Povećava li se zaliha prema narudžbi ili stvarnoj isporuci?
Samo fizički primljena i odobrena količina povećava raspoloživu zalihu.
Kako se evidentira djelomična isporuka?
Primljena količina se knjiži, a ostatak ostaje otvoren sa statusom i datumom.
Što je trostruko usklađivanje?
Usporedba narudžbenice, stvarnog primitka i računa dobavljača.
Kako se vodi oštećena roba?
Kao odbijena, vraćena ili na pregledu, izvan normalne zalihe.
