Digitalni Račun Restorana u Austriji: Pravila i Promjena 1. Listopada 2026

Digitalni račun može smanjiti papir i olakšati pronalaženje dokumenta, ali ostaje dio reguliranog procesa prodaje, blagajne i računovodstva. Restoran mora razlikovati blagajnički račun od fakture koja može imati dodatne porezne ili korisničke podatke.

Račun i faktura nisu isti dokument

Blagajnički račun evidentira plaćanje. Faktura može, ovisno o transakciji i svrsi, zahtijevati dodatne podatke o gostu, porezu ili poduzeću. Vrstu dokumenta, porezna polja i predložak treba potvrditi s austrijskim računovođom ili poreznim savjetnikom.

Pravila do 30. rujna 2026.

Prije nove olakšice elektronički račun mora biti izrađen i potpisan registracijskom blagajnom neposredno uz gotovinsko plaćanje te prenesen u područje kontrole gosta, primjerice e-poštom ili aplikacijom u kojoj ga gost može primiti i sačuvati. Kratak prikaz na zaslonu sam po sebi ne treba automatski smatrati dovršenom elektroničkom predajom.

Promjena od 1. listopada 2026.

Od tog datuma poduzeće smije omogućiti čitanje elektroničkog računa na mjestu plaćanja. Sadržaj ili QR kod može biti prikazan dovoljno dugo da ga gost skenira ili fotografira vlastitim uređajem. Račun se i dalje izrađuje i potpisuje u platnom procesu. Mogućnost ispisa mora ostati jer gost ili porezno tijelo može zatražiti papirnati račun.

Izrada iz izvorne transakcije

Digitalni dokument treba biti povezan s istom prodajom, blagajnom, vremenom i jedinstvenim brojem. Ne smije se naknadno rekonstruirati iz zbirnog izvještaja. Ako se primjenjuju pravila registracijske blagajne, identifikacija, potpis i strojno čitljiv kod ostaju sačuvani.

Ključni podaci računa

• Jedinstvena identifikacija poduzeća.
• Slijedni i jedinstveni broj računa.
• Datum i vrijeme izdavanja.
• Količina i uobičajeni opis robe ili usluge.
• Plaćeni iznos i raspodjela prema postavljenim poreznim stopama.
• Identifikacija blagajne i strojno čitljiv kod kada su obvezni.

Ti podaci ne zamjenjuju uvjete za fakturu. Podaci gosta, broj fakture i porezni tekst ovise o vrsti dokumenta.

Načini predaje

• Papirnati ispis.
• E-pošta na potvrđenu adresu.
• Aplikacija ili korisnički račun.
• Od 1. listopada 2026. čitanje na lokaciji preko zaslona ili QR koda.

Gost mora moći preuzeti i sačuvati dokument. Tim treba rezervni postupak za kvar zaslona, pisača, mreže ili e-pošte.

Privatnost i kontaktni podaci

Za slanje računa prikupljaju se samo potrebni podaci. E-adresa ili telefon za dostavu ne smiju se automatski koristiti za marketing. Svrha, pristup, rok čuvanja i brisanje definiraju se odvojeno.

Ponovni ispis bez nove prodaje

Ovlašteni zaposlenik treba pronaći račun prema narudžbi, plaćanju, datumu ili broju i ponovno poslati ili ispisati isti dokument. Ponovni ispis ne smije stvoriti drugu prodaju, novu uplatu ili nepovezani broj, a radnja se bilježi.

Storno, ispravak i povrat

Storno, ispravak ili povrat ostaju povezani s izvornom transakcijom, načinom plaćanja i osobom koja je odobrila. Trag promjene pokazuje što je izmijenjeno bez prepisivanja izvornika.

Čuvanje i dohvat

Austrijske smjernice za računovodstvene dokumente, račune i elektroničke zapise blagajne uglavnom predviđaju sedam godina od kraja odgovarajuće kalendarske godine. Posebni rokovi mogu biti dulji, a podaci moraju ostati potpuni, uređeni, čitljivi i obnovljivi.

Primjer iz restorana

Nakon plaćanja gost bira digitalni račun. Blagajna ga izrađuje i potpisuje. Od 1. listopada 2026. prikazuje se QR kod za skeniranje. Ako gost traži papir, ispisuje se isti račun. Kasnije ponovno slanje koristi postojeći zapis i ne stvara novu prodaju.

Kontrolni popis

1. Provjeriti predloške računa i fakture.
2. Testirati potpis, QR i papirnatu rezervu.
3. Odrediti prava za pretraživanje, ispis, slanje i povrat.
4. Odvojiti kontakt za račun od marketinške privole.
5. Testirati arhivu, izvoz i dohvat za nadzor.

Kako procijeniti Lonio

Ovisno o potvrđenoj konfiguraciji i povezivanju blagajne, Lonio može podržati izradu dokumenata, izbor dostave, ponovni ispis, veze povrata, prava korisnika i računovodstveni izvoz. Pravnu usklađenost, potpis, čuvanje i integracije treba potvrditi prije uporabe.

Zaključak

Digitalni račun nije samo papir pretvoren u datoteku, nego dio prodaje, blagajne, privatnosti i računovodstva.

Česta pitanja

Što se mijenja 1. listopada 2026.?

Elektronički račun može se učiniti čitljivim na mjestu plaćanja, primjerice QR kodom prikazanim dovoljno dugo za skeniranje.

Može li gost tražiti papir?

Da. Tehnička mogućnost ispisa mora ostati dostupna.

Koliko dugo se čuvaju računi?

Opće pravilo u Austriji je sedam godina, uz moguće dulje posebne rokove.

Može li se e-adresa koristiti za marketing?

Ne automatski. Potrebna je odvojena pravna osnova i kontrola privatnosti.