Panne de caisse enregistreuse: que faire en Autriche?

La caisse enregistreuse tombe souvent en panne précisément au moment où l'activité est la plus intense: à cause d'une coupure de courant, d'un matériel défectueux, d'une connexion interrompue ou d'un problème avec le système de sécurité. Pour l'équipe, le plus important est alors de garder son calme, de documenter la panne et de suivre une procédure claire.

Cet article explique ce qu'il faut prendre en compte en cas de panne de caisse enregistreuse en Autriche, quand des reçus manuels sont requis et dans quelles conditions un rapport via FinanzOnline est nécessaire.

Tout d'abord, il faut clarifier: qu'est-ce qui a exactement échoué?

Les prochaines étapes dépendent de si c'est la caisse enregistreuse elle-même ou seulement l'unité de création de signature ou de cachet qui est affectée.

Seul le dispositif de sécurité a dysfonctionné.

Si seul le dispositif de signature ou de cachet est défectueux, la caisse enregistreuse reste généralement utilisable. Toutefois, les reçus émis pendant cette période doivent comporter une mention à ce sujet.

« Le dispositif de sécurité a échoué »

apparaître.

Une fois le dispositif de sécurité rétabli, le reçu collectif requis conformément à la norme règlement sur la sécurité des caisses enregistreuses (RKSV) doit être créé.

La caisse enregistreuse elle-même est en panne.

Si la caisse enregistreuse tombe complètement en panne, les ventes en espèces doivent être enregistrées sur une autre caisse enregistreuse fonctionnelle si possible.

En l'absence d'autre caisse enregistreuse, les ventes peuvent être enregistrées manuellement. Un exemplaire de chaque reçu émis doit être conservé.

Reçus manuels: Les ventes peuvent se poursuivre.

Une panne de caisse enregistreuse n'entraîne pas automatiquement l'arrêt des ventes. Si aucune autre caisse n'est disponible, vous pouvez émettre des reçus manuels pendant la panne.

C’est pourquoi il est recommandé de garder à disposition sur le lieu de travail des carnets de reçus avec copies carbone.

Un reçu manuscrit doit notamment contenir les informations suivantes:

• Nom et adresse de l'entreprise
• un numéro de document unique et séquentiel
• la date d'émission
• Quantité et description commerciale des biens ou type et étendue du service
• le montant du paiement en espèces

Les termes généraux comme « nourriture », « boissons » ou « marchandises » ne sont pas toujours suffisants. La description doit être suffisamment précise pour identifier clairement les biens vendus ou les services fournis.

Les copies doivent être conservées intégralement et de manière organisée. Elles serviront ultérieurement de base à la saisie des données dans la caisse enregistreuse.

Que se passe-t-il après le redémarrage?

Une fois la caisse enregistreuse remise en marche, les chiffres de vente qui avaient été enregistrés manuellement pendant la panne devront être saisis à nouveau.

Il est possible de se référer au numéro du reçu manuscrit correspondant ou à sa copie. Par conséquent, il n'est pas absolument nécessaire de ressaisir toutes les informations du reçu dans la caisse enregistreuse.

Sous certaines conditions, un enregistrement ultérieur sous la forme d'un récapitulatif journalier est également possible. Ce document doit clairement indiquer au moins les éléments suivants:

• le numéro séquentiel du premier reçu manuel
• le numéro séquentiel du dernier reçu manuel
• la somme de tous les documents concernés
• la répartition selon les taux d'imposition corrects respectifs

Des copies des documents manuscrits doivent être conservées même après leur enregistrement ultérieur.

Panne de plus de 48 heures: Signalement via FinanzOnline

Selon les spécifications du BMF, une panne d'une durée maximale de 48 heures est considérée comme temporaire.

Si la panne se prolonge ou s'il est prévisible qu'elle ne puisse être résolue à court terme, elle doit être signalée sans délai au moyen du code FinanzOnline. Selon l'interprétation actuelle du code BMF, cela signifie généralement un signalement dans un délai maximal d'une semaine.

Ceci s'applique aussi bien à une panne non temporaire de la caisse enregistreuse qu'à une panne correspondante de l'unité de création de signature ou de sceau.

Une fois le problème résolu, la fin de toute panne précédemment signalée doit également être annoncée via FinanzOnline. Si le redémarrage du système n'est plus possible, il convient de le signaler comme mis hors service.

Documentez la défaillance de manière traçable.

Outre les preuves, il est recommandé de documenter l'incident technique en interne. Cela inclut, par exemple:

• Début et fin de la panne
• caisse enregistreuse ou dispositif de sécurité concerné
• cause suspectée ou confirmée
• Mesures prises
• Contact avec le fournisseur de point de vente
• Heure de l'enregistrement ultérieur
• Si nécessaire, signalez et redémarrez via FinanzOnline

Une documentation claire facilite la coordination avec le fournisseur de la caisse enregistreuse, le conseiller fiscal et, si nécessaire, les autorités fiscales.

La préparation, c'est la moitié du chemin.

Le meilleur moment pour se préparer à une panne de caisse enregistreuse est avant même qu'elle ne survienne. Une courte liste de vérifications internes rassure l'équipe et évite les procédures improvisées.

Les mesures suivantes sont particulièrement utiles:

• Préparez des carnets de reçus avec des copies carbone et du matériel de rechange.
• Désignez un emplacement de rangement fixe pour les reçus manuscrits.
• Définir les responsabilités au sein de l'équipe
• Veuillez fournir les coordonnées du fournisseur de la caisse enregistreuse et du conseiller fiscal.
• Décrivez la procédure pour les reçus manuels et leur enregistrement ultérieur.
• Vérifiez régulièrement les sauvegardes de données et les options d'exportation.
• préparer techniquement et organisationnellement un éventuel fonds d'assurance maladie de substitution

Il est important que tous les employés sachent où se trouvent les blocs-notes de reçus et quelles informations doivent être inscrites sur un reçu manuel.

Comment un système de point de vente moderne peut vous aider

Un système de point de vente basé sur le cloud ne garantit pas l'absence de pannes. Des problèmes d'alimentation, des appareils défectueux, des pannes d'imprimante ou des dysfonctionnements du système de sécurité peuvent toujours survenir.

Toutefois, une infrastructure technique moderne peut atténuer l'impact. La sécurisation centralisée des données, la traçabilité des transactions et des fonctions structurées pour la collecte ultérieure de données facilitent la reprise des opérations.

Si une station de secours est déjà correctement configurée et prête à l'emploi, son déploiement est plus rapide en cas de dysfonctionnement. Par conséquent, il est crucial non seulement que le système de point de vente soit basé sur le cloud, mais aussi que la sauvegarde des données, le remplacement des appareils, les processus RKSV et le support soient mis en œuvre au sein du système.

Conclusion

Une panne de caisse enregistreuse est désagréable, mais peut être bien gérée grâce à une procédure établie.

Si seul le dispositif de sécurité est affecté, la caisse enregistreuse peut généralement continuer à être utilisée avec le message « Dispositif de sécurité défaillant ». Si la caisse enregistreuse tombe complètement en panne, les ventes doivent être enregistrées sur une autre caisse si possible, ou à défaut, sur des tickets de caisse manuels.

Une fois l'erreur résolue, les transactions de vente doivent être saisies à nouveau et les copies conservées. En cas d'interruption non temporaire, la notification FinanzOnline doit également être consignée.

Avec des responsabilités clairement définies, des carnets de reçus préparés et un système de caisse enregistreuse fiable, votre entreprise reste opérationnelle même en cas de perturbation.

Nous serions ravis de vous montrer, lors d'une consultation initiale gratuite, comment Lonio vous accompagne dans la mise en place d'un système de point de vente sécurisé et traçable.

Source : décret relatif à l'enregistrement individuel, à la caisse enregistreuse et au obligation de délivrance d’un reçu (Belegerteilungspflicht) (BMF, Findok)

Remarque: Cet article est fourni à titre informatif uniquement et ne constitue pas un avis juridique ou fiscal. Pour obtenir des informations juridiquement contraignantes, veuillez consulter votre conseiller fiscal ou l’autorité compétente.