Поломка касового апарату: що робити в Австрії?

Касовий апарат часто виходить з ладу саме тоді, коли бізнес найбільш завантажений: через відключення електроенергії, несправне обладнання, розірване з'єднання або проблему із системою безпеки. Для команди тоді найважливіше — зберігати спокій, документувати несправність і дотримуватися чіткої процедури.

У цій статті пояснюється, що слід враховувати у разі збою касового апарату в Австрії, коли потрібні ручні чеки та за яких умов необхідний звіт через FinanzOnline.

Спочатку уточніть: що саме не вдалося?

Наступні кроки залежать від того, чи впливає сам касовий апарат, чи лише блок створення підпису чи печатки.

Вийшов з ладу лише запобіжний пристрій.

Якщо не функціонує лише блок створення підпису або печатки, касовий апарат, як правило, все ще можна використовувати. Однак, чеки, видані протягом цього періоду, повинні містити позначку про це.

"Збій пристрою безпеки"

з'являються.

Після відновлення пристрою безпеки необхідно створити збірну квитанцію, необхідну відповідно до Положення про захист касових апаратів (RKSV).

Сам касовий апарат зламався.

Якщо весь касовий апарат вийде з ладу, продажі готівкою слід, якщо це можливо, реєструвати на іншому справному касовому апараті.

Якщо іншого касового апарату немає, продажі можна документувати вручну. Дублікат кожного виданого чека необхідно зберігати.

Ручні квитанції: Продажі можуть продовжуватися.

Поломка касового апарату не означає автоматично, що продажі більше неможливі. Якщо іншого касового апарату немає, ви можете видавати чеки вручну під час збою.

З цієї причини рекомендується тримати на робочому місці блокноти для чеків з копіями під рукою.

Рукописна квитанція повинна містити, зокрема, таку інформацію:

• Назва та адреса компанії
• унікальний, послідовний номер документа
• дата видачі
• Кількість та комерційний опис товарів або вид та обсяг послуги
• сума готівкової виплати

Загальних термінів, таких як «їжа», «напої» або «товари», не завжди достатньо. Опис має бути достатньо конкретним, щоб чітко ідентифікувати товари, що продаються, або послуги, що надаються.

Дублікати необхідно зберігати повністю та організовано. Пізніше вони стануть основою для подальшого введення даних у касовий апарат.

Що відбувається після перезапуску?

Після того, як касовий апарат знову запрацює, дані про продажі, які були задокументовані вручну під час простою, необхідно ввести повторно.

Можна посилатися на номер відповідного рукописного чека або його копії. Тому немає абсолютної необхідності повторно вводити всі дані чека в касовий апарат.

За певних умов також можливий подальший запис у формі щоденної зведеної квитанції. Вона повинна чітко містити принаймні наступне:

• порядковий номер першої ручної квитанції
• порядковий номер останньої ручної квитанції
• сума всіх документів, на які поширюється дія
• розподіл відповідно до відповідних правильних податкових ставок

Дублікати рукописних документів повинні зберігатися навіть після наступного запису.

Збій тривалістю понад 48 годин: Повідомити через FinanzOnline

Згідно зі специфікаціями BMF, перебої в роботі тривалістю не більше 48 годин вважаються тимчасовими.

Якщо перебої тривають довше або вже можна передбачити, що їх неможливо буде усунути в короткостроковій перспективі, про перебої необхідно повідомити без зайвої затримки, використовуючи форму FinanzOnline. Згідно з чинним тлумаченням BMF, це зазвичай означає повідомлення протягом максимум одного тижня.

Це стосується як нетимчасового виходу з ладу касового апарату, так і відповідного виходу з ладу блоку створення підпису або печатки.

Після вирішення проблеми, про завершення будь-якого раніше повідомленого збою також необхідно повідомити через FinanzOnline. Якщо перезапуск системи більше неможливий, її необхідно повідомити про виведення з експлуатації.

Задокументуйте несправність у спосіб, який дозволяє відстежувати її

Окрім доказів, рекомендується документувати технічний інцидент внутрішньо. Це включає, наприклад,:

• Початок і кінець перебоїв
• пошкоджений касовий апарат або пристрій безпеки
• підозрювана або підтверджена причина
• Вжиті заходи
• Зв'яжіться з постачальником POS-терміналів
• Час наступного запису
• За потреби повідомте про це та перезапустіть через FinanzOnline

Чітка документація полегшує координацію з постачальником касового апарату, податковим консультантом та, за необхідності, податковими органами.

Підготовка – це півсправи.

Найкращий час для підготовки до поломки касового апарату – це до того, як виникне фактична несправність. Короткий внутрішній контрольний список додає команді впевненості та запобігає імпровізованим процедурам.

Особливо корисними є такі заходи:

• Підготуйте блокноти для чеків з копіями та запасний матеріал.
• Визначте фіксоване місце зберігання рукописних квитанцій
• Визначення обов'язків у команді
• Надайте контактну інформацію постачальника касового апарату та податкового консультанта.
• Виконайте процес ручного отримання квитанцій та подальшого запису.
• Регулярно перевіряйте резервні копії даних та параметри експорту.
• підготувати можливий альтернативний фонд медичного страхування з технічної та організаційної точки зору

Важливо, щоб усі співробітники знали, де розташовані блоки для чеків і яку інформацію потрібно вносити до ручного чека.

Як може допомогти сучасна POS-система

Хмарна система точок продажу не запобігає всім збоям. Проблеми з живленням, несправні пристрої, збої принтерів або несправності системи безпеки все ще можуть виникати.

Однак сучасна технічна інфраструктура може пом’якшити вплив. Централізовано захищені дані, відстежувані транзакції та структуровані функції для подальшого збору даних сприяють відновленню операцій.

Якщо резервна станція вже правильно налаштована та підготовлена ​​до роботи, її можна розгорнути швидше у разі несправності. Тому важливо не лише те, чи є POS-система хмарною, але й те, як у конкретній системі реалізовано резервне копіювання даних, заміну пристроїв, процеси RKSV та підтримку.

Висновок

Поломка касового апарату неприємна, але її можна добре впорати за допомогою підготовленої процедури.

Якщо пошкоджено лише пристрій безпеки, касовий апарат, як правило, можна продовжувати використовувати з повідомленням «Пристрій безпеки вийшов з ладу». Якщо касовий апарат повністю виходить з ладу, продажі слід документувати на іншому касовому апараті, якщо це можливо, або в іншому випадку за допомогою ручних чеків.

Після усунення помилки необхідно повторно ввести операції з продажу та зберегти дублікати. У разі нетимчасового збою також необхідно зазначити повідомлення FinanzOnline.

Завдяки чітко визначеним обов'язкам, підготовленим блокам для чеків та надійній системі касового апарату ваш бізнес продовжує працювати навіть у разі збоїв.

Ми будемо раді показати вам під час безкоштовної початкової консультації, як Lonio допоможе вам у безпечній та відстежуваній роботі POS-терміналів.

Джерело: Постанова про індивідуальний облік, касовий апарат та обов’язок видачі чека (Belegerteilungspflicht) (BMF, Findok)

Примітка: Ця стаття призначена лише для загального ознайомлення та не є юридичною чи податковою консультацією. Щоб отримати юридично обов’язкову інформацію, зверніться до свого податкового консультанта або до відповідного органу влади.